11.03.2013/22:15

Zanim podpiszesz umowę najmu lokalu użytkowego

Jak konstruować i czytać umowy najmu? Jakich zapisów się wystrzegać, aby z dnia na dzień nie stracić prawa do lokalu, w którym prowadzimy działalność gospodarczą? Oto pierwsza część zbioru najważniejszych regulacji i porad dotyczących umów najmu lokali użytkowych.

Kwestie związane z umowami najmu lokali użytkowych precyzuje kodeks cywilny. Nie podlegają one dodatkowym regulacjom ustaw szczególnych, tak jak najem lokali mieszkalnych.

W formie ustnej lub pisemnej

Umowa najmu może być zawarta ustnie, ale gdy ma trwać dłużej niż rok, powinna zostać spisana. Jeśli ma obowiązywać przez określony czas, lecz ponad rok, i jeśli nie zostanie sporządzona w formie pisemnej, będzie uznana za zawartą na czas nieokreślony, co ma znaczenie w szczególności dla możliwości rozwiązania umowy za wypowiedzeniem. Dla bezpieczeństwa i pewności obrotu oraz z uwagi na kwestie podatkowe, należy jednak przyjmować formę pisemną za najwłaściwszą dla umowy najmu lokalu użytkowego. Jeśli wynajmujący jest właścicielem lokalu umowa zawarta w postaci aktu notarialnego będzie podstawą do ujawnienia jej w księgach wieczystych, co może być dla najemcy rodzajem pożądanego zabezpieczenia.

Podmiot uprawniony do zawarcia umowy

Zawsze należy sprawdzić, kto jest uprawniony do zawarcia umowy po stronie wynajmującego. Może on działać samodzielnie lub przez pełnomocnika. Należy domagać się dokumentów, z których będzie wynikać, czy strona jest prawidłowo reprezentowana i jak umocowano pełnomocnika (np. żądać odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego dla spółek prawa handlowego, odpisu z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, CEIDG, albo spojrzeć w te rejestry online). Osoby fizyczne, w tym wspólników spółek cywilnych, należy sprawdzać na podstawie oryginału dokumentu tożsamości, zawierającego imię, nazwisko, adres, numer PESEL i numer dowodu tożsamości.

Jeśli strona działa przez pełnomocnika, powinno się zażądać dokumentu pełnomocnictwa i zawsze weryfikować, czy zostało one udzielone prawidłowo, czyli przez osoby uprawnione, należycie umocowane do działania, i czy na jego podstawie może zostać zawarta umowa najmu.

Sprawdź tytuł prawny do lokalu

Koniecznie trzeba także pamiętać o sprawdzeniu, czy wynajmujący jest uprawniony do dysponowania lokalem i do zawarcia umowy. Wcale nie musi być on właścicielem lokalu, lecz może posiadać inny tytuł prawny – np. użytkowanie, użytkowanie wieczyste, najem z prawem podnajmu, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu.
W umowie należy wskazać datę i miejsce jej zawarcia oraz określić termin wydania lokalu najemcy. Jeśli takich zapisów nie będzie, lokal powinien być udostępniony niezwłocznie na życzenie najemcy.

Powinno się opisać nieruchomość i wskazać położenie lokalu, jego powierzchnię, określić przeznaczenie, stan techniczny i wyposażenie. Można załączyć wyrysy z planów i mapek sytuacyjnych. Trzeba sprawdzić, czy z punktu widzenia przepisów prawa budowlanego lokal jest dopuszczony do użytkowania i czy dany rodzaj działalności może w nim być prowadzony bez ograniczeń.

Zbadaj stan techniczny

Jeśli specyfika działalności tego wymaga, należy sprawdzić czy spełnione są dodatkowe wymagania najemcy, m.in. techniczne, jak nośność stropu, dostęp do linii telefonicznych, serwera itp. Dla najemcy może mieć znaczenie np. to, jak daleko lokal znajduje się od głównego wejścia do centrum handlowego (lokalizacja przy wejściu to duże natężenie ruchu, ale też np. niższa temperatura zimą). Dla swego bezpieczeństwa powinien on dokładnie zbadać stan techniczny lokalu i urządzeń, zwłaszcza jeśli umowa zawiera klauzulę, że z tym stanem najemca się zapoznał i nie wnosi zastrzeżeń.

