KSeF 2.0 i kody QR na fakturach
Od 1 lutego 2026 r. ma wejść w życie KSeF 2.0 — nowy schemat FA(3) i nowy interfejs API. Obowiązek wdrażany będzie etapowo: najpierw dla największych firm w zakresie wystawiania faktur sprzedaży, a później także dla pozostałych przedsiębiorstw. W ostatnim czasie sporo niepokoju wywołały regulacje dotyczące kodów QR na fakturach czyli udostępniania dokumentu poza systemem KSeF.
Zgodnie z oficjalnymi wyjaśnieniami, faktura wystawiona w trybie online (czyli przekazana przez KSeF) może być zwizualizowana dopiero po nadaniu numeru KSeF i musi zawierać jeden kod QR umożliwiający weryfikację danych i dostęp do faktury. Wizualizacja faktury wystawionej w trybie offline (offline24, niedostępność lub awaria KSeF) — do czasu nadania numer KSeF— musi mieć dwa kody QR: jeden oznaczony jako „OFFLINE”, drugi jako „CERTYFIKAT”, które pełnią funkcję potwierdzenia autentyczności wystawcy oraz integralności faktury. Po przesłaniu dokumentu offline do KSeF, na wizualizacji powinien pozostać na niej już tylko jeden kod z numerem KSeF.
Kod QR zgodny z KSeF 1.0 działał tylko w środowisku testowym i kierował na stronę informacyjną. W środowisku produkcyjnym KSeF 1.0 nigdy nie uruchomiono obsługi kodów QR i takich planów nie ma. Natomiast kod QR zgodny z KSeF 2.0 w środowisku testowym zaczął być obsługiwany z opóźnieniem (MF udostępniło najpierw testowy KSeF 2.0 bez portalu, następnie udostępniono portal testowy ale bez obsługi QR kodów). Problem pojawia się jednak w produkcji – skany QR KSeF 2.0 zwracają obecnie komunikat ‘Not Found’, co oznacza, że backend nowej wersji nie obsługuje jeszcze tego kodu i według zapowiedzi MF będzie obsługiwany od 1 lutego 2026.
W dokumentacji technicznej KSeF 2.0 znajdujemy informację o tym, że wizualizacja faktury może różnić się od wzoru ministerialnego, pod warunkiem że zawiera wszystkie wymagane dane — w tym kod QR lub odnośnik (link) do dokumentu. Zgodnie z sugestią, akceptowaną przez Ministerstwo Finansów w uzasadnionych przypadkach zamiast graficznego kodu QR można umieścić bezpośredni link do faktury.
– W praktyce można rozważyć tymczasowe usunięcie kodu QR lub pozostawienie tylko numeru KSeF do 1 lutego 2026, jednak w dużych organizacjach często unika się zmian w procesach fakturowania w ostatnich tygodniach roku (tzw. freeze) – komentuje Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos – Z punktu widzenia integratorów i systemów IT optymalna byłaby sytuacja, w której KSeF 1.0 przyjmowałby i obsługiwał kod QR w formacie KSeF 2.0 — choćby w ograniczonym zakresie — tak by płynnie przejść na nową wersję i przetestować w okresie fakultatywnym docelowe rozwiązanie.
Jak przygotować się do KSeF 2.0
– Z perspektywy bezpieczeństwa procesów najlepiej jest traktować czas, jaki pozostał do 1 lutego 2026 r. jako okres przygotowawczy. W praktyce oznacza to, że można eksponować na wizualizacji faktury jedynie numer KSeF, bez kodu QR, aby uniknąć sytuacji, w której kontrahent skanując kod otrzymuje komunikat „Not Found”. Alternatywnie można pozostawić kod QR w wersji 1.0, a jednocześnie dodać informację wyjaśniającą, że obsługa kodów QR w wersji 2.0 ruszy od 1 lutego 2026 i w tym czasie kontrahent może korzystać z numeru faktury lub portalu KSeF. W dokumentacji, aplikacjach mobilnych czy instrukcjach dla kontrahentów warto dodatkowo podkreślić, że nowy kod QR będzie obowiązywał od 1 lutego, a obecny kod może być tymczasowo nieobsługiwany – dodaje Michał Sosnowski z Exorigo-Upos.
Na poziomie systemów IT warto rozpocząć przygotowania, generując kody QR w docelowym formacie (2.0) oraz testując poprawność linków w środowisku testowym KSeF. Dzięki temu od momentu uruchomienia wersji produkcyjnej KSeF 2.0 kody QR będą działały płynnie, bez konieczności modyfikowania wizualizacji faktur w ostatniej chwili. Firmy z rozbudowanymi procesami fakturowymi powinny wdrożyć te działania już teraz, korzystając z narzędzi takich jak SmartKSeF od Exorigo-Upos, które umożliwiają automatyzację generowania kodów QR, obsługę trybów online i offline, walidację oraz monitorowanie zmian w systemach fakturowania.
