Implementacja systemu kaucyjnego to jedno z najbardziej wymagających przedsięwzięć, z jakimi w ostatnich latach mierzy się handel. Żadna ze stron nie może przygotować się „w pojedynkę": potrzebni są producenci, operator, sieci handlowe, logistyka i recyklerzy. Współpraca Netto i operatora PolKa – Polska Kaucja pokazuje, jak ułożyć ten proces krok po kroku – bez pośpiechu, ale z pełną świadomością skali wyzwania.
Kulisy wdrożenia systemu
Pierwsze rozmowy o współpracy rozpoczęły się niemal 2 lata przed startem systemu. Netto i PolKa – Polska Kaucja od początku traktowały ten czas jako okres intensywnych testów technicznych, ale przede wszystkim operacyjnych.
– Pierwsze dwa miesiące systemu kaucyjnego pokazały nam, jak ważny był ten etap przygotowań, który wspólnie poświęciliśmy na integrację, dopracowywanie rozwiązań, procedur i różnego rodzaju procesów – mówi Jakub Linkowski, kierownik działu wsparcia operacji w Netto i dodaje: – System kaucyjny to prawdziwa gra drużynowa, w którą angażuje się operatora i niemal wszystkie działy firmy. W Netto lista zaangażowanych jednostek jest długa: od nieruchomości, działu technicznego i IT, przez finanse, prawo, supply chain, aż po zespoły zajmujące się zapobieganiem nadużyciom oraz marketing.
Na każdym etapie projektu obciążenie działów było inne. Na początku kluczowe były kwestie organizacyjne, prawne, wynajmy lokali i zgody na instalację maszyn. Następnie w grę wchodziło przygotowanie operacji, systemy informatyczne oraz logistyka opakowań. Równolegle prowadzona była praca z producentami i dostawcami, a także zarządzanie marką własną. Do tego dochodziły: procesy finansowe, rozliczenia z operatorem i producentami.
Twarzą systemu jest sprzedawca w sklepie
Same szkolenia dla zespołów sklepowych trwały ponad pół roku. Rozpoczęły się w maju 2025 roku, a wszystkie placówki otrzymały urządzenia do zbiórki ręcznej już we wrześniu, dzięki temu pracownicy mogli oswoić się z obsługą bez presji czasu. To właśnie pracownicy sklepów każdego dnia wspierają klientów w bezpośredniej obsłudze systemu, stając się pierwszym źródłem wiedzy o tym, jak poprawnie zwrócić opakowanie.
– Początkowo skala opakowań objętych kaucją była relatywnie niewielka, w poprzednim roku system nie funkcjonował jeszcze w warunkach pełnego obciążenia. Dziś liczy się to, by klient mógł oddać butelkę szybko, intuicyjnie i bez kolejek. Sprawny zwrot to już nie tylko wymóg, to element budowania lojalności. Sklepy Netto wykorzystały okres przejściowy, by budować przewagę konkurencyjną – podkreśla Marcin Socha, menadżer projektu ds. wdrażania systemów kaucyjnych w PolKa – Polska Kaucja.
Etapowanie: najpierw stabilna baza, później automaty
Jedną z najważniejszych decyzji było wyposażenie wszystkich sklepów Netto w urządzenia do zbiórki ręcznej. Zwrotomaty (RVM) instalowane są stopniowo – zgodnie z tym, jak szybko na rynku pojawiają się opakowania z logiem kaucji i jak będzie wzrastał wolumen zwrotów. Dziś struktura zbiórki to 58 proc. w butelkomatach i 42 proc. manualnie. Sieć dysponuje obecnie 90 działającymi automatami, ale plany są ambitne: rozbudowa sieci maszyn do 600 jednostek do końca 2026 roku.
– Zagwarantowanie, że wszystkie sklepy będą gotowe na 1 października, to był nasz priorytet. Mieliśmy świadomość, że pierwsze trzy miesiące startu systemu kaucyjnego to będzie rozgrzewka, więc Zwrotomaty stałyby w zasadzie bezużyteczne – wyjaśnia Linkowski.
Zbiórka ręczna odbywa się w okolicach magazynu sklepowego – to ogranicza transport brudnych opakowań przez salę sprzedaży i daje obsłudze przestrzeń, by na miejscu wyjaśnić klientom zasady zwrotu, bez spowalniania obsługi przy kasach.
Netto świadomie podeszło też do wyboru butelkomatów. Sieć nie ograniczyła się do jednego modelu czy jednej marki, ale testuje różne rozwiązania, by wybrać te najbardziej przyjazne klientom. Duża część z nich to maszyny zewnętrzne – zlokalizowane przed sklepami, by klienci mogli podjechać autem, otworzyć bagażnik i w komfortowy sposób oddać butelki.
Integracja systemów przesądza o efektywności
Duża część prac związanych z wdrażaniem systemu kaucyjnego nie dotyczy samej instalacji automatów, ale integracji procesów finansowych, logistycznych i raportowych z istniejącymi systemami sieci handlowych. To obszar, który w wielu organizacjach wciąż pozostaje w budowie, co w praktyce oznacza większe ryzyko błędów oraz opóźnienia w raportowaniu i płatnościach.
