16.12.2020/10:22

Organizowanie pracy zdalnej w dobie pandemii [Cykl porad prawnych]

W związku z panującą sytuacją epidemiologiczną, w celu umożliwienia pracodawcom reakcji na powstałe zagrożenie i konieczności zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom, ustawodawca wprowadził do porządku prawnego instytucję pracy zdalnej.

Instytucja pracy zdalnej została zdefiniowana w Ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 374 z późn. zm.), zgodnie z art. 3 ust. 1 w.w. ustawy:

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania.

Praca zdalna określona przepisami u.s.r.z.z. przewidziana jest wyłącznie na czas epidemii COVID-19. Pracodawca nie może polecić wykonywania pracy zdalnej z innych przyczyn, jak te związane z sytuacją epidemiologiczną. Pracodawca może polecić wykonywanie pracy zdalnej celem przeciwdziałania COVID-19, ale jedynie w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w czasie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Po upływie trzymiesięcznego okresu przejściowego przedmiotowa ustawa nie będzie miała już zastosowania. Praca zdalna winna być zlecana na czas określony. Polecenie świadczenia pracy zdalnej na czas nieokreślony należy uznać za sprzeczne z prawem i tym samym nieważne. Pracodawca może natomiast przedłużać wielokrotnie polecenie pracy zdalnej, ale tylko do czasu obowiązywania przedmiotowej ustawy.

Ustawa nie przewiduje żadnej konkretnej formy dla polecenia świadczenia pracy zdalnej. Oznacza to, że polecenie może zostać wydane w dowolnej formie, może to być zarówno forma pisemna, jak i elektroniczna, a także wydanie polecenia w formie dorozumianej np. poprzez przekazanie pracownikowi do użytkowania laptopa w celu wykonywania pracy zdalnej. Wprowadzony przepis nie odnosi się do miejsca pracy określonego w umowie o pracę. Pracodawca może kierować pracowników do pracy zdalnej zarówno do lokalizacji pozostających poza umownym miejscem pracy, jak również do takich, które pozostają w obrębie ustalonego umownie miejsca pracy np. w tej samej miejscowości, która stanowi miejsce pracy, ale poza dotychczasowe stałe miejsce wykonywania pracy. Wprowadzony przepis umożliwia zmianę miejsca pracy pracownika bez konieczności spełnienia wymogów określonych w art. 29 § 4 k.p. Zgodnie z omawianą ustawą polecenie pracownikowi pracy zdalnej nie wymaga zawierania aneksu do umowy o pracę czy złożenia pracownikowi wypowiedzenia warunków pracy, a nawet nie jest wymagane, aby zostało przekazane pracownikowi na piśmie. Taki odformalizowany tryb jednostronnej zmiany przez pracodawcę warunków umowy ma na celu umożliwić pracodawcy szybką zmianę organizacji pracy w celu ograniczenia ryzyk związanych z COVID-19.  

Trzeba podkreślić, że praca zdalna nie jest tożsama z telepracą. Telepraca wykonywana jest z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, natomiast w przypadku pracy zdalnej w rozumienie przepisów u.s.r.z.z. nie jest to wymóg konieczny. W związku z tym może ona mieć zastosowanie nie tylko na stanowiskach, na których zadania wykonywane są lub wyniki pracy przekazywane z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, ale również na takich, gdzie efekty wykonania obowiązków pracowniczych dostarczane są np. osobiście lub pocztą. Zgodnie z ust. 4 przedmiotowej ustawy narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca.

Odpowiedzialność pracownika za powierzone mienie nie została uregulowana w omawianej ustawie. Tym samym zastosowanie znajdą przepisy ogólne tj. art. 124 k.p. zgodnie z tym przepisem pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:

1) pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,

2) narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.

Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wymienione, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. Co prawda pracownik zdalny od wskazanej odpowiedzialności może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. Polecenie pracy zdalnej w trybie COVID-19 może dotyczyć również takich pracowników, którzy w ogóle nie są obecni na terenie zakładu pracy pracodawcy, ponieważ przepis nie zawęża swego zastosowania tylko do pracy wykonywanej w placówce czy pomieszczeniach stanowiących zakład pracy pracodawcy. Zastosowanie ww. przepisów jest możliwe również w stosunku do telepracowników, a także do pracowników mobilnych realizujących obowiązki według swojego wyboru na szeroko zakreślonym miejscu pracy. Pracodawca może zlecić na podstawie art. 3 u.s.r.z.z. tylko taką pracę, która odpowiada rodzajowi pracy pracownika określonemu w umowie o pracę. Przy czym należy podkreślić, że nie ma konieczności, aby praca zlecona do wykonywania poza stałym miejscem jej wykonywania odpowiadała w pełnym zakresie pracy wykonywanej w stałym miejscu, może stanowić tylko pewną część obowiązków, będzie tak np. w  sytuacji kiedy przez wymagania techniczne praca określona w umowie o pracę nie może być, z przyczyn niezależnych od stron umowy o pracę, świadczoną w pełni poza stałym miejscem jej wykonywania. O zakresie wykonywanej pracy zdalnej decyduje pracodawca. W szczególności niedopuszczalne ramach tego polecenia jest rozszerzenie zakresu obowiązków pracowniczych, ani dokonanie istotnej zmiany zakresu czynności. Możliwa jest też zmiana zakresu czynności, ale tylko w ramach nieistotnych elementów treści stosunku pracy. Praca zdalna co do zasady nie może skutkować obniżeniem wynagrodzenia. Dostosowanie treści stosunku pracy do charakteru pracy zdalnej może nastąpić w drodze porozumienia zmieniającego. Jego przedmiotem mogą być wszystkie istotne elementy treściowe stosunku pracy, z wyjątkiem rodzaju umowy o pracę.

