Podpisujemy umowę z agencją ochrony

Ochroną zajmuje się u nas 5000 firm, choć jedną trzecią rynku trzyma w rękach kilka największych. Jest z czego wybierać. Nie wystarczy jednak zapewnienie szefa agencji, że w razie potrzeby stanie u drzwi sklepu dwudziestu chłopa i obroni mienie przed kradzieżą czy dewastacją. W umowie ważne są detale, które potem mogą mieć duży wpływ na funkcjonowanie sklepu i rozstrzyganie ewentualnych sporów z agencją.

Jak mówi dr Robert Wierzbiński, wykładowca poznańskiej Wyższej Szkoły Bezpieczeństwa oraz menadżer odpowiadający za ten sektor działania w Grupie Muszkieterów, warto poświęcić czas na znalezienie firmy godnej zaufania. – Powinna oczywiście mieć aktualną koncesję MSW, działać na rynku co najmniej od 5 lat, zatrudniać nie mniej niż 200 pracowników, z czego jedną trzecią kwalifikowanych, co dawniej wiązało się z licencją pracownika ochrony – wymienia zalety dobrej spółki dr Wierzbiński. – Podobna część pracowników takiej firmy powinna być zatrudniona na umowę o pracę. Firma nie może figurować w rejestrze dłużników, musi mieć aktualną polisę OC opiewającą na nie mniej niż 2 mln zł, a w stosunku do całego zarządu i kadry kierowniczej nie mogą się toczyć postępowania karne.

Nasz ekspert dodaje, że dodatkowym, dobrze widzianym atutem mogą być własne grupy interwencyjne oraz doświadczenie w pracy w dużych i małych obiektach handlowych poparte referencjami i możliwością zwiedzenia takiego obiektu. W strukturze firmy powinna działać komórka, która zajmuje się szkoleniem pracowników.

Liczy się każdy detal

Przed podpisaniem umowy szczególną uwagę należy zwrócić na zakres obowiązków pracowników ochrony i ewentualnie je uszczegółowić, zaś zaraz po podpisaniu umowy trzeba sobie zapewnić wgląd w oświadczenia podpisane przez pracowników agencji o zapoznaniu się z wymogami, jakie im stawiamy.

Gdy już dokonamy wyboru i zdecydujemy się na konkretną firmę, zadbajmy, by w dokumencie, który podpisujemy, znalazły się następujące zapisy lub aneksy:
- oświadczenie o posiadanej koncesji MSW i deklaracja, że detalista zostanie powiadomiony w przypadku, gdyby firma chroniąca sklep koncesję utraciła;
- oświadczenie o posiadanej polisie OC z tytułu prowadzonej działalności;
- oświadczanie o zatrudnianiu osób niekaranych;
- szczegółowy zakres odpowiedzialności firmy ochroniarskiej (np. z tytułu strat spowodowanych niedopełnieniem obowiązków pracowników);
- szczegółowy zakres obowiązków pracowników ochrony w trakcie pełnienia służby (może stanowić załącznik);
- wymagania detalisty co do pracowników ochrony (wiek, forma zatrudnienia, rodzaje umundurowania, system pracy – najlepiej nie dłuższy niż 12 godzin), przeszkolenie w zakresie udzielania pierwszej pomocy przedmedycznej i ppoż.;
- warunek sporządzenia tzw. planu ochrony obiektu – powinna znajdować się w nim charakterystyka zagrożeń specyficznych dla obiektu, harmonogram czynności dla poszczególnych pracowników, szczegółowy zakres ich obowiązków, procedury bezpieczeństwa w przypadku: alarmu ppoż., ewakuacji, zagrożenia napadem, zagrożenia podłożeniem ładunku wybuchowego, procedura przy wykryciu kradzieży, postępowanie w przypadku tzw. ujęcia, procedura kontroli szczegółowej odzieży, bagażu, szafek pracowniczych;
- deklaracja firmy ochrony o wsparciu grupy interwencyjnej – w tym liczba interwencji ujęta w pakiecie i gwarantowany czas reakcji (maksimum 15 minut);
- zapewnienie, że pracownicy ochrony będą mieć wsparcie koordynatora (kierownik rejonu firmy ochrony), który będzie kontrolował i nadzorował podległe sobie osoby, w tym – uczestniczył w zleconych przez detalistę szczegółowych kontrolach pracowników detalisty i pracowników ochrony wykonujących swoje obowiązki;
- zapewnienie pracownikom ochrony środków łączności bezprzewodowej (telefon, krótkofalówka);
- zapewnienie możliwości zbadania pracowników sklepu atestowanym i skalibrowanym alkomatem (na życzenie właściciela sklepu), zarówno przez grupę interwencyjną, jak i pracowników ochrony;
- ustalenie czasu trwania umowy (gdy zawieramy ją po raz pierwszy, lepiej, by ten okres był krótki, np. 12 miesięcy) i warunków jej rozwiązania (okres wypowiedzenia miesięczny lub nawet dwutygodniowy);
- stawka za roboczogodzinę oraz forma i terminy płatności.

