Podstawą skutecznego wdrożenia systemu kaucyjnego jest znajomość regulacji prawnych. Właściciele sklepów o powierzchni powyżej 200 mkw. zostali objęci obowiązkiem przyjmowania pustych opakowań i zwracania kaucji konsumentom. Dla mniejszych placówek udział w systemie będzie dobrowolny – choć w przypadku sprzedaży napojów w butelkach szklanych wielorazowych również one zostaną zobowiązane do przyjmowania zwrotów tych konkretnych opakowań.
Znajomość zakresu obowiązków to pierwszy krok – kolejnym jest zrozumienie, jak nowe procesy będą wpływać na logistykę sklepu, zarządzanie personelem oraz kontakt z klientami.
Jednym z największych wyzwań jest wygospodarowanie przestrzeni na przyjmowanie zwrotów opakowań. Sklepy mogą zdecydować się na dwa podejścia: odbiór manualny lub automatyczny. Obie formy wymagają przemyślanej organizacji – przyjmowanie ręczne sprawdza się w mniejszych placówkach, natomiast automaty zyskują na znaczeniu w większych lokalizacjach lub tam, gdzie zakłada się duży wolumen zwrotów. Ważne, by już dziś zastanowić się, gdzie w sklepie znajdzie się miejsce na przechowywanie pustych butelek i puszek, jak będzie prowadzona segregacja, oraz w jaki sposób opakowania będą przekazywane operatorowi systemu kaucyjnego.
System kaucyjny wprowadza również nowe zadania dla pracowników sklepu – od obsługi zwrotów, przez informowanie klientów, aż po prowadzenie dokumentacji. Dlatego ważne jest przygotowanie zespołu do zmian. Opracowanie prostych i przejrzystych procedur, szkolenia z obsługi systemu i omówienie najczęstszych scenariuszy to działania, które zminimalizują ryzyko błędów i nieporozumień. Dobrze przeszkolony personel będzie potrafił nie tylko sprawnie przyjmować opakowania, ale też rozwiać wątpliwości klientów i budować pozytywne doświadczenie zakupowe – co w obliczu dużych zmian może mieć kluczowe znaczenie dla lojalności konsumentów.
System kaucyjny a komunikacja z klientami
Klienci muszą wiedzieć, dlaczego cena napoju wzrosła, jakiej wysokości kaucji mogą się spodziewać i gdzie mogą zwrócić opakowania. Transparentność jest tu kluczowa. Dlatego warto przygotować czytelną komunikację w sklepie – plakaty, oznaczenia produktów, informacje przy kasach. Odpowiednio przygotowane materiały informacyjne zmniejszają frustrację i usprawniają obsługę. W pierwszych miesiącach funkcjonowania systemu to właśnie zrozumienie zasad przez klientów będzie decydować o jego skuteczności – i o tym, czy zwroty będą realizowane w sposób płynny.
Zarządzanie kaucją to nie tylko kwestia logistyczna, ale również finansowa. Sklepy będą pełnić funkcję pośrednika – pobierając kaucję od klienta i wypłacając ją przy zwrocie opakowania. Kluczowe będzie więc zapewnienie płynnych i bezpiecznych przepływów finansowych, regularnych rozliczeń z operatorem oraz zabezpieczenia środków w kasie sklepu. Należy również zadbać o bieżące raportowanie i zgodność z wymogami sprawozdawczymi – dobrze zaprojektowany system IT znacząco upraszcza te obowiązki.
To tyle teorii. A jak podejść do tematu w praktyce? Zapytaliśmy o to kluczowych uczestników rynku i ekspertów. O koniecznych przygotowaniach do wdrożenia systemu kaucyjnego opowiadają przedstawiciele sieci handlowych, operatorzy systemu, producenci i dystrybutorzy automatów zwrotnych. Mamy też opinię prawnika.
Sekcja 1. Przygotowania do systemu kaucyjnego okiem operatora sieci franczyzowych
Grupa Eurocash jest największym polskim hurtowym dystrybutorem produktów FMCG, właścicielem lidera rynku e-grocery Frisco.pl, partnerem logistycznym i technologicznym dziesiątek tysięcy sklepów lokalnych. Zarządza rozbudowaną strukturą sieci franczyzowych, agencyjnych i partnerskich, takich jak ABC, Delikatesy Centrum, Groszek, Gama, Duży Ben, Lewiatan czy Euro Sklep - łącznie ponad 15,5 tys. placówek.
Grupa jest mocno zaangażowana w przygotowania do startu systemu kaucyjnego i swoją wiedzą dzieli się z franczyzobiorcami, a dziś z naszymi czytelnikami.
