Polskie firmy coraz częściej stawiają na innowacyjne rozwiązania mające na celu usprawnienie działalności przedsiębiorstwa. Nowoczesne oprogramowanie najczęściej wdrażane jest w działach kadr i płac. Tego typu elektroniczne rozwiązania w sposób zdecydowany przyspieszają realizację wielu procesów w organizacji. Jednym z takich rozwiązań są elektroniczne systemy do składania wniosków urlopowych.
Szybka wymiana informacji w organizacji
System elektroniczny do składania wniosków urlopowych ma naprawdę wiele zalet. W pierwszej kolejności wskazać trzeba na znaczne przyspieszenie wymiany informacji w firmie. Dzięki elektronicznemu systemowi, komunikacja wewnętrzna w organizacji staje się dużo wydajniejsza. Szczególną uwagę zwrócić należy tu na proces komunikacji między działami kadr a pracownikami.Wdrożenie elektronicznego systemu do składania wniosków urlopowych oznacza brak konieczności ich ręcznego wypełniania i dostarczania w tradycyjnej, papierowej wersji do działu kadr. Cały proces składania wniosku obywa się online. Takie rozwiązanie jest oczywiście znacznie szybsze.Wnioski urlopoweprzesyłane przez pracowników via sieć niemal natychmiast trafiają do przełożonych. Ci z kolei mogą szybko zareagować i w bardzo krótkim czasie podjąć decyzję o akceptacji lub odrzuceniu wniosku. Tym samym pracownik nie musi długo czekać na decyzję dotyczącą swojego wniosku urlopowego.
materiał partnera(fot. Envato)
Lepsza organizacja pracy i większe bezpieczeństwo
Jedną z korzyści wdrożenia elektronicznego systemu do składania wniosków urlopowych jest poprawa organizacji pracy w firmie.Mowa tu choćby o braku konieczności wygospodarowania dodatkowej przestrzeni niezbędnej do przechowywania papierowych dokumentów.Im większe przedsiębiorstwo, tym większe ma to znaczenie. Co więcej, elektroniczny system pozwala na dostęp do każdego dokumentu z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Takie rozwiązanie znacząco ułatwia i przyspiesza codzienną pracę, zarówno pracownikom działu kadr, osobom zarządzającym, jak i samym pracownikom. Nie można także zapomnieć o kwestii bezpieczeństwa.Przechowywanie dokumentów pracowniczych w przestrzeni wirtualnej jest bez wątpienia dużo bezpieczniejsze w porównaniu z papierowym archiwum.Żaden pożar, zalanie i czy inne zdarzenie losowe nie zniszczy bezpowrotnie przechowywanej dokumentacji. Wszystko bowiem znajduje się na odpowiednio zabezpieczonych serwerach, w tzw. chmurze. Co więcej, w sposób automatyczny systematycznie wykonywane są kopie zapasowe wszystkich dokumentów.
Oszczędności finansowe
Mówiąc o zaletach elektronicznego systemu do składania wniosków urlopowych, nie można zapomnieć o kwestii dodatkowych oszczędności finansowych.Na pewno takie rozwiązanie eliminuje koszty związane z utrzymywaniem dodatkowej przestrzeni w celu przechowywania papierowego archiwum.System elektroniczny pozwala też na dużo sprawniejsze zarządzanie urlopami pracowników. Jest to duża zaleta także dla samych pracowników – bez przeszkód mogą oni planować swoje urlopy.