EDI ułatwia handel międzynarodowy i krajowy
Elektroniczna wymiana danych (Electronic Data Interchange – EDI) ułatwia bieżące funkcjonowanie firm z branży FMCG i to zarówno na krajowym rynku, jak i zagranicznych. Doskonałym przykładem są sieci handlowe, ale także polskie mleczarnie.
– Mleczarnie zawsze generowały dużą ilość dokumentów, które są konieczne do sprzedaży produktów świeżych. Dlatego wiele spółdzielni czy firm mleczarskich bardzo szybko zdecydowały się wdrożyć elektroniczną wymianę danych – mówi Jarosław Trzpiel, doradca Zarządu ds. Sprzedaży w Editel Polska.
W przypadku część z nich EDI okazał się bardzo pomocny przy sprzedaży się sieci handlowych działających na kilku lub kilkunastu rynkach. Elektroniczna wymiana danych znacznie ułatwiła im obsługę kontraktów na produkty mleczarskie do oddziałów sieci sklepów w Czechach, Słowacji, ale też w Niemczech, Francji czy na Bałkanach.
A międzynarodowe sieci handlowe dość chętnie korzystają ze współpracy z polskimi producentami żywności. Mowa tu nie tylko o produktach mlecznych, ale także przetworach z ryb, wędlinach czy słodyczach i deserach.
EDI często jest jednym z wymogów w kontraktach z partnerami zagranicznymi
Niewątpliwie ogromną korzyścią związaną z wdrożeniem EDI w firmie, która myśli o eksporcie lub jego rozwinięciu, jest unikanie błędów w tłumaczeniu zamówień, WZ-ek czy faktur. Ponieważ katalog produktów, ceny czy jednostki są ustalane podczas procesu przystosowania systemów obu kontrahentów, to później nie ma już problemów z błędnym tłumaczeniem.
– Warto także zwrócić uwagę, że obecnie coraz częściej stosowanie EDI jest już wpisane do kontraktu jako jeden z wymogów. A polskie firmy w znakomitej większości chcą wdrożyć elektroniczną wymianę danych i realizować nowe kontrakty. Zwłaszcza, że wdrożenie EDI obecnie to tylko kilka tygodni. A w perspektywie taka spółka ma też szybsze spełnienie wymogów w tym zakresie kolejnych kontrahentów – wskazuje Jarosław Trzpiel.
Czy firmę stać na koszty ponoszone bez wdrożenia EDI?
Co więcej, obstawanie przy tradycyjnej wymianie faktur i zamówień może czasem generować dodatkowe koszty. Niektóre zagraniczne spółki każą sobie dodatkowo płacić za konieczność wprowadzenia do swoich systemów danych z zamówienia czy faktury. Stawki są różne, przeważnie w przedziale od 5 do 15 euro za jeden dokument. Jeśli firma raz dziennie wystawia fakturę i zamówienie, to w skali roku może tylko za wprowadzenie danych z tych dokumentów zapłacić 10 tys. euro. Jeśli dokumentów jest więcej, to pieniądze uciekają jeszcze szybciej. A do tego trzeba doliczyć koszty dostarczenia tych dokumentów.
Wówczas może się okazać, że koszty wdrożenia EDI bardzo szybko się zwrócą. Zwłaszcza, że zdecydowana większość systemów ERP stosowanych przez polskie firmy ma moduł EDI. Więc kosztem jest jedynie usługa stworzenia mapy translacyjnej oraz wsparcia ze strony operatora EDI.
– Fakt, że EDI często jest wymogiem w kontraktach zagranicznych. Ale taka inwestycja niezwykle się opłaca. Jeden z naszych klientów na wdrożenie EDI musiał przeznaczyć 15 tys. zł, ale dzięki temu mógł realizować zamówienia dla zagranicznego odbiorcy i zwiększył swoją sprzedaż w ciągu roku o 2 mln euro – podaje Jarosław Trzpiel.
Nowy kontrahent to nowe mapy w EDI
Warto także pamiętać, że podłączenie do elektronicznej wymiany danych z każdy kolejnym kontrahentem oznacza konieczność dostosowania się do formatu wymiany danych określonego przez odbiorcę oraz zawartości komunikatu
. Dotyczy to także przykładów z różnymi oddziałami tej samej sieci handlowej.
– W takiej sytuacji konieczne jest stworzenie nowej mapy translacyjnej, nawet jeśli to spółka-córka korporacji, z którą już współpracujemy. Wynika to z innego otoczenia prawnego i przez to na nowo trzeba stworzyć mapę kodów wysyłanych między systemami obu firm. Jeżeli byśmy zastosowali 1:1 rozwiązanie już istniejące, wówczas może się okazać, że do naszego systemu wpłynie tylko część z wysyłanych przez partnera w pliku danych – tłumaczy ekspert z Eidtel Polska.
EDI otwiera możliwości ekspansji na rynek USA
EDI ułatwia także ekspansje na rynek północnoamerykański. Jednak ekspert zastrzega, że wówczas wdrożenie systemów połączeń między polskim a amerykańskim czy kanadyjskim kontrahentem może trwać dłużej niż w przypadku unijnych kontrahentów. Wynika to z faktu, że firmy z USA preferują standard ANSI X12 a nie Edifact czy jego odwzorowanie w XML-u. A le operator EDI potrzebuje czasu zazwyczaj do 2 tygodni, żeby stworzyć odpowiednie mapy translacyjne, aby w przyszłości zarówno zamówienia, jak i faktury były wysyłane bez żadnych przeszkód.
Dowiesz się więcej na stronie: Usprawnij operacje z EDI