System kaucyjny: zbiórka ręczna czy automatyczna?
Zdaniem przedstawicieli Grupy Eurocash pierwszym krokiem, jaki powinni podjąć właściciele sklepów, jest oszacowanie poziomu zwrotu opakowań. Można to określić na podstawie aktualnej liczby sprzedawanych napojów w opakowaniach, które docelowo będą objęte kaucją. Przeprowadzona analiza pozwoli na podjęcie decyzji o formie zbiórki opakowań podlegających pod system kaucyjny.
Jak wiadomo, możliwa jest zarówno zbiórka ręczna jak i automatyczna, ale formy te różnią się pod kilkoma względami, dlatego rekomendowane są do różnych formatów sklepów. W związku z opłacalnością obu rozwiązań, jak również z wymaganą wolną przestrzenią pod urządzenia, zbiórkę ręczną Eurocash zaleca do mniejszych sklepów, w których zwrot nie będzie przekraczał 350-400 opakowań.
Wybrana forma determinuje kolejne kroki przygotowań. W przypadku zbiórki ręcznej trzeba zweryfikować możliwości posiadanych systemów sprzedażowych w sklepie. Do rozstrzygnięcia są m.in. takie kwestie jak czy za ich pośrednictwem będzie można przyjmować opakowania oraz czy może konieczny będzie zakup zewnętrznego urządzenia skanującego.
Natomiast w przypadku zbiórki automatycznej należy wybrać i kupić/wyleasingować butelkomat. Eurocash zwraca uwagę, że w tym przypadku nie tylko cena ma znaczenie, ale także m.in. czas oczekiwania na dostarczenie i montaż urządzenia, okres gwarancji jaki zapewnia dostawca, dostępne pakiety serwisowe czy czas obsługi zgłoszeń w zakresie awarii.
- Należy pamiętać, że nawet posiadając butelkomat trzeba być gotowym na zbiórkę ręczną, chociażby w przypadku dużej kolejki czy awarii urządzenia - zwraca uwagę Joanna Szubielska, starszy menedżer ds. zapewniania jakości i BHP, liderka projektu systemu kaucyjnego, Grupa Eurocash.
Jej zdaniem bez względu na wybrany rodzaj zbiórki należy zastanowić się nad wyznaczeniem miejsca pod butelkomat lub pojemnik przy kasie oraz magazynowanie worków z zebranymi opakowaniami, pamiętając o zachowaniu odpowiednich warunków sanitarnych. Dodatkowo proces przyjmowania opakowań oraz dalszego postępowania z nimi trzeba będzie również zawrzeć w dokumentacji HACCP sklepu, co warto przemyśleć i zaplanować te kwestie jeszcze przed wdrożeniem systemu kaucyjnego.
Należy jednak pamiętać, że napoje w opakowaniach kaucyjnych będą się pojawiać stopniowo, a sam system kaucyjny będzie się kształtował przez kilka pierwszych miesięcy, zatem również właściciele sklepów będą mieli możliwość bieżącego dostosowania się do nowych obowiązków. Można zatem zacząć ze zbiórką ręczną, a z czasem przejść na automatyczną.
System kaucyjny: podpisanie umowy z operatorem
Istotną kwestią jest podpisanie umowy z operatorem, które jest formalnym potwierdzeniem uczestnictwa w systemie kaucyjnym. Zgodnie z przepisami sklepy o powierzchni sprzedaży mniejszej lub równej 200 mkw. mają obowiązek podpisania umowy z co najmniej jednym operatorem, który się do nich zgłosi, natomiast większe sklepy muszą podpisać umowę ze wszystkimi operatorami, którzy się do nich zgłoszą. W rezultacie wiele sklepów będzie posiadać kilka umów z operatorami, jednak to właściciel sklepu będzie decydował, któremu operatorowi odda opakowania i odpady opakowaniowe.
Eurocash zaleca, aby przy wyborze operatora kierować się przede wszystkim wysokością opłaty manipulacyjnej (tzw. handling fee), czyli kwotą, która jest wypłacana przez operatora dla sklepu jako pokrycie kosztów obsługi systemu kaucyjnego (wysokość opłaty jest mnożona przez liczbę zebranych przez sklep opakowań). Ważna jest również deklarowana częstotliwość odbioru, terminy rozliczeń opłaty manipulacyjnej czy terminy zwrotu wydanej klientom kaucji.
