Za rok skończy się okres dobrowolnego testowania KSeF przez przedsiębiorców, który trwa od 1 stycznia 2022 r. Tymczasem jak informuje Ministerstwo Finansów, zaledwie 90 podmiotów z blisko 1,9 miliona podatników VAT korzysta dziś z udostępnionej powszechnie wersji.

Do 23 grudnia 2022 r. trwają konsultacje opublikowanego właśnie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Wprowadza on szereg zmian, m.in. w API KSeF oraz doprecyzowując poszczególne zagadnienia.

Dla branży retail istotną informacją jest fakt, że od 2025 roku nie będzie już możliwości wystawiania na kasie rejestrującej faktur uproszczonych, czyli takich, na których nie muszą być wszystkie dane wskazane w art. 106e ustawy o VAT. Jak dodaje Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos: „Przykładem takiego dokumentu jest np. paragon z NIP nabywcy do kwoty 450 zł.  Po wprowadzeniu zmian, taki paragon nie będzie już uznawany za fakturę.  W obecnym okresie fakultatywnego stosowania e-faktury, czyli do 31 grudnia 2023 roku, wystawianie faktury uproszczonej w KSeF jest dobrowolne.”

Exorigo-Upos jako dostawca omnichannelowych rozwiązań dla retailu wspiera swoich klientów w procesie przygotowania do wdrożenia e-fakturowania. Poza analizami i zmianami w systemach proponuje gotowe cloudowe rozwiązanie o nazwie SmartKSeF, które pośredniczy w komunikacji z rządowym systemem.

Rozwiązanie do obsługi eFaktur warto najpierw przetestować

System jest już gotowy do testów i firmy, które się na niego zdecydują, mogą już teraz, a więc w bezpiecznych warunkach, kiedy równolegle obowiązują faktury papierowe, sprawdzić swoją gotowość do przejścia w całości na e-fakturowanie.

Przeanalizowanie systemów i wszystkich niezbędnych danych, uwzględnienie złożoności tzw. schemy (xml) e-faktury ustrukturyzowanej, oraz niezbędne testy integracji, to zadania bardzo czasochłonne. Dodajmy, że procesy powiązane z fakturowaniem dotykają wielu obszarów w organizacji m.in. finansów, sprzedaży, działu IT, logistyki. Tak duża zmiana, jak wdrożenie KSeF, może zmodyfikować ich charakter, a nawet wprowadzić konieczność znacznego przemodelowania.

Najnowszy projekt rozporządzenia w sprawie KSeF z grudnia tego roku proponuje też sporo zmian w API rozwiązania. Firmy, takie jak Exorigo-Upos, które opracowują własne systemy pośredniczące, oczekiwały na nie już od jakiegoś czasu. Opublikowano zwłaszcza definicję nowego interfejsu, z którego wynikają modyfikacje pomocne w poprawnej integracji z rozwiązaniem rządowym. Zmieniona została struktura danych identyfikacyjnych, definicja adresu kontrahenta, sposób poprawiania danych podmiotów w fakturach korygujących, uwzględniono też więcej ról podmiotów trzecich. Zaproponowano bardziej szczegółowe rozbicie kwot VAT, dodanie nowych adnotacji i komentarzy, dedykowany sposób wskazywania w fakturze korygującej referencji do faktury wystawionej poza KSeF, a także ceny jednostkowe prezentowane z dokładnością do czterech miejsc po przecinku.

Rozważając wdrożenie, ale też utrzymanie później procesu wystawiania faktur za pomocą KSeF, warto wziąć pod uwagę, że takie zmiany będą jeszcze następowały w przyszłości. Wybierając system pośredniczący w komunikacji z rozwiązaniem rządowym, firma zapewnia sobie, że to właśnie on przejmie na siebie odpowiedzialność zachowania zgodności z najnowszymi modyfikacjami. W tym celu w Exorigo-Upos powstał SmartKSeF. Koncentrując się na pośredniczeniu między systemami danej firmy, a rozwiązaniem rządowym, SmartKSeF zapewnia bezpieczeństwo i komfort obsługi procesu e-faktur tym firmom, które zdecydowały się po niego sięgnąć. Zaprojektowany jest tak, aby jak najbardziej ułatwić korzystanie z niego przedsiębiorstwom, które wystawiają znaczne ilości faktur. Zadbano w związku z tym o przejrzystość, przyjazny użytkownikowi wygląd, oraz o kwestie wydajności i bezpieczeństwa danych.

KSeF to dla dużych podmiotów rewolucja

Obligatoryjne e-fakturowanie niesie ze sobą wiele zalet m.in. usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednego standardu e-Faktury i ograniczenie dokumentacji papierowej. Natomiast należy pamiętać, że zwłaszcza dla dużych podmiotów, stanowi rewolucję i wymaga bardzo poważnych zmian w procesach i procedurach.

Należy się też liczyć z karami za brak wystawienia faktury w KSeF. Jak informuje Michał Sosnowski: „Ministerstwo Finansów określiło ją w wysokości 100% podatku VAT na fakturze, przy minimalnym poziomie 1000 zł per dokument. W przypadku, gdy faktura nie będzie obejmowała kwoty podatku, kara będzie określana w wysokości do 18,7 proc. kwoty należności ogółem. Kary będą nakładane przez urzędników poprzez wydanie decyzji, a więc podatnicy zapłacą je bez konieczności wezwania, w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.”

Rok na wdrożenie w tym przypadku to bardzo krótki okres. Ministerstwo Finansów apeluje, aby nie zostawiać tego tematu na ostatni moment. Dotyczy zbyt ważnego dla firm procesu, czyli wystawiania faktur. Na szczęście są na rynku rozwiązania, które mogą pomóc w sprawnym przejściu na e-fakturowanie. Warto rozpocząć pracę z nimi już dziś, aby oszczędzić sobie stresu w grudniu przyszłego roku.

Exorigo-Upos S.A. tworzy zespół 1000 ekspertów, którzy od blisko 30 lat dostarczają zaawansowane i kompleksowe rozwiązania IT.

Jako partner największych podmiotów z branży retail w zakresie omnichannel pomaga
w efektywnym łączeniu offline z online. Wspiera również rozwój przedsiębiorstw i instytucji z takich sektorów jak bankowość, ubezpieczenia, produkcja czy administracja publiczna. Poza rozwiązaniami w zakresie software i hardware Exorigo-Upos świadczy kompleksowe usługi wsparcia o ogólnopolskim zasięgu. Realizuje je doświadczony 400-osobowy zespół serwisu.

W zestawieniach z 2021 r. Exorigo-Upos zajęło:

• miejsce w zestawieniu firm IT o największej sprzedaży do sektora retail w Polsce (ITwiz Best 100).
• TOP 30 w powyższym zestawieniu: firmy IT o największym zatrudnieniu; najwięksi eksporterzy produktów i usług IT; największe pod kątem przychodów grupy kapitałowe w branży IT; firmy o największej sprzedaży oprogramowania w Polsce i największe firmy z kapitałem polskim sprzedające własne produkty i usługi.