E-faktura – fakty i mity

Rozwiązania technologiczne zastępujące tradycyjne formy cyfrowymi odpowiednikami znacznie dłużej adaptują się w dziedzinach, gdzie mamy do czynienia z oficjalnymi dokumentami. Z jednej strony związane jest to z koniecznością zaistnienia regulacji prawnych, a z drugiej z przyzwyczajeniami do realizacji formalności osobiście i za pośrednictwem papierowych dokumentów. Jeśli chodzi o pierwszy czynnik, w Polsce mamy już od dawna przepisy dokładnie precyzujące zasady elektronicznego fakturowania. Czy więc słabe upowszechnienie e­‑faktur to tylko kwestia przyzwyczajeń? Aby to ustalić zweryfikujemy obiegowe opinie na temat faktur elektronicznych.

Nie wiadomo kto stoi za e­‑fakturą – fałsz

Każda wystawiona e­‑faktura musi spełniać dwa ustawowe warunki autentyczności i integralności. Autentyczność pochodzenia daje odbiorcy gwarancję wystawienia dokumentu przez podmiot wymieniony w odpowiedniej rubryce. Z kolei integralność zapewnia brak możliwości ingerencji w dane zawarte w dokumencie. Odpowiednie prawodawstwo wskazuje szereg technologii, w celu zapewnienia dwóch wspomnianych warunków. Jeśli chodzi o potwierdzenie tożsamości wystawcy e­‑faktury – do najpopularniejszych sposobów należy wykorzystanie podpisu elektronicznego. – Kwalifikowany podpis elektroniczny stanowi wygodne narzędzie dla wystawców e­‑faktur, a zarazem prosty sposób weryfikacji dokumentu dla jego odbiorcy. Dzięki takiemu rozwiązaniu szybko można ocenić wiarygodność e­‑faktury wystawionej np. w pliku PDF – mówi Krzysztof Kaleta z Unizeto Technologies.

E­‑faktura jest ekologiczna – prawda

E­‑faktura doskonale wpisuje się w ekologiczne trendy we współczesnym biznesie i niesie ze sobą znaczne korzyści dla środowiska naturalnego. Według obliczeń opublikowanych w raporcie PKPP Lewiatan, poświęconym e­‑fakturom, gdyby w Polsce wszystkie tego typu dokumenty wystawiane byłyby w postaci cyfrowej, udałoby się uratować od wycinki 255 000 drzew rocznie. W tym samym czasie skutkowałoby to również zaoszczędzeniem 6,5 mld litrów wody. Ponadto przeciętna emisja dwutlenku węgla przy przetwarzaniu faktury elektronicznej jest dziesięciokrotnie niższa niż w przypadku faktury tradycyjnej.

E­‑faktur nikt nie kontroluje – fałsz

Faktury w formie elektronicznej podlegają – tak samo jak inne dokumenty księgowe – odpowiednim regulacjom prawnym odnośnie konieczności przechowywania. Co za tym idzie, cała dokumentacja jest odpowiednio archiwizowana i umożliwia przejrzystą weryfikację. Wygoda w tej kwestii polega dodatkowo na łatwej możliwości archiwizacji e­‑faktur na takich nośnikach, jak płyty DVD czy twarde dyski.

E­‑fakturowanie to oszczędność dla firm – prawda

Wystawianie faktur elektronicznych, poza aspektem ekologicznym, posiada jeszcze jedną ważną zaletę, która takie rozliczenie czyni szczególnie atrakcyjnym dla firm. Mowa tutaj o znacznych oszczędnościach, jakie generuje zastąpienie faktur tradycyjnych cyfrowymi plikami. – Korzystanie z e­‑faktur pozwala na uzyskanie nawet 80­‑proc. oszczędności, w porównaniu z kosztami wystawiania i wysyłki dokumentów papierowych. We wszystkich firmach, w których realizowaliśmy wdrożenia, spotkaliśmy się z pozytywną oceną optymalizacji kosztów, na jakie pozwolił system e­‑fakturowania – kończy Krzysztof Kaleta.

(RED)

Tekst powstał na podstawie materiałów firmy Unizeto Technologies

Wiadomości Handlowe, Nr 2 (122) Luty 2013