System elektroniczny do składania wniosków urlopowych ma naprawdę wiele zalet. W pierwszej kolejności wskazać trzeba na znaczne przyspieszenie wymiany informacji w firmie. Dzięki elektronicznemu systemowi, komunikacja wewnętrzna w organizacji staje się dużo wydajniejsza. Szczególną uwagę zwrócić należy tu na proces komunikacji między działami kadr a pracownikami. Wdrożenie elektronicznego systemu do składania wniosków urlopowych oznacza brak konieczności ich ręcznego wypełniania i dostarczania w tradycyjnej, papierowej wersji do działu kadr. Cały proces składania wniosku obywa się online. Takie rozwiązanie jest oczywiście znacznie szybsze. Wnioski urlopowe przesyłane przez pracowników via sieć niemal natychmiast trafiają do przełożonych. Ci z kolei mogą szybko zareagować i w bardzo krótkim czasie podjąć decyzję o akceptacji lub odrzuceniu wniosku. Tym samym pracownik nie musi długo czekać na decyzję dotyczącą swojego wniosku urlopowego.
Jedną z korzyści wdrożenia elektronicznego systemu do składania wniosków urlopowych jest poprawa organizacji pracy w firmie. Mowa tu choćby o braku konieczności wygospodarowania dodatkowej przestrzeni niezbędnej do przechowywania papierowych dokumentów. Im większe przedsiębiorstwo, tym większe ma to znaczenie. Co więcej, elektroniczny system pozwala na dostęp do każdego dokumentu z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Takie rozwiązanie znacząco ułatwia i przyspiesza codzienną pracę, zarówno pracownikom działu kadr, osobom zarządzającym, jak i samym pracownikom. Nie można także zapomnieć o kwestii bezpieczeństwa. Przechowywanie dokumentów pracowniczych w przestrzeni wirtualnej jest bez wątpienia dużo bezpieczniejsze w porównaniu z papierowym archiwum. Żaden pożar, zalanie i czy inne zdarzenie losowe nie zniszczy bezpowrotnie przechowywanej dokumentacji. Wszystko bowiem znajduje się na odpowiednio zabezpieczonych serwerach, w tzw. chmurze. Co więcej, w sposób automatyczny systematycznie wykonywane są kopie zapasowe wszystkich dokumentów.
Mówiąc o zaletach elektronicznego systemu do składania wniosków urlopowych, nie można zapomnieć o kwestii dodatkowych oszczędności finansowych. Na pewno takie rozwiązanie eliminuje koszty związane z utrzymywaniem dodatkowej przestrzeni w celu przechowywania papierowego archiwum. System elektroniczny pozwala też na dużo sprawniejsze zarządzanie urlopami pracowników. Jest to duża zaleta także dla samych pracowników – bez przeszkód mogą oni planować swoje urlopy.