Zbiórka ręczna opakowań: wymagania infrastrukturalne
Przy zbiórce ręcznej obsługa systemu kaucyjnego będzie opierać się o kasę fiskalną, a większość systemów kasowych powinna być dostosowana do skanowania zwracanych przez klientów opakowań oraz generowania raportów. Dzięki temu rozwiązaniu, bez dużych nakładów finansowych oraz przy wygospodarowaniu małej powierzchni przy stanowisku kasowym dla pojemnika na zwracane opakowania, sklep może w pełni uczestniczyć w systemie kaucyjnym.
Należy jednak zwrócić uwagę, że podczas zbiórki ręcznej zebrane opakowania pozostają niezgniecione, zatem w tym przypadku konieczne jest wygospodarowanie większej powierzchni magazynowej na worki z opakowaniami (ok. 1x1 mkw. ze względu na możliwość składowania worków jedne na drugich) lub ustalenie z operatorem częstszych odbiorów tych worków.
Zbiórka automatyczna opakowań: wymagania infrastrukturalne
W przypadku zbiórki automatycznej wymagane jest wydzielenie odpowiedniej powierzchni wewnątrz lub na zewnątrz sklepu. Eurocash zwraca uwagę: należy dokładnie sprawdzić wymiary urządzenia. Ważne, aby butelkomat był łatwo dostępny oraz widoczny dla klientów, a pracownicy mogli swobodnie otwierać pojemnik oraz wymieniać pełny worek na pusty. Zwrotomat musi mieć dostęp do prądu (może być konieczne gniazdo siłowe) oraz Internetu (połączenie LAN lub karta GSM).
Mimo podobieństw w funkcjonowaniu, każdy model jest inny, dlatego przy planowaniu ustawienia butelkomatu należy wziąć pod uwagę jego specyfikację techniczną, zwłaszcza w przypadku automatów zewnętrznych, które są narażone na działanie warunków atmosferycznych.
Spełnienie wymagań określonych przez producenta butelkomatu będzie kluczowe dla prawidłowego działania urządzenia oraz okresu gwarancji, a także istotne przy ewentualnych reklamacjach, czy przy serwisie urządzenia.
Opakowania zbierane w butelkomatach są automatycznie zgniatane przez urządzenia, zatem finalnie opakowania mają mniejszą objętość i nie wymagają tak dużej powierzchni magazynowej co w przypadku zbiórki ręcznej, co w konsekwencji wiąże się z mniejszą częstotliwością odbiorów. Z tego powodu również ta forma zbiórki jest preferowana przez operatorów.
System kaucyjny: jak Eurocash edukuje sklepy?
W ramach wszystkich kanałów komunikacyjnych Grupa Eurocash na bieżąco udostępnia aktualne materiały związane z systemem kaucyjnym, takie jak: wideo wyjaśniające rodzaje i zasady zbiórki opakowań, grafiki, plakaty.
Ważnym źródłem działań edukacyjnych jest Akademia Umiejętności Eurocash, poprzez którą Grupa wspiera sklepy spożywcze w procesie przygotowań.
- Działania te mają na celu nie tylko przekazanie niezbędnej wiedzy, ale również zbudowanie praktycznych umiejętności, które pozwolą właścicielom i pracownikom sklepów sprawnie odnaleźć się w nowych realiach prawnych i operacyjnych - dowiedzieliśmy się od Joanny Szubielskiej.
Jednym z kluczowych elementów wsparcia są szkolenia terenowe prowadzone przez trenerów Akademii bezpośrednio w sklepach. Podczas spotkań z ich właścicielami omawiane są zasady funkcjonowania systemu kaucyjnego, obowiązki punktów handlowych oraz najczęstsze wyzwania, z jakimi mogą się mierzyć w codziennej pracy.
Równolegle Akademia Umiejętności oferuje szeroki zakres materiałów edukacyjnych dostępnych na platformie e-learningowej. Właściciele, kierownicy i pracownicy sklepów mogą korzystać z kursów online, krótkich form edukacyjnych - pigułek wiedzy oraz praktycznych instrukcji, które pomagają zrozumieć i wdrożyć nowe procedury związane z obsługą opakowań objętych kaucją.
Uzupełnieniem działań edukacyjnych są cykliczne webinary prowadzone przez Akademię Umiejętności i Zespół Projektowy Systemu Kaucyjnego Grupy Eurocash, często z udziałem ekspertów branżowych. Spotkania te stanowią przestrzeń do zadawania pytań, wymiany doświadczeń i śledzenia aktualnych interpretacji przepisów. Dodatkowo, sklepy otrzymują bieżące komunikaty, newslettery oraz materiały informacyjne, które wspierają ich w procesie adaptacji do nowego systemu.
