Niewielka sieć sklepów z Wrocławia wdrożyła EDI
Elektroniczna wymiana danych doskonale sprawdza się we współpracy dużych sieci handlowych np. z producentami artykułów spożywczych. Jest idealnym rozwiązaniem dla sieci aptek. Ale może być z powodzeniem wykorzystywana także w małych i średnich firmach.
Doskonałym przykładem firmy handlowej, która nie jest gigantem, a korzysta z elektronicznej wymiany danych jest wrocławska sieć „Tradycja i Jakość”. Ma ona kilkanaście sklepów we Wrocławiu. Przy zaopatrzeniu swoich sklepów współpracuje z hurtowniami oraz bezpośrednio z producentami żywności.
– W praktyce oznacza to często kilkadziesiąt lub kilkaset pozycji asortymentu na jednej fakturze. Wprowadzenie tej faktury do systemu, a następnie dodanie marży na każdy towar z poziomu sklepu zajmowało bardzo dożo czasu. Rodziło też ryzyko błędów przy wprowadzaniu danych, chociażby przy liczbie zamówionych produktów czy nieco innym opisie, które powoduje, że dostajemy inny produkt niż pierwotnie chcieliśmy – mówi Jarosław Trzpiel, doradca Zarządu ds. Sprzedaży w Editel Polska.
Jakie są korzyści dla średnich i małych firm, które wdrożyły EDI?
Wrocławska niewielka sieć handlowa na pominięciu procesu wprowadzania danych oszczędziła tydzień pracy. W skali miesiąca to naprawdę dużo. To się przekłada na uwolnienie czasu pracy osób, które mogą wykonać inne obowiązki.
– Z elektroniczną wymianą danych przedsiębiorcy zyskują jeszcze jedną rzecz. Dzięki wyeliminowaniu błędów przy wprowadzaniu danych, znacznie ograniczamy odsetek reklamacji i tym samym wstrzymanych płatności – mówi Jarosław Trzpiel z Editel Polska.
Jak wskazuje ekspert, wdrożenie EDI to także oszczędności na kosztach. EDI pozwala ograniczyć wydatki na papier i drukarki czy pocztę. W przypadku dokumentów wysyłanych n w PDF-ie te obciążenia też odpadają, ale wciąż pozostają koszty osobowe pracowników, którzy dane z PDF-a muszą wprowadzić do systemu.
Wdrożenie EDI prostsze niż wielu myśli
W Polsce wiele firm, które już stosuje elektroniczną wymianę danych, została poproszone o wdrożenie EDI przez swoich kontrahentów, na przykład sieci handlowe lub dużych producentów. Sama implementacja systemu w małej i średniej firmie nie jest zbyt skomplikowana.
Proces wdrożenia także przebiega dość szybko. Kluczowe jest zapewnienie odpowiedniej infrastruktury, ale tym zajmuje się operator EDI, oraz zakodowanie kartoteki produktów i kontraktów zgodnie z uzgodnieniami między firmami, które chcą wymieniać się informacjami w ramach elektronicznej wymiany danych.
– W przypadku średnich przedsiębiorstw jak wrocławska sieć sklepów, gdzie jest kilkanaście sklepów oraz kilkadziesiąt dostawców, czas wdrożenia EDI z Dostawcą trwa do dwóch tygodni – mówi Jarosław Trzpiel.
Przy wdrażaniu elektronicznej wymiany danych istotne jest znalezienie odpowiedniej osoby, która w firmie będzie odpowiadać za ten proces i będzie współpracować z operatorem EDI. Ale ekspert przestrzega, żeby nie szukać takiej osoby w dziale IT.
– Najlepiej, aby był to lider z działu związane ze sprzedażą, obsługą klienta, ewentualnie z księgowości. To są departamenty w firmie, które są największymi beneficjentami wdrożenia EDI. Taka osoba nie musi znać się na kwestiach informatycznych. Ważne, aby taki lider projektu wiedział jaki jest przepływ informacji, co można udrożnić i jak skomunikować z drugą firmą – dodaje ekspert.
Ile kosztuje wdrożenie EDI w małej lub średniej firmie?
Wdrożenie EDI nie jest też bardzo kosztowne. Bardzo często wystarczy dokupić odpowiedni moduł do systemu ERP, które już w firmie funkcjonuje. Przeważnie są tą kwoty w przedziale od 1 do 2 tys. złotych, ale niektóre ERP mają to nawet w standardzie. Do tego należy doliczyć koszty stworzenia map translacji oraz narzędzie do komunikacji, które są już na głowie operatora. Tu opłaty zależą od firmy i złożoności projektu, ale przeważnie jest to od 5 do 8 tys. złotych. Ostatnim kosztem to abonament płacony operatorowi EDI, który zapewnia m.in. infrastrukturę do bezpiecznej i szybkiej wymiany danych między firmami.
Istnienie także rozwiązanie, które nie generuje kosztów związanych z wdrożeniem, czyli Web EDI. Jest to narzędzie, które umożliwia wprowadzanie zamówień czy faktur w standardzie jakiego wymaga kontrahent, ale bez konieczności implementacji elektronicznej wymiany danych we własnej firmie.
– Minusem takiego rozwiązania jest to, że firma nakłada na siebie obowiązek przepisania dokumentu dla odbiorcy. Więc co prawda spółka nie płaci za wdrożenie EDI, ale za to musi płacić wynagrodzenie dla osób, które przepisuje dokument, który uprzednio został wystawiony w firmowym systemie ERP. W praktyce oznacza to, że koszty mogą być wyższe i rośnie ryzyko pomyłek – podsumowuje Jarosław Trzpiel.
Dowiesz się więcej na stronie: Usprawnij operacje z EDI
