W sklepach spożywczych coraz częściej słyszymy język rosyjski czy ukraiński. Pracownicy z tych państw mocno zasilili nasz rynek pracy. W ZUS na koniec 2020 roku zarejestrowanych było 532,5 tysiąca pracowników z Ukrainy na 725 tysięcy wszystkich cudzoziemców. Pandemia również w tym obszarze wprowadziła szereg komplikacji. Ograniczenia w przemieszczaniu się i zamknięte granice spowodowały odpływ części pracowników i mocno utrudniły pozyskanie nowych. ASM Sales Force Agency pomaga rozwiązać te problemy, świadczy usługi w zakresie pracy tymczasowej, leasingu pracowniczego, doboru personalnego oraz outsourcingu procesów.
Jak krok po kroku zatrudnić obcokrajowca?
Cały proces zaczyna się od nawiązania kontaktu z potencjalnym chętnym i zorganizowaniu legalnego pobytu oraz pozwolenia na pracę na terenie Polski. Można wyróżnić tutaj trzy podstawowe grupy potencjalnych pracowników. Chętnych z krajów Unii Europejskiej, kandydatów z krajów, dla których obowiązuje uproszczona procedura (Armenia, Białoruś, Gruzja, Mołdawia, Federacja Rosyjska i Ukraina) oraz chętnych z państw trzecich.
W przypadku działania wewnątrz wspólnoty, w zasadzie od samego początku proces przebiega analogicznie do tego z udziałem Polaków. Wyjątkiem jest panująca obecnie pandemia i indywidualne obostrzenia w różnych państwach. Najczęściej wiążą się one z ograniczeniami w przemieszczaniu i kontrolą stanu zdrowia. Najczęściej chodzi o kwarantannę oraz testy przy przekraczaniu granic Państw. Nie sposób w tej dynamicznej sytuacji przytoczyć konkretnych rozwiązań, ponieważ należałoby analizować każdy kraj osobno, a i tak nie daje to pewności, że rozwiązania będą nadal aktualne.
– Dużo bardziej złożone zasady obowiązują w przypadku personelu na uproszczonej i pełnej procedurze wizowej. W przypadku osób, które mogą podjąć zatrudnienie w oparciu o ułatwienie współpracy międzynarodowej, wystarczy oświadczenie o powierzeniu pracy i umożliwienie osobie np. z Ukrainy dostanie się do naszego kraju – mówi Piotr Modliński z ASM Sales Force Agency.
Taką możliwość daje nam wiza lub ruch bezwizowy w oparciu o paszport biometryczny. Cudzoziemiec otrzyma wizę dzięki oświadczeniu o powierzeniu pracy. Z kolei granicę przekroczy po zapewnieniu pracownikowi zaproszenia w formie akceptowanej na granicy z informacjami szczegółowymi o planowanym powierzeniu zadań. Takie zaproszenie powinno zawierać informacje o podmiocie je powierzającym oraz miejscu pracy i warunków do spełnienia, a także przepisów obowiązujących w zakresie profilaktyki COVID-19.
Kolejnym krokiem jest zapewnienie zgody na powierzenie pracy.
– W przypadku pozyskania oświadczenia wcześniej, informujemy jedynie urząd o rozpoczęciu zlecenia zgodnie z tym oświadczeniem. Jeżeli jednak skorzystaliśmy z innej procedury lub pracownik był już na terenie RP, należy wystąpić o oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi i dopiero po jego otrzymaniu skierować pracownika do realizacji zadań. Zazwyczaj termin ten nie jest dłuższy niż kwarantanna – dodaje Piotr Modliński z ASM Sales Force Agency.
Warto także pamiętać, że jest to szczególna procedura i także w przypadku personelu możemy korzystać z pełnego wachlarza rozwiązań jakie oferuje nam procedura legalizacji pobytu i pracy.
Procedura w przypadku dalszych krajów
Jeżeli kandydat pochodzi z krajów trzecich, niezbędne jest uzyskanie tak zwanych twardych dokumentów legalizacyjnych, w postaci zezwolenia na pracę lub innego, przewidzianego przez ustawodawcę. W ponad 90 proc. przypadków będziemy mieli do czynienia z zezwoleniami na pracę, do którego otrzymania należy się wcześniej przygotować.