- Dzięki temu kompleksowemu podejściu Eurocash tworzy spójne środowisko edukacyjne, które realnie ułatwia sklepom dostosowanie się do wymogów systemu kaucyjnego i pomaga w jego skutecznym wdrożeniu - podkreśla Joanna Szubielska.
System kaucyjny: jak podpiąć się do systemu płatności/rozliczeń?
Grupa Eurocash udostępnia właścicielom sklepów narzędzie do zarządzania placówką handlową – EuroPlatformę. Już dziś podłączonych jest do niej ponad 10 tysięcy sklepów, zarówno w ramach sieci Grupy Eurocash, jak i placówek niezależnych, niezwiązanych z żadnym brandem sieci Grupy.
Rozwiązania technologiczne w EuroPlatform umożliwiają sklepom zarządzanie procesami sprzedażowymi, automatyzację promocji oraz komunikację z klientami, co zwiększa ich konkurencyjność wobec dużych sieci handlowych, a w ramach systemu kaucyjnego – również obsługę zbiórki opakowań.
Proces integracji rozpoczyna się od włączenia usługi w portalu EuroPlatform, gdzie detalista zgłasza swoje sklepy i stanowiska sprzedażowe do systemu kaucyjnego. Następnie serwis techniczny dostosowuje urządzenia kasowe i oprogramowanie POS, zapewniając ich poprawne działanie z systemem kaucyjnym. Personel sklepu otrzymuje również szkolenie z obsługi nowych funkcjonalności.
W ramach oferowanego rozwiązania, za realizację płatności odpowiada podmiot zewnętrzny, bramka płatności, dzięki czemu sklep zyskuje dostęp do bezpiecznych, sprawdzonych i zgodnych z obowiązującymi standardami metod rozliczeń.
Dzięki planowanej integracji systemu z operatorami, możliwe będzie docelowe scentralizowanie wszystkich danych dotyczących rozliczeń zbiórki opakowań w jednym miejscu – w portalu EuroPlatform. W przyszłości detalista zyska dzięki temu stały i łatwy dostęp do szczegółowych raportów, historii danych oraz statystyk, co ułatwi zarządzanie sklepem i umożliwi szybsze reagowanie na bieżące potrzeby.
Jak ustaliliśmy, wszystkie obecnie używane rozwiązania kasowe oraz programy sprzedażowe (POS), które współpracują z EuroPlatform, będą miały zdolność do pełnej integracji z systemem kaucyjnym. Dzięki temu detaliści mogą kontynuować korzystanie ze swoich dotychczasowych narzędzi sprzedażowych, jednocześnie uzyskując pełną funkcjonalność systemu kaucyjnego bez konieczności wymiany sprzętu czy zmiany oprogramowania.
- Dzięki tak kompleksowemu podejściu zapewniamy, że wdrożenie systemu przebiegnie płynnie, bez zakłóceń w codziennej pracy sklepu, a personel będzie dobrze przygotowany do obsługi nowych funkcjonalności. Ponadto, centralizacja w portalu EuroPlatform umożliwia monitorowanie i zarządzanie wszystkimi urządzeniami oraz sklepami z jednego miejsca, co znacząco upraszcza proces administracji i wsparcia technicznego - twierdzi Eurocash.
System kaucyjny: wyzwania według Grupy Eurocash
Wyzwaniem dla sklepów, jak i dla pozostałych uczestników systemu kaucyjnego jest brak pełnych i jasnych zasad jego funkcjonowania od 1 października br., począwszy od porozumienia między operatorami aż po wspólny system rozliczeń.
Start systemu kaucyjnego zadecyduje o losach wielu małych (równych lub poniżej 200 mkw.) sklepów. Jak szacuje Eurocash, te, które nie przystąpią do systemu w pełnym wymiarze, muszą liczyć się z odpływem ok. 30 proc. klientów - konsumenci pójdą do innej placówki handlowej, gdy nie będą mogli oddać opakowań na miejscu. Co więcej, sklep jako nieuczestniczący w pełnej zbiórce będzie miał obowiązek wskazać najbliższy punkt zwrotu, a więc często placówkę konkurencji.
- Zdecydowanie jednym z głównych problemów będzie brak świadomości klientów i wiedzy na temat systemu kaucyjnego i zasad jego działania. Na dwa miesiące przed wejściem systemu nadal brakuje ogólnopolskiej kampanii edukacyjnej w tym zakresie, a pojawiające się w internecie informacje są często nieprecyzyjne lub nawet mylące dla konsumentów. W efekcie cały ciężar edukacji klientów spadnie na pracowników sklepów, co znacząco wpłynie na obciążenie pracą i ostatecznie również może obniżyć jakość obsługi - słyszymy w centrali Eurocash.
