Firmy nie będą musiały przechowywać akt pracowniczych przez pół wieku
Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Skrócony zostanie okres przechowywania dokumentów pracowniczych, z 50 do 10 lat. Dopuszczona zostanie także elektroniczna forma przechowywania dokumentów.
Obecnie pracodawca ma obowiązek przechowywać wszystkie dokumenty pracownicze w formie papierowej, przez 50 lat. W przypadku zakończenia działalności akta pracownicze muszą być zdeponowane w uprawnionym archiwum. Długie przechowywanie wielu papierowych dokumentów wiąże się z wysokimi kosztami, które Ministerstwo Rozwoju szacuje w skali gospodarki na 130 mln zł.
Podstawowym celem długookresowego przechowywania dokumentów jest ich wykorzystanie w sporach między pracownikiem a pracodawcą oraz do potwierdzenia w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych okresów zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia po wystąpieniu z wnioskiem o ustalenie emerytury, renty lub świadczenia przedemerytalnego.
Obecnie wymaganą formą prowadzenia akt osobowych i dokumentacji pracowniczej jest postać papierowa. Przedsiębiorcy, w celu zmniejszenia kosztów tworzą elektroniczne akta osobowe, jednak mają one jedynie charakter pomocniczy. Projekt zakłada wprowadzenie możliwości wykorzystywania przez pracodawców systemów teleinformatycznych do obsługi dokumentacji pracowniczej i tworzenia samodzielnych elektronicznych akt osobowych, bez konieczności tworzenia papierowej wersji.
Od 7 listopada do 5 grudnia 2017 r. trwać będą konsultacje społeczne projektu ustawy.
39