– Pierwszym działaniem jakie jest zazwyczaj niezbędne jest przeprowadzenie badania lokalnego rynku. Kluczowe jest uświadomienie sobie, że w tym przypadku mamy do czynienia z przepisami lokalnymi. Oznacza to, że musimy zapoznać się m.in z listą zawodów deficytowych w danym województwie lub na wskazanym obszarze – podkreśla ekspert.
Generowanie takiej listy jest w gestii wojewodów. Jeżeli zawód zgodnie z nomenklaturą znajduje się na liście opublikowanej przez wojewodę, jesteśmy zwolnieni z testu. W innym przypadku, należy zgłosić się do lokalnego urzędu pracy i opublikować rzetelną, w kwestii kompetencji oraz zapotrzebowania, krajową ofertę pracy.
Zdarza się, że to polscy pracownicy wypełnią zapotrzebowanie pracodawcy, jednak jeśli przez 30 dni urząd nie aktywizuje swoich zasobów, to możemy wystąpić o zezwolenie na pracę do wojewody na czas do 3 lat. Po jej otrzymaniu kierujemy dokumenty do pracownika, który po pomyślnej weryfikacji w ambasadzie otrzyma wizę uprawniającą do pobytu na terenie Polski.
– Zakładając, że wszystko poszło po naszej myśli i mamy już w ręku zgodę na pobyt oraz legalną pracę w Polsce, możemy zająć się pracą operacyjną. Z racji na stosunkowo niewielką odległość oraz podobieństwo kulturowe i organizacyjne, nasze zadanie sprowadza się do zorganizowania transportu i noclegu na terenie kraju dla naszego przyszłego pracownika. Najczęściej obejmuje ona także informację szczegółową o warunkach zatrudnienia, niezbędnych, najpopularniejszych przedmiotach jakie należy ze sobą zabrać oraz lokalnych przepisach. W przypadku np. Ukrainy, także udokumentowania wystarczających środków do życia w Polsce, co sprawdzane jest na granicy. Proces kończy się odebraniem kandydata z docelowego transportu i zapoznaniem z zasadami obowiązującymi na terenie danej jednostki organizacyjnej oraz najczęściej szkoleniem stanowiskowym następnego dnia rano u pracodawcy i właściwym procesem onboardingu – tłumaczy Piotr Modliński z ASM Sales Force Agency.
Trochę bardziej skomplikowany jest temat wdrożenia cudzoziemca z krajów o większych różnicach społecznych, kulturowych oraz odległościowych. Pierwszym naszym krokiem powinno być pozyskanie ubezpieczenia dla cudzoziemca oraz ustalenie możliwego terminu przylotu. Następnie przygotowanie transportu i zgłoszenie przyjazdu do straży granicznej. Na terenie lotniska lub stacji kolejowej/autobusowej, pracownika odbiera koordynator i ostatnią część podróży zazwyczaj odbywa w jego towarzystwie. Ustalane są potencjalne tematy sporne i proponowane rozwiązanie. Do zadań koordynatora należy zweryfikowanie oczekiwań i jak najskuteczniejsze rozwiązanie problemów w nowym, często słabo znanym otoczeniu. Od jakości tych działań zależy poczucie bezpieczeństwa, właściwa integracja i zrozumienie nowego otoczenia. Dalej proces odbywa się analogicznie do działań jakie wykonuje się w przypadku cudzoziemców.
Pomoc eksperta
Outsourcing personalny w wydaniu ASM Sales Force Agency to wszechstronna usługa, która jest wsparciem każdej firmy niezależnie od jej wielkości. Usługa ASM obejmuje swoim zasięgiem wszystkie branże i gwarantuje dostęp do personelu z dowolnej części świata. Każdy projekt traktowany jest indywidualnie i wspierany kompleksową opieką dedykowanego Account Managera oraz Koordynatorów.