Unikaj pułapek

Po zawarciu tak skonstruowanej umowy możemy liczyć na solidną opiekę i skuteczną współpracę z ochroniarzami. Dobrze sprawdzi się wysłanie szczegółowego pytania do kilku agencji. Trzeba też sprawdzić średnie ceny rynkowe w swojej okolicy. Zbyt niska cena może świadczyć o tym, że firma ochroniarska jest marna i ma kiepskich pracowników, zbyt wygórowana to po prostu pułapka zastawiona na nieświadomego klienta. Jeśli detalista ma już doświadczenie we współpracy z firmami ochroniarskimi, może żądać dodatkowych zapisów, chociażby prawa do zmiany pracownika ochrony bez podania przyczyny w okresie do 7 dni roboczych, natomiast w sytuacji poważnego naruszenia przez niego obowiązków – w trybie natychmiastowym. Dodatkowym bezpiecznikiem będzie także zapis o karach umownych z tytułu niespełnienia któregokolwiek z warunków umowy przez agencję ochrony: np. spóźnienie się pracownika, brak kwalifikacji, zatrudnienie karanego, przekroczony limit wieku, niewłaściwe umundurowanie czy nieznajomość procedur. Podczas negocjacji można również nalegać na zapis o pełnym pokryciu wszelkich strat wynikających z inwentury, jeśli sprawcą lub współsprawcą nawet jednorazowej kradzieży będzie pracownik ochrony (plus kara umowna – np. 5000 zł), a także zapis o przestrzeganiu tajemnicy firmy, nieujawnianiu danych wrażliwych oraz wizerunku osób archiwizowanych na rejestratorach systemu monitoringu sklepu. Wszystko po to, by mieć jak najwięcej świętego spokoju w prowadzeniu biznesu.





Prawnik radzi

Niestety, 90 proc. przedsiębiorców zawierających umowę z firmą ochroniarską patrzy wyłącznie na cenę, nie bacząc na to, czym legitymuje się sama firma i jakiej jakości usługi świadczy. Cena jest ważna, ale trzeba też zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii.
- Czy podmiot jest aktywnym przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej i czy w jego przedmiocie działalności (PKD) mieści się ochrona osób i mienia.
- Jaką polisą ubezpieczeniową OC legitymuje się dana firma – kluczowa jest wysokość ubezpieczenia oraz zakres polisy. Może się bowiem zdarzyć tak, że wysokość ubezpieczenia będzie niewystarczająca na pokrycie poniesionych strat i kosztów. Wówczas przysporzymy sobie dodatkowych kłopotów związanych z potrzebą wstąpienia np. na drogę sądową.
- Czy podmiot dysponuje dostatecznymi środkami technicznymi i odpowiednim personelem. Zwróćmy uwagę na liczbę pracowników oraz sprzęt techniczny. Istotnym elementem jest posiadanie przez firmę własnego serwisu technicznego, dzięki temu skraca się znacznie czas reakcji na zgłoszenie uszkodzenia alarmów i telewizji dozorowej.
- Certyfikaty i zaświadczenia. Oprócz koncesji Ministra Spraw Wewnętrznych w zakresie usług ochrony osób i mienia, określającej zakres i formę prowadzenia tych usług (art. 15 ust. 1 ustawy o ochronie osób i mienia), warto zwrócić uwagę na to, jakie firma ochroniarska ma certyfikaty jakości oraz sprawdzić, czy ma referencje.



Wojciech Chełchowski
Konsultacje: dr Robert Wierzbiński

Wiadomości Handlowe, Nr 9  (148), Wrzesień 2015