Dlatego też firma zaleca, aby szkolenia personelu rozpocząć jak najwcześniej – najlepiej jeszcze przed pełnym wdrożeniem systemu kaucyjnego, aby pracownicy mogli dobrze przygotować się do nowych obowiązków. Ważne jest, aby uwrażliwić ich na jasne komunikowanie zasad klientom, prawidłowe przyjmowanie opakowań oraz radzenie sobie w trudnych sytuacjach, np. przy reklamacji czy niezadowoleniu klienta.
Wiedzę tę można zdobyć chociażby w Akademii Umiejętności Eurocash, która od połowy sierpnia br. prowadzi cykl webinarów dla pracowników sklepów, skupiających się zarówno na zasadach systemu kaucyjnego, jak i praktycznych aspektach obsługi klienta – w tym na tym, jak reagować na nieporozumienia, napięte sytuacje przy kasie, czy brak zrozumienia ze strony klientów. Uzupełnieniem oferty jest kurs e-learningowy z obsługi klienta w kontekście systemu kaucyjnego, który przygotowuje pracowników do codziennej pracy w nowych warunkach.
I kolejna kwestia: sporym wyzwaniem dla właścicieli sklepów może się okazać wzrost kosztów zakupu samych napojów, do których będzie doliczana kaucja. Przy sprzedaży napoju do klienta odzyskają oni pełną kwotę kaucji, którą wcześniej zapłacili u producenta lub dystrybutora, ale muszą się liczyć z tym, że po wejściu systemu kaucyjnego będą musieli wyłożyć znacznie większą kwotę na zatowarowanie (do ceny każdego pojedynczego napoju będzie doliczona kwota kaucji- 0,50 zł lub 1 zł).
Dla wielu sklepów problematyczne może być też wygospodarowanie miejsca, zwłaszcza w części magazynowej, gdzie powinny być gromadzone worki z zebranymi opakowaniami. Problem jest o tyle złożony, że miejsce to musi być jednocześnie niedostępne dla klientów, aby uniknąć ewentualnych kradzieży, jak również musi spełniać wymagania sanitarne, czyli powinno być oddzielone od artykułów spożywczych.
Wszystko wskazuje na to, że produkty w opakowaniach kaucyjnych będą wprowadzane na rynek stopniowo, co ma wiele zalet pod kątem dostępnego czasu na dostosowanie się do wymagań i obowiązków oraz wypracowania z operatorem odpowiednich procedur i działań. Jednak z drugiej strony - według Eurocash - spowoduje, że wynagrodzenie z tytułu opłaty manipulacyjnej, która zależy od liczby zebranych opakowań, w pierwszych miesiącach będzie niewielka i nie pokryje kosztów ponoszonych przez sklep.
Sekcja 2. Przygotowania do systemu kaucyjnego okiem producentów i dystrybutorów recyklomatów
Choć system kaucyjny w Polsce ma wejść w życie 1 października 2025 roku, nie oznacza to natychmiastowej rewolucji na sklepowych półkach. W praktyce wprowadzanie systemu będzie przebiegało stopniowo, a producenci napojów będą mieli trzy miesiące okresu przejściowego, by zacząć wprowadzać na rynek produkty w opakowaniach kaucyjnych. Sklepy natomiast będą mogły sukcesywnie dołączać do zbiórki, w miarę jak takie produkty zaczną pojawiać się na półkach.
Nie oznacza to jednak, że przygotowania warto odkładać, wręcz przeciwnie, ten dodatkowy czas warto dobrze wykorzystać - uważa Konrad Robak, dyrektor zarządzający TOMRA Collection Polska.
Jego zdaniem sklepy, które mają obowiązkowo dołączyć do systemu kaucyjnego oraz te, które przystąpią do niego dobrowolnie, powinny już teraz zadbać o uświadomienie personelu i przygotowanie miejsca do przechowywania zwracanych opakowań.
Podpowiada, że decydując się na zbiórkę automatyczną, należy dodatkowo oszacować, na podstawie liczby sprzedawanych w ciągu roku butelek i puszek z napojami, jaką liczbę opakowań będą zbierać. Na tej podstawie łatwiej dobrać odpowiednie urządzenie, dopasowane do wielkości sklepu i przewidywanych ilości zwracanych opakowań. W tym celu można posłużyć się m.in. Kalkulatorem doboru recyklomatu, czyli specjalnym narzędziem specjalnie zaprojektowanym przez TOMRA.
