Czy kontrola z PIP musi być zapowiedziana?
Kontrole z Państwowej Inspekcji Pracy nie muszą być zapowiadane, z czego Inspekcja czasem korzysta. Dzieje się tak po to, by zapobiegać tuszowaniu nieprawidłowości przez przedsiębiorców. Często zdarza się jednak, że inspekcja wcześniej kontaktuje się z właścicielem i informuje o zamiarze przeprowadzenia kontroli.
Kontrola może być wynikiem donosu, złożonego np. przez złośliwą konkurencję, ale także byłych lub nawet obecnych pracowników. Nie zawsze tak się jednak dzieje. Nawet wzorowy pracodawca może spodziewać się wizyty PIP, zwłaszcza jeśli prowadzi działalność z wysokim narażeniem na ryzyko zawodowe, ale nie tylko. PIP kontroluje również drobne przedsiębiorstwa, chcąc w ten sposób zmotywować je do przestrzegania przepisów.
Kogo może skontrolować Inspekcja Pracy?
Kontrole PIP mogą być przeprowadzane:
- u wszystkich pracodawców, czyli podmiotów zatrudniających pracowników, w tym na podstawie umowy zlecenia, o dzieło oraz B2B,
- u przedsiębiorców, niebędących pracodawcami, na rzecz których prace wykonują osoby fizyczne.
Jak się przygotować do kontroli z Inspekcji Pracy?
Jeśli Inspekcja Pracy zapowie kontrolę, to co teraz? Właściciele firm, którzy działają zgodnie z prawem, właściwie nie mają powodów do obaw. Na tym etapie można skupić się zatem na porządkowaniu dokumentacji, szczególnie dokumentów pracowniczych.
Dobrze jest sprawdzić terminy wymaganych szkoleń BHP i badań lekarskich. Warto też zdobyć wiedzę o tym, jak przebiega kontrola i jak wyglądają upoważniające do niej dokumenty.
Co może zrobić kontroler z PIP?
Inspektora z PIP interesują przede wszystkim kwestie związane z przestrzeganiem prawa, legalnością zatrudnienia, bezpieczeństwem i komfortem pracowników. Podczas kontroli ma on prawo swobodnego wstępu na teren kontrolowanego obiektu. Może przeprowadzać oględziny obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy.
W jego kompetencjach pozostaje również domaganie się informacji o kwestiach objętych kontrolą w formie pisemnej lub ustnej, a także żądania dotyczące dokumentów i akt związanych z prowadzoną działalnością i zatrudnianiem osób. Warto wiedzieć, że ustawa gwarantuje kontrolerom prawo do utrwalania przebiegu i wyników oględzin oraz wykonywania odpisów czy wyciągów z dokumentacji.
Co musi zrobić przedsiębiorca podczas kontroli PIP?
Gdy w zakładzie pracy pojawią się kontrolerzy z PIP, w pierwszej kolejności powinni oni przedstawić reprezentantom podmiotu kontrolowanego legitymację służbową potwierdzającą tożsamość i uprawnienia inspektora pracy, a także upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, jeśli tak wskazują przepisy prawa – w określonych przypadkach kontrola może się odbyć tylko za okazaniem legitymacji.
Gdy inspektor przystąpi do swoich działań, właściciel przedsiębiorstwa lub inna reprezentująca je osoba jest zobowiązana do niezwłocznego przedstawiania żądanych dokumentów i materiałów, terminowego udzielania pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą oraz udostępniania urządzeń technicznych oraz (w miarę możliwości) oddzielnego pomieszczenia z odpowiednim wyposażeniem technicznym. Wyłączeniu nie podlega również dokumentacja personalna pracowników, nie można odmówić żądanych informacji, powołując się na ochronę danych osobowych.
Co się dzieje po inspekcji z PIP?
Na zakończenie kontroli z PIP sporządzony zostanie odpowiedni dokument: protokół kontroli, podpisany przez inspektora oraz osobę z monitorowanej firmy lub notatka, którą podpisuje tylko inspektor. Jeśli wszystko w przedsiębiorstwie działa jak należy, wystarczy to drugie rozwiązanie. Jednak gdy pojawią się naruszenia lub uchybienia, kontroler sporządzi protokół.
Przedsiębiorca ma prawo wnieść zastrzeżenia do zapisów protokołu do 7 dni od momentu jego przedstawienia. Oprócz protokołu inspektor wyda również decyzję lub wystąpienie, których celem jest uregulowanie wykrytych naruszeń.
