Czym jest system EDI?
EDI, to skrót z angielskiego Electronic Data Interchange, czyli elektroniczna wymiana danych. W praktyce jest to wymiana informacji pomiędzy systemami ERP poszczególnych firm. A ERP to system, który gromadzi i przetwarza informacje w firmie, które najczęściej nazywamy systemem sprzedażowo-magazynowym, systemem fakturującym czy też systemem księgowym.
Warto także podkreślić, że w ramach EDI wymiana informacji pomiędzy systemami ERP odbywa się w odpowiednim standardzie i jest w pełni automatyczna.
– Największą wartością dodaną z elektronicznej wymiany danych jest korzyść polegająca na pominięciu przepisywania danych, redukcją błędów związanych z manualną ewidencją zamówienia czy faktury, a to przedkłada się na olbrzymią oszczędność czasu poświęconego nie tylko na rejestrację tej informacji ale także obsługę procesu związanego z tymi dokumentem – mówi Jarosław Trzpiel, doradca Zarządu ds. Sprzedaży w Editel Polska.
Jakie dokumenty można w ten sposób przesyłać?
W ramach EDI firmy mogą automatycznie przesyłać między swoimi systemami chociażby faktury, zamówienia, awiza dostaw, przyjęcie towaru i wiele innych. Wszystko zależy od tego co uzgodnią między sobą firmy.
– Jeszcze 20 czy 15 lat temu wiele firm handlowych w Polsce kupowało produkty z dostawą bezpośrednio do sklepu. Dzisiaj dominujący model dostaw to jest przez magazyn centralny. Wynika to z optymalizacji transportu i logistyki. A elektroniczna wymiana danych od początku ułatwia zarządzanie tymi operacjami – wyjaśnia Jarosław Trzpiel.
Jakie są korzyści z wdrożenia EDI w firmie?
Elektroniczna wymiana danych jest dedykowana w pierwszej kolejności do organizacji, którą mają dużą skalę zjawiska. Ale nie oznacza to, że same firmy muszą być duże pod względem zatrudnienia czy obrotów.
– Niedawno wdrażaliśmy system EDI w firmie e-commerce. Sklep współpracuje z około 120 dostawcami i w skali miesiąca ma jakieś 1200 faktur. Ale manager poprosił, abyśmy wdrożyli EDI dla tylko ośmiu dostawców, z którymi współpracuje. Liczba faktur od tych dostawców to łącznie około 80 dokumentów w miesiącu. Ale są to „faktury tasiemce”. Po tysiąc lub dwa tysiące pozycji na jednej fakturze. I w takich sytuacjach doskonale sprawdza się EDI – tłumaczy Jarosław Trzpiel.
Co istotne, dzięki wdrożeniu elektronicznej wymiany danych spółki praktycznie do zera ograniczają ryzyko pomyłki w zamówieniach, bo wyeliminowane zostaje konieczność przepisywania danych przez człowieka. EDI pozwala również ograniczyć koszty związane z wprowadzaniem danych do ERR oraz pozwala znacznie przyspieszyć obsługę transakcji kupna sprzedaży w firmie.
Jakie firmy mogą wdrożyć system EDI i ile to kosztuje?
W opinii eksperta z firmy Editel Polska, system elektronicznej wymiany danych jest korzystny także dla małych i średnich firm. Zwłaszcza, że wiele powszechnie wykorzystywanych systemów ERP jest dostosowanych już do wdrożenia EDI. Ewentualne opłaty licencyjne za takie oprogramowanie to jednorazowy koszt około 1 do 2 tys. zł. Chociaż do tego należy także doliczyć, koszty obsługi operatora EDI.
Po co korzystać z usług operatora? Ponieważ część firm stosujących system wymiany danych wymaga odpowiedniej infrastruktury technicznej i zabezpieczeń, w tym dostępności serwisów.
– A przedsiębiorstwa, które skupiają się na swoim biznesie, nie mają ani czasu, ani zasobów, aby samodzielnie rozwijać system EDI. Dlatego powstały wyspecjalizowane firmy, takie jak chociażby Editel, które gwarantują dostępność infrastruktury, jak i przestrzeganie odpowiednich procedur – mówi Jarosław Trzpiel.
W jego opinii, wdrożenie systemu elektronicznej wymiana danych daje też przewagę konkurencyjną małym i średnim firmom. Stają się ono bardziej atrakcyjne we współpracy z największymi podmiotami. Zresztą część dużych spółek ma w swoim standardzie współpracy stosowanie komunikacji EDI z z dostawcami.
Współpraca z operatorem EDI pozwala spełnienie warunków stawianych dostawcom oraz umożliwia pomijanie kar za ręczne przetwarzanie papierowych dokumentów.– mówi ekspert.
EDI ułatwi obsługę KSeF, ale nie odwrotnie
Co ciekawe, niektórzy przedsiębiorcy uważają, że wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będzie równoznaczne w wprowadzeniem powszechnej elektronicznej wymiany danych. Jednak przedstawiciele spółki Eidtel Polska uważa, że to błędne myślenie.
– Wielu managerów, którzy tak myślą, czeka kubeł zimnej wody. Bo owszem, odpowiednio wprowadzony EDI pomoże w obsłudze KSeF, natomiast KSEF nie zastąpi EDI. Obecnie wdrażany przez rząd KSeF nie jest zgodny z Dyrektywą ViDA wypracowaną przez Unię Europejską. Zatem czekają nas kolejne zmiany w Krajowym Systemie – wskazuje Jarosław Trzpiel.
Na dodatek, tylko część danych przesyłanych przez KSeF może być tak samo zdefiniowanych w polach „Opis dodatkowy” przez różne podmioty. W odrębnie opisanych pól mogą być przesyłane chociażby numery zamówień, nr kontraktu czy dokumenty transportowe. A to oznacza, że obok wymiany plików KSeF może być utrzymana wymiana plików EDI, żeby utrzymać korzyści z wdrożenia komunikacji EDI w szczególności faktur i korekt które w wielu firmach zostały osiągnięte po 14 lipca 2005 roku kiedy elektroniczna faktura zaistniała w naszej rzeczywistości gospodarczej na równi obok faktury papierowej.
Jak wygląda wdrażanie elektronicznej wymiany danych?
Sam proces wdrażania EDI w firmie nie jest specjalnie skomplikowany. Przede wszystkim operator EDI analizuje potrzeby klienta i kontrahentów. Klienta pod kątem wymiany danych (rodzaje komunikatów, standard komunikacji, kanał komunikacji sposób identyfikacji stron) oraz prowadzi uzgodnienia z innymi operatorami EDI, które pośredniczą w wymianie danych. Później przychodzi czas na sam etap wdrożenia systemu i pierwsze wymiany uzgodnionych komunikatów.
– Wśród naszych klientów czas wdrożenia systemu EDI i podłączania określonej grupy klientów to czas od 1 do 6 tygodni. Czas ten zależy od liczby kontrahentów i responsywności operatorów kontrahentów współpracujących z naszym klientem – przekonuje ekspert z Editel.
Więcej na stronie: Usprawnij operacje z EDI