Sklepy, które zainwestują w przygotowania już teraz, zyskają nie tylko sprawniejsze wdrożenie, ale i przewagę konkurencyjną. Doświadczenia z innych rynków europejskich pokazują, że klienci wracają tam, gdzie mogą wygodnie odzyskać kaucję i zrobić zakupy w jednym miejscu - podkreśla Konrad Robak.
System kaucyjny: optymalne miejsce ustawienia zwrotomatu
Warto zawczasu przemyśleć lokalizację maszyny. Najlepiej, by znajdowała się blisko wejścia, w ciągu komunikacyjnym, aby nie zakłócała swobodnego przemieszczania się klientów po sklepie. Dzięki temu konsumenci mogą oddać butelki od razu po wejściu i z voucherem w ręku ruszyć na zakupy. Dla komfortu klientów i porządku w sklepie warto również zaplanować w pobliżu kosz na śmieci – tak, aby można było łatwo wyrzucić opakowania, które nie są objęte kaucją. Szczególnie w pierwszych miesiącach będzie to istotne, kiedy duża części klientów będzie poznawała system kaucyjny i opakowania objęte kaucją.
- W dalszej perspektywie, kiedy na rynku większość opakowań lub nawet wszystkie będą z kaucją, potrzeba kosza na śmieci w pobliżu będzie mniejsza lub nawet zbędna - uważa Konrad Robak.
Kolejna ważna kwestia: przyłącze elektryczne oraz dostęp do internetu, który umożliwi m.in. zdalne monitorowanie pracy urządzenia i szybką reakcję serwisu. W razie chwilowego braku dostępu do sieci maszyna nadal będzie funkcjonować w trybie offline, a dane zostaną zsynchronizowane, gdy połączenie zostanie przywrócone.
Kluczowe jest także zapewnienie odpowiedniej przestrzeni, by zachować swobodny dostęp do przedniej lub tylniej części urządzenia, co ułatwia np. wymianę worków.
- Dobra wiadomość dla mniejszych sklepów jest taka, że dostępne są modele, które zajmują naprawdę niewiele miejsca. Najmniejszy z nich, TOMRA M1, potrzebuje zaledwie 0,61 mkw. Inne kompaktowe rozwiązania, takie jak TOMRA B5 (0,8 mkw.) czy TOMRA B7 (1,3 mkw.), również mieszczą się w przestrzeniach o ograniczonej powierzchni i nie wymagają przebudowy sklepu - wymienia przedstawiciel firmy.
System kaucyjny: jakiego wsparcia udziela TOMRA sklepom?
TOMRA zauważa, że sklepy nie są pozostawione same sobie we wdrażaniu systemu kaucyjnego. Producent wspiera swoich partnerów na każdym etapie, od planowania po codzienną obsługę. Pomaga dobrać odpowiedni model urządzenia, dopasowany do skali działalności i przewidywanych ilości zwracanych opakowań. Organizuje też szkolenia dla pracowników, które obejmują zarówno kwestie techniczne, jak i kontakt z klientem.
Oferujemy lokalny serwis, oparty na centrach technicznych i mobilnych zespołach oraz przede wszystkim zapewniamy szybkie dostawy przy zachowaniu najlepszej jakości. Aby to zapewnić współpracujemy z fabryką Scanfil w Mysłowicach oraz posiadamy centrum dystrybucyjne w Dąbrowie Górniczej - wymienia Konrad Robak, który dodaje, że dla sklepów, które chcą zapoznać się z urządzeniami przed podjęciem decyzji, firma udostępnia również przestrzenie pokazowe w Warszawie i Dąbrowie Górniczej.
System kaucyjny: wyzwania według TOMRA
Jak pokazują doświadczenia z innych krajów, jednym z najczęstszych wyzwań związanych z wdrożeniem systemu kaucyjnego jest niedostateczne przygotowanie placówki do jego obsługi. A na to składa się odpowiednie przeszkolenie personelu, zorganizowanie niezbędnej przestrzeni oraz zapewnienie sprawnej komunikacji z klientami. Braki w którymkolwiek z tych obszarów, szczególnie w pierwszych tygodniach działania systemu, mogą prowadzić do dezorientacji, kolejek i niezadowolenia wśród konsumentów.