– Tam, gdzie integracja została przeprowadzona kompleksowo, rozliczenia z operatorem odbywają się automatycznie, zespoły finansowe nie muszą angażować się w ręczne księgowania, a płatności są realizowane w sposób szybki i przewidywalny. Ma to szczególne znaczenie w kontekście nadchodzącego obowiązku KSeF, który dodatkowo zwiększy znaczenie spójnych, cyfrowych procesów rozliczeniowych – tłumaczy Marcin Socha.
Kiedy klienci zobaczą prawdziwy wolumen?
Efekty systemu będą w pełni widoczne dopiero wtedy, gdy opakowania oznaczone logiem kaucji obejmą większość rynku. To proces rozłożony w czasie, eksperci PolKa – Polska Kaucja szacują, że prawdziwym testem sytemu kaucyjnego będzie właśnie 2026 rok.
– Na naszych półkach pierwsze serie produktów objętych kaucją pojawiły się na początku listopada, a największy wzrost odnotowaliśmy po Narodowym Święcie Niepodległości. Wtedy liczba przyjmowanych opakowań w skali całej sieci wzrosła nawet trzykrotnie w ciągu jednego dnia. Od tego momentu weszliśmy w fazę obciążenia, na którą byliśmy przygotowani – mówi Jakub Linkowski.
Na tym etapie wyraźnie widać, jak dużą rolę odgrywa dobór operatora, który odpowiada nie tylko za odbiór opakowań ze sklepów, ale także za ich zabezpieczenie plombami logistycznymi, transport, rozliczenia oraz przekazanie do centrów liczenia. PolKa – Polska Kaucja, jako pierwsza wybudowała i oficjalnie otworzyła w Polsce Centrum Liczenia Opakowań. W planach ma budowę kolejnych. To właśnie ta infrastruktura decyduje o tym, czy gwałtowne skoki wolumenów są dla sieci operacyjnym problemem, czy elementem kontrolowanego procesu.
Edukacja klientów: pytania zamiast skarg
Netto od początku mocno postawiło na komunikację z klientami. Już w sierpniu sieć uruchomiła stronę internetową poświęconą systemowi kaucyjnemu oraz rozpoczęła działania informacyjne w sklepach.
– Zależało nam na tym, by klienci czuli się komfortowo z nowym systemem – wiedzieli, jak działa i w jaki sposób mogą z niego korzystać. Jeszcze przed oficjalnym startem uruchomiliśmy zbiórki testowe, które pozwoliły oswoić proces zwrotu i wprowadzić go do codziennych nawyków. Dziś kluczowa informacja pozostaje niezmienna: opakowania powinny być niegniecione i mieć czytelną etykietę z kodem kreskowym, ponieważ tylko wtedy automaty rozpoznają je bez problemu – wyjaśnia Jakub Linkowski.
W czasie testów Netto jako jedyna sieć oferowała voucher o wartości 50 groszy za każde zwrócone opakowanie zakupione w jej sklepach. Rozwiązanie to pozwoliło jednocześnie sprawdzić realną motywację klientów oraz przetestować procesy operacyjne w warunkach zwiększonego natężenia zwrotów. Efekt? W sklepach dominowały pytania dotyczące zasad działania systemu, a nie skargi czy reklamacje.
Dziś efekty tej wielomiesięcznej pracy są mierzalne: to sprawnie działający odbiór opakowań niezależnie od formy zbiórki oraz dynamicznie rosnąca liczba zwracanych opakowań, która potwierdza, że klienci Netto szybko i odpowiedzialnie przyjęli nowe zasady. Zarówno przed startem systemu, jak i po jego uruchomieniu klienci przede wszystkim pytają. Chcą zrozumieć mechanizm działania i upewnić się, że korzystają z niego prawidłowo.
Marka własna: duże zadanie logistyczne i operacyjne
Netto, jako sieć wprowadzająca produkty własnej marki, musiało równolegle zarządzać zapasami opakowań bez oznaczeń, planować przełączenie produkcji i tworzyć nowe artykuły w systemie ERP. Sieć monitorowała stany magazynowe w cyklach tygodniowych, co pozwoliło precyzyjnie zaplanować moment wejścia produktów z nowym oznaczeniem.
– Z jednej strony musieliśmy obserwować zapasy ze starym numerem EAN, z drugiej – precyzyjnie zaplanować wejście nowych produktów w warunkach, w których sprzedaż sezonowa nie rozwijała się tak dynamicznie, jak oczekiwaliśmy. Letnie fale upałów były krótkie i szybko przechodziły, co wpłynęło na tempo rotacji starszych opakowań – wyjaśnia Jakub Linkowski.
Współpraca z PolKa rozpoczęła się dużo wcześniej: opakowania marki własnej Netto zostały zmierzone, zważone i sparametryzowane jeszcze przed oficjalnym startem systemu, co pozwala na płynne wprowadzenie ich na rynek począwszy od 2026 roku.
To doświadczenie Netto i PolKa – Polska Kaucja jest jasnym sygnałem dla całego rynku. Wdrożenie systemu kaucyjnego to nie tylko regulacyjny obowiązek, ale szansa na budowanie przewagi konkurencyjnej. Przemyślane procesy, partnerskie podejście i inwestycja w edukację klientów nie tylko chronią środowisko, ale też pomagają firmom wyprzedzać rosnące oczekiwania konsumentów i ewoluujące standardy prawne. To współpraca, która udowadnia, że zrównoważony rozwój i efektywny biznes są zbieżne – pod warunkiem, że wdrożenie opiera się na strategicznym planowaniu i proaktywnym działaniu, a nie na reagowaniu w ostatniej chwili.