Komentowany przepis nie wprowadza żadnych ograniczeń podmiotowych, dlatego też decyzja o pracy zdalnej należy do sfery uznania każdego indywidualnego pracodawcy. Pracownik nie ma możliwości do żądania od pracodawcy umożliwienia mu pracy zdalnej. Polecenie świadczenia pracy zdalnej zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy COVID-19  dotyczy wyłącznie pracowników określonych w art. 2 k.p.  Oznacza to, że polecenie pracy zdalnej można zastosować do wszystkich kategorii pracowników, niezależnie od aktu tworzącego stosunek pracy. Zarówno chodzi o stosunek pracy powstały w ramach umowy o pracę, ale także o zatrudnienie na podstawie mianowania, powołania, a także wyboru. Jeżeli chodzi o pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, to zastosowanie pracy zdalnej ma się  do pracowników świadczących pracę na podstawie umów na czas nieokreślony, jak i na podstawie wszystkich innych rodzajów umów, także czasowych. W efekcie pracę zdalną mogą świadczyć nawet pracownicy tymczasowi, oczywiście jeśli jej charakter na to pozwala. Dyrektywa ta odnosi się także do pracowników zatrudnionych w ramach spółdzielczej umowy o pracę. Decyzja o zleceniu pracy zdalnej podejmowana jest wyłącznie przez pracodawcę, nie zaś pracownika, który, z zastrzeżeniem okoliczności wskazanych w ust. 3 art. 3 u.s.r.z.z. powinien się do niej zastosować. Z możliwości wprowadzenia pracy zdalnej może skorzystać zarówno pracodawca, który już wcześniej wprowadził podobne mechanizmy w swoim zakładzie pracy, jak i pracodawca, który z takiej formy wcześniej nie korzystał. Pracodawca nie może polecić pracownikowi wykonywania pracy zdalnej, jeżeli nie ma on w miejscu jej świadczenia możliwości technicznych lub lokalowych. Pracodawca powinien przed wydaniem polecenia świadczenia pracy zdalnej ustalić, czy pracownik posiada odpowiednie warunki techniczne i lokalowe. Stanowisko pracownika w zakresie możliwości wykonywania pracy zdalnej jest wiążące dla pracodawcy przy  podjęciu decyzji o wydaniu polecenia świadczenia pracy zdalnej.

Nie jest dopuszczalne powierzenie pracownikowi do wykonywania zdalnie zadań, których wykonanie poza zakładem pracy wiąże się ze znacznymi trudnościami ze względu na rodzaj wykonywanej pracy, bądź mogłaby w nadmiernym stopniu obciążać sferę prywatną pracownika zwłaszcza świadczącego pracę w miejscu zamieszkania, niosąc za sobą ryzyko w jej wykonywaniu bez bezpośredniego nadzoru zarówno dla pracownika, jak i osób trzecich. W razie niezasadnej odmowy świadczenia pracy zdalnej przez pracownika, jeśli nie jest podyktowana ważnymi przyczynami tj. brak warunków technicznych czy lokalowych, wówczas taka odmowa może stanowić ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 k.p. O zasadności rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia w tym trybie zawsze decydują okoliczności zaistniałe w konkretnej sprawie. Również nieuzasadniona konkretnymi przyczynami odmowa świadczenia pracy zdalnej naraża pracownika na zastosowanie wobec niego kar porządkowych przewidzianych w art. 108 § 1 k.p., ponieważ może być ona kwalifikowana przez pracodawcę w niektórych przypadkach jako nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy. Zgodnie z art. 3 ust. 8 ustawy COVID-19 pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie pracy zdalnej. Nie wymaga ono uzasadnienia, a pracownik jest zobligowany niezwłocznie je wykonać. Jedynym wyjątkiem niewykonania takiego polecenia jest sytuacja, w której pracownik jest uprawniony powstrzymać się od wykonywania pracy w okolicznościach przewidzianych w art. 210 § 1 i 2 k.p., na przykład w sytuacji kiedy warunki pracy w siedzibie pracodawcy nie odpowiadają standardom bhp i stwarzają bezpośrednie zagrożenie  epidemiologiczne dla jego życia lub zdrowia. Ustawa nie określa, w jakiej formie ma nastąpić odwołanie polecenia, więc należy przyjąć, że jest dopuszczalne w dowolnej formie. Nieuzasadniona odmowa przez pracownika powrotu z pracy zdalnej może skutkować dla niego nałożeniem kary porządkowej bądź też wypowiedzeniem  mu warunków pracy lub/i płacy. W niektórych sytuacjach odmowa może nawet pociągnąć za sobą wypowiedzenie stosunku pracy albo rozwiązanie go bez wypowiedzenia.

Autor tekstu: Zespół Kancelarii Prawa Pracy Radcy Prawnego Małgorzaty Małeckiej

Kancelaria Prawa Pracy Radcy Prawnego Małgorzaty Małeckiej (fot. materiały partnera)

 

Dodaj komentarz

0 komentarzy

Zostaw komentarz

Portal Wiadomoscihandlowe.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy. Wpisy niezwiązane z tematem, wulgarne, obraźliwe lub naruszające prawo będą usuwane. Zapraszamy zainteresowanych do merytorycznej dyskusji na powyższy temat.