E-faktura – fakty i mity
Rozwiązania technologiczne zastępujące tradycyjne formy cyfrowymi odpowiednikami znacznie dłużej adaptują się w dziedzinach, gdzie mamy do czynienia z oficjalnymi dokumentami. Z jednej strony związane jest to z koniecznością zaistnienia regulacji prawnych, a z drugiej z przyzwyczajeniami do realizacji formalności osobiście i za pośrednictwem papierowych dokumentów. Jeśli chodzi o pierwszy czynnik, w Polsce mamy już od dawna przepisy dokładnie precyzujące zasady elektronicznego fakturowania. Czy więc słabe upowszechnienie e‑faktur to tylko kwestia przyzwyczajeń? Aby to ustalić zweryfikujemy obiegowe opinie na temat faktur elektronicznych.
Nie wiadomo kto stoi za e‑fakturą – fałsz
Każda wystawiona e‑faktura musi spełniać dwa ustawowe warunki autentyczności i integralności. Autentyczność pochodzenia daje odbiorcy gwarancję wystawienia dokumentu przez podmiot wymieniony w odpowiedniej rubryce. Z kolei integralność zapewnia brak możliwości ingerencji w dane zawarte w dokumencie. Odpowiednie prawodawstwo wskazuje szereg technologii, w celu zapewnienia dwóch wspomnianych warunków. Jeśli chodzi o potwierdzenie tożsamości wystawcy e‑faktury – do najpopularniejszych sposobów należy wykorzystanie podpisu elektronicznego. – Kwalifikowany podpis elektroniczny stanowi wygodne narzędzie dla wystawców e‑faktur, a zarazem prosty sposób weryfikacji dokumentu dla jego odbiorcy. Dzięki takiemu rozwiązaniu szybko można ocenić wiarygodność e‑faktury wystawionej np. w pliku PDF – mówi Krzysztof Kaleta z Unizeto Technologies.
E‑faktura jest ekologiczna – prawda
E‑faktura doskonale wpisuje się w ekologiczne trendy we współczesnym biznesie i niesie ze sobą znaczne korzyści dla środowiska naturalnego. Według obliczeń opublikowanych w raporcie PKPP Lewiatan, poświęconym e‑fakturom, gdyby w Polsce wszystkie tego typu dokumenty wystawiane byłyby w postaci cyfrowej, udałoby się uratować od wycinki 255 000 drzew rocznie. W tym samym czasie skutkowałoby to również zaoszczędzeniem 6,5 mld litrów wody. Ponadto przeciętna emisja dwutlenku węgla przy przetwarzaniu faktury elektronicznej jest dziesięciokrotnie niższa niż w przypadku faktury tradycyjnej.
E‑faktur nikt nie kontroluje – fałsz
Faktury w formie elektronicznej podlegają – tak samo jak inne dokumenty księgowe – odpowiednim regulacjom prawnym odnośnie konieczności przechowywania. Co za tym idzie, cała dokumentacja jest odpowiednio archiwizowana i umożliwia przejrzystą weryfikację. Wygoda w tej kwestii polega dodatkowo na łatwej możliwości archiwizacji e‑faktur na takich nośnikach, jak płyty DVD czy twarde dyski.
E‑fakturowanie to oszczędność dla firm – prawda
Wystawianie faktur elektronicznych, poza aspektem ekologicznym, posiada jeszcze jedną ważną zaletę, która takie rozliczenie czyni szczególnie atrakcyjnym dla firm. Mowa tutaj o znacznych oszczędnościach, jakie generuje zastąpienie faktur tradycyjnych cyfrowymi plikami. – Korzystanie z e‑faktur pozwala na uzyskanie nawet 80‑proc. oszczędności, w porównaniu z kosztami wystawiania i wysyłki dokumentów papierowych. We wszystkich firmach, w których realizowaliśmy wdrożenia, spotkaliśmy się z pozytywną oceną optymalizacji kosztów, na jakie pozwolił system e‑fakturowania – kończy Krzysztof Kaleta.
(RED)
Tekst powstał na podstawie materiałów firmy Unizeto Technologies
Wiadomości Handlowe, Nr 2 (122) Luty 2013
12