Ważnym, a często niedocenianym aspektem, jest komunikacja. Bo czytelna informacja o zasadach zwrotu, miejscu przyjmowania opakowań i sposobie wypłaty kaucji znacząco wpływa na płynność działania. Wciąż jest czas, aby zacząć przygotowywać się z maszyną, zaznajomić z procesami i szkolić pracowników, przygotowując ich na moment, kiedy ilości zwracanych opakowań będą rosły. To wiąże się z wyborami partnerów zarówno technologicznych, jak i operacyjnych, którzy będą realnym wsparciem - uważa dyrektor zarządzający TOMRA Collection Polska.
Z perspektywy producenta najważniejsze jest, aby sklep świadomie i z odpowiednim wyprzedzeniem podjął decyzję o uczestnictwie w systemie kaucyjnym i był gotowy do współpracy, zarówno z dostawcą technologii, jak i z operatorem. Im wcześniej taki kontakt nastąpi, tym sprawniej można zaplanować cały proces - od doboru odpowiedniego urządzenia, przez jego dostawę i montaż, aż po testy i szkolenie personelu.
Przygotowania do systemu kaucyjnego według Interzero
Mamy też głos od dystrybutora butelkomatów - firmy Interzero. Paweł Lesiak, wiceprezes zarządu Interzero, podziela obawy branży dotyczące trudności ze startem systemu.
- Przewlekłość w wydawaniu zezwoleń dla podmiotów reprezentujących, niezbędny czas na ustanowienie odpowiednich umów w celu zbudowania zaplecza logistycznego dla zbiórki, sortowania i przetwarzania opakowań po napojach, wreszcie brak organizacji parasolowej czy jasnych wytycznych podatkowych, to tylko niektóre z aspektów, które budują obraz, który może nie być zachwycający w perspektywie 1 października 2025 roku, czy pierwszego terminu, od kiedy systemy kaucyjne mogą realizować swoje zadania dla wprowadzających napoje w opakowaniach - mówi Paweł Lesiak.
Podkreśla, że w obliczu takiego zapotrzebowania, jakie mamy w Polsce (liczba sklepów, czyli punktów zbiórki) nie ma takiej możliwości, aby każda lokalizacja była gotowa do automatycznego sposobu przyjmowania, zatem przeciętny konsument najpierw zmierzy się z ręcznym przyjmowaniem butelek i puszek po napojach. Sklep jednak musi możliwie najszybciej podpisać umowy z podmiotem reprezentującym i ustalić warunki wsparcia logistycznego w zakresie odbioru frakcji kaucyjnej.
- Bez zwłoki należy również rozpocząć szkolenia personelu w zakresie zadań sklepu i edukacji konsumenta (jakie opakowania są w systemie, jakie mają oznaczenie, w jakim stanie należy oddawać opakowanie). Jednym z najważniejszych kryteriów będzie właściwa komunikacja z konsumentem według potrzeb organizacji pracy sklepu. Zapewnienie odbioru takiej ilości opakowań to kolejna duża dawka obowiązków, na które sklepy muszą być przygotowane perfekcyjnie, niezależnie od tego, czy będą już wyposażone w maszyny RVM czy nie - twierdzi Paweł Lesiak.
Jego zdaniem całe zamieszanie wokół systemu kaucyjnego może być tym większe, że sklepy są obowiązane do zawarcia umowy z podmiotem reprezentującym, jeżeli w ofercie mają napoje w opakowaniach objętych kaucją. W tym roku wielu wprowadzających jeszcze nie zdecyduje się na przystąpienie do systemu ze względu na niską opłatę produktową. Może się więc okazać, że nie uświadczymy w tym roku na półkach napojów z umieszczonym na opakowaniu symbolem kaucji, co przy planowanej przez MKiŚ kampanii edukacyjnej promującej uruchomienie systemu kaucyjnego od 1 października, może pogłębić dezorientację klientów.
- Analizując całą sytuację i dotychczasowe perturbacje z wdrożeniem systemu do polskiego prawa, przychylamy się do coraz silniejszych głosów, że należy poważnie rozważyć przesunięcie wdrożenia systemu kaucyjnego - uważa wiceprezes zarządu Interzero.
Przygotowanie miejsca pod zbiórkę opakowań według Interzero
Trudno jednoznacznie wskazać konkretne miejsce pod zbiórkę opakowań, bo zależy ono przede wszystkim od polityki sklepu. Według Interzero idealne byłoby miejsce w ramach obrysu budynku stałej zabudowy, zadaszone i chronione przed warunkami atmosferycznymi.
Z punktu logistycznego: wyznaczone blisko wejścia do sklepu, aby konsument mógł zostawić opakowania i odpady opakowaniowe przed wejściem, trzymając już paragon ze zwrotną kaucją w ręku. Ważne jest, aby miejsce, gdzie stanie urządzenie, miało odpowiednią przestrzeń na komunikację dla konsumenta (instrukcję dotyczącą prawidłowego postępowania z butelkami i puszkami).