Praktycznym rozwiązaniem jest tworzenie protokołów zdawczo­‑odbiorczych, w których określany jest stan lokalu, wyposażenia i liczników oraz zamieszczane są uwagi na dzień przekazania przedmiotu umowy najemcy. Jest to polecana forma, z uwagi na art. 675 par. 3 k.c., z którego wynika domniemanie, że lokal wydany został w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku.

Z bezpieczeństwem wiąże się także kwestia ubezpieczeń – zwykle wynajmujący posiada odpowiednie polisy dotyczące ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej i za szkody majątkowe, lecz najemca we własnym interesie powinien zadbać o ubezpieczenie rzeczy wniesionych do lokalu i odpowiedzialności cywilnej, w tym za szkody wyrządzone klientom czy innym użytkownikom nieruchomości.

Na czas określony lub nieokreślony

Umowa najmu lokalu użytkowego może być zawarta na czas określony lub na nieokreślony. Wybór zależy od własnych potrzeb, warto jednak pamiętać o różnicach w regulacjach prawnych z tym związanych, zwłaszcza dotyczących trybu rozwiązania umowy. Oczywiście każda umowa może być zakończona za porozumieniem stron, zgodnie z art. 353 par. 1 k.c. Takiego porozumienia może jednak w przyszłości zabraknąć, więc strony muszą odwołać się do regulacji umownych, a w razie ich braku – do ustawowych, rozwiązując umowę za wypowiedzeniem bądź bez niego.

Umowa zawarta na czas określony zwykle służy zagwarantowaniu większej stabilności i pewności najmu obu stronom.

Może być rozwiązana wcześniej tylko wtedy, jeżeli wskazane w niej będą konkretne przyczyny uzasadniające taki krok, co wynika wprost z art. 673 par. 3 k.c. Użycie jedynie określenia, że umowa może być wcześniej rozwiązana z ważnych przyczyn nie spełnia tego warunku. Strony muszą te przyczyny jasno sprecyzować w umowie. W przeciwnym wypadku może ona zostać rozwiązana tylko przez sąd, gdy nastąpią nadzwyczajne okoliczności, których nie można było przewidzieć. Jest to wyjątkowa regulacja i w zwykłym obrocie gospodarczym nie służy rozwiązywaniu umów terminowych, stąd pożądane są odpowiednie zapisy umowne.

Umowa najmu zawarta na okres dłuższy niż 10 lat (a między przedsiębiorcami – na 30 lat) uważana jest po upływie tego terminu za zawartą na czas nieokreślony.

Ważne różnice

Umowa na czas nieokreślony może być rozwiązana za wypowiedzeniem, z zachowaniem określonych w niej okresów wypowiedzenia, a w przypadku braku takich zapisów – na podstawie przepisów kodeksu cywilnego. Jeśli czynsz jest płatny miesięcznie, najem można wypowiedzieć najpóźniej na 3 miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego, jeśli strony nie postanowią inaczej i okresu tego nie przedłużą (art. 688 k.c.). Skrócić okresu wypowiedzenia poniżej trzech miesięcy stronom nie wolno.
Rozwiązanie za wypowiedzeniem umowy na czas nieokreślony nie wymaga podania przyczyny, w przeciwieństwie do rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia i umowy zawartej na czas określony.

Z uwagi na kwestie dowodowe oraz dla pewności obrotu każde oświadczenie o rozwiązaniu – za wypowiedzeniem czy bez – powinno mieć formę pisemną, nawet jeśli umowa takiej formy nie miała.

Agnieszka Grzesiek,
radca prawny, Kancelaria Prawa Gospodarczego, www.kpgag.eu

Wiadomości Handlowe, Nr 3 (123) Marzec 2013

Dodaj komentarz

0 komentarzy

Zostaw komentarz

Portal Wiadomoscihandlowe.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy. Wpisy niezwiązane z tematem, wulgarne, obraźliwe lub naruszające prawo będą usuwane. Zapraszamy zainteresowanych do merytorycznej dyskusji na powyższy temat.