Pod pojęciem Krajowego Systemu e-Faktur (w skrócie KSeF) kryje się system informatyczny powstały z inicjatywy Ministerstwa Finansów. Program jest ogólnopolski i ma służyć do wystawiania, odbierania i przetwarzania faktur standaryzowanych. Wśród podstawowych powodów jego stworzenia było uszczelnienie podatku VAT. Jednak chcąc zachęcić firmy do jego wcześniejszego wdrożenia, przygotowano kilka profitów. Jeszcze lepiej, kiedy się go zintegruje z systemem ERP, wtedy zalet jest jeszcze więcej.
Powody, dla których warto wcześniej wdrożyć KSeF
Początkowe terminy obowiązkowego wdrażania w firmach nieco się zmieniały, co wynikało z konieczności dopracowania poszczególnych funkcjonalności. Obecnie są to 1 lipca 2024 dla dużych firm, a 1 stycznia 2025 dla małych i średnich firm. Wspomnieliśmy, że o KSeF dobrze pomyśleć wcześniej, dlaczego?
Krajowy System e-Faktur pozwala zautomatyzować czynności związane z obsługą faktur, tym samym można sporo czasu zaoszczędzić i poświęcić na inne codzienne zadania. Generowanie i wysyłanie faktur odbywa się automatycznie bez konieczności wypisywania ręcznie. Podobnie jak w innych obszarach, tak i tutaj automatyzacja pozwala zniwelować ryzyko błędów.
Ponieważ KSeF jest narzędziem rządowym, mamy pewność, że pracujemy w zgodzie z aktualnymi przepisami. Ponadto dzięki temu, że wiąże się z automatycznym generowaniem i natychmiastowym przekazywaniem faktur do odbiorcy, szybciej można wyegzekwować należności i tym samym zachować płynność finansową.
Integracja KSeF z systemem ERP to dodatkowe korzyści!
System ERP jest rozwiązaniem informatycznym służącym do zarządzania wszystkimi procesami biznesowymi firmy. Jego funkcjonowanie opiera się na wspólnej dla wszystkich działów bazie danych. Składa się z modułów, które w zależności od potrzeb firmy będą się zmieniać. Systemy ERP pozwalają wiele czynności zautomatyzować i zoptymalizować. W organizacji panuje porządek, a komunikacja jest przejrzysta. Jedną z zalet tego typu narzędzia jest możliwość integracji z innymi programami, dzięki czemu nie trzeba wprowadzać danych w kilku aplikacjach.
Wśród programów, jakie można zintegrować z ERP jest KSeF. Szybsze generowanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych wspiera zarządzanie łańcuchem dostaw. Znacznie łatwiej śledzić wszystkie transakcje. Dane są pobierane automatycznie, więc nie trzeba ich wprowadzać ponownie. Ponadto wszystkie dokumenty są dobrze zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych.
Podsumowanie
Prędzej czy później w każdej firmie pracownicy będą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Przymierzając się do jego wdrożenia, warto zastanowić się nad tym, by zintegrować go z systemem ERP, co przełoży się na jeszcze lepszą ergonomię pracy.