Właściciel lokalu powinien również przewidzieć miejsce niezbędne dla dostępu do urządzenia, jego części operacyjnej i przestrzeń dla już odebranych opakowań. Wybrane miejsce powinno też zapewniać odpowiednie warunki higieniczne (odpowiedni dostęp dla celów porządkowych, czyszczenie maszyny i przestrzeni wokół).
- To, o czym należy też wspomnieć, to zabezpieczenie maszyny przed kradzieżami. Pamiętajmy, że odpady opakowaniowe są cennym surowcem - zwraca uwagę Paweł Lesiak.
Firma Interzero również pomaga sklepom w przygotowaniach do systemu kaucyjnego. Obecnie skupia się na dwóch filarach – zapewnieniu wyposażenia w systemy automatyzacji odbioru butelek i puszek oraz wsparciu logistyki/koordynacji na dalszych etapach gospodarowania odpadami.
- Dysponujemy m.in. oprogramowaniem noszącym nazwę Platforma Odpadowa Interzero, która przez ostatnie lata była sprawdzona w najcięższych warunkach, w tym u klientów o dużym rozproszeniu lokalizacji i sprawdziła się w 100 proc. Wierzymy, że przy naszym know-how możemy być idealnym partnerem łączącym potrzeby sklepu oraz podmiotu reprezentującego - twierdzi Paweł Lesiak.
Sekcja 3. Przygotowania do systemu kaucyjnego okiem operatora
Mimo że o systemie kaucyjnym mówi się od kilku lat, ostatnie trzy miesiące tego roku będą dla wielu sklepów bardzo intensywnym czasem, być może nawet pełnym zaskoczeń. Dlatego tak ważne jest, żeby dobrze przemyśleć sposób zbiórki – ręcznej lub automatycznej – i zorganizować ją nie tylko „żeby działało”, ale żeby nie paraliżowało pracy sklepu.
Zdaniem Magdaleny Markiewicz, prezes zarządu PolKa – Polska Kaucja, w przypadku zbiórki ręcznej wystarczy odpowiednie przeszkolenie personelu, system kasowy i miejsce na worki. PolKa zapewnia niskie minimum logistyczne – zrealizuje odbiór już od czterech worków, maksymalnie w ciągu 24 godzin.
- To rozwiązanie, które pozwala działać nawet bardzo małym sklepom, bez dużej powierzchni magazynowej - podkreśla pani prezes.
Natomiast przy zbiórce automatycznej pojawiają się też kwestie takie jak: wybór maszyny, dopasowanie miejsca, zasilanie, integracja z kasą.
- Ale to też są rzeczy, które – jeśli się je dobrze zaplanuje – naprawdę da się zrobić spokojnie. Tym bardziej, że w spełnianiu unijnych wymagań sklepy mogą liczyć na szerokie wsparcie - uważa Magdalena Markiewicz. - Przykład: konkretne kroki podejmują m.in. wytwórcy napojów – jako PolKa od początku współpracujemy z Muszynianką i Piwniczanką, a dołączają do nas kolejne uznane marki. Takie partnerstwa i pilotaże mają ogromne znaczenie: pozwalają wcześniej sprawdzić w praktyce, jak działa cały system – od logistyki, przez opakowania, po oznaczenia. Dają też przestrzeń na korekty i usprawnienia, zanim system ruszy na pełną skalę - wyjaśnia.
Prezes zarządu PolKa – Polska Kaucja podkreśla, że w tle przygotowań operacyjnych ważna jest też perspektywa długofalowa. - W systemie kaucyjnym wszystko opiera się na współpracy – producentów, sieci handlowych i recyklerów – dlatego konkretne, podpisane umowy są ważniejsze niż deklaracje. Przejrzystość i przewidywalność to dziś fundament skutecznych inwestycji w recykling i odzysk surowców - zwraca uwagę.
Z doświadczenia operatora wynika, że jednym z najczęściej pomijanych aspektów jest organizacja przepływu informacji wewnątrz sklepu – kto przyjmuje opakowania, kto kontroluje stan worków, kto zgłasza odbiór. Druga rzecz to przepływ środków: sklep wypłaca kaucję klientowi od razu, a rozliczenie z operatorem może trwać nawet kilka dni.
- Warto wcześniej przygotować się finansowo na ten bufor. No i wreszcie: integracja z systemem kasowym nie jest obowiązkowa, ale zdecydowanie ułatwia życie – redukuje błędy, przyspiesