Darowizny bez VAT w pięciu krokach

Obowiązująca od 1 października ub.r. znowelizowana ustawa o podatku od towarów i usług (zwana ustawą o VAT) zniosła różnicowanie darczyńców żywności. Wcześniej podatku od darowizn nie musieli płacić producenci, ale dystrybutorzy (np. sieci handlowe) już tak – i to nawet 23­‑proc. W efekcie sklepom bardziej opłacało się – łamiąc przy okazji inne przepisy – wyrzucać dobrą żywność z bardzo krótkim terminem przydatności, której nie chcieli już kupować klienci, niż przekazywać ją na cele dobroczynne. Teraz sytuacja się zmieniła, a wspomóc potrzebujących może każdy – szybko i bez ponoszenia kosztów.

Nie tylko produkty trwałe

Przekazując żywność, trzeba skierować ją do organizacji pożytku publicznego. Do takich należą m.in. Federacja Polskich Banków Żywności, jak również poszczególne Banki Żywności. Tych pozarządowych organizacji wyspecjalizowanych w transportowaniu i dystrybucji produktów spożywczych działa w naszym kraju ponad 30. Banki Żywności przyjmują nie tylko produkty trwałe, jak makarony, ryże, kasze czy oleje. Przekazać można im również mrożonki, wyroby świeże i sezonowe (m.in. pieczywo, owoce, warzywa), a także produkty nietrwałe lub wymagające warunków chłodniczych (wędliny, mięso, jogurty, sery). Banki Żywności przyjmują wyłącznie żywność bezpieczną dla zdrowia i z terminem przydatności do spożycia, wynoszącym minimum 3 dni robocze.

Sprawdzone procedury

Aby darowizny docierały do potrzebujących na czas, Banki Żywności wypracowały procedury, które sprowadzają się dla darczyńców do pięciu podstawowych kroków. Pierwszym jest oszacowanie rodzaju i ilości przekazywanej żywności oraz sprawdzenie terminu przydatności do spożycia. Drugi to kontakt z odpowiednim oddziałem. Sieci ogólnopolskie, chcące przekazywać żywność z wielu sklepów, powinny kontaktować się z Federacją Polskich Banków Żywności, zaś regionalne i lokalne – z Bankami Żywności działającymi w okolicy (wszystkie adresy znajdują się na stronie www.bankizywnosci.pl). Z wybraną organizacją ustala się następnie formę informowania o kolejnych darowiznach (np. telefon, e­‑mail, SMS); można też podpisać ramową umowę (nie jest wymagana), w celu ułatwienia długofalowej współpracy. Punkt trzeci to ustalenie zasad odbioru darowizny. Chodzi o przekazanie podstawowych informacji dotyczących ilości i rodzaju asortymentu, jego wartości, sposobu pakowania oraz ewentualnych wymogów w zakresie transportu i przechowywania. Ustala się również dokładny termin i godzinę odbioru oraz szacunkowy czas załadunku, co pozwala organizacjom minimalizować przestój pojazdów odbierających darowizny.

Zdecyduj, kogo wesprzeć

Czwarty krok to przygotowanie dokumentu przekazania darowizny. Może on mieć formę faktury wewnętrznej, dokumentu WZ (wydania z magazynu) lub umowy. Tę ostatnią stosuje się zazwyczaj przy darowiznach o dużej wartości. Kompletny dokument powinien określać rodzaj, ilość i wartość produktów, a także pełne dane odbiorcy, czyli nazwę organizacji wraz z jej adresem, numerami KRS oraz NIP oraz potwierdzeniem zapisu o posiadaniu statusu Organizacji Pożytku Publicznego (jest do sprawdzenia wraz z KRS na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości). Jako potwierdzenie odbioru darowizny Bank Żywności odsyła faksem lub skanem podpisaną i opieczętowaną kopię dokumentu.

Na życzenie darczyńcy Banki Żywności przekażą raporty z dystrybucji – zaraz po rozdysponowaniu darowizny lub w ujęciu okresowym, np. miesięcznym bądź kwartalnym. Darczyńca może również zasugerować sposób dystrybucji żywności, np. na rzecz wybranej grupy społecznej. Ostatnim krokiem jest przygotowanie dokumentu do odliczenia darowizny od podatku VAT. Warunkiem zwolnienia z płacenia tego podatku jest prowadzenie przez darczyńcę szczegółowej dokumentacji (art. 43 ust. 12 ustawy o VAT). Dla zachowania bezpieczeństwa podatkowego doradzane jest uwzględnienie w ewidencji darowizn również numeru KRS wybranej organizacji oraz oświadczenia jej przedstawiciela odnośnie celu, na jaki zostanie przeznaczona darowizna. Każda z nich jest rejestrowana w systemie magazynowym, co pozwala na pełną przejrzystość dystrybucji. Odebrane darowizny Banki Żywności przekazują lokalnym partnerom – organizacjom charytatywnym, m.in. domom samotnych matek oraz jadłodajniom dla bezdomnych. 

(SSZ)

Wiadomości Handlowe, Nr 1 (131) Styczeń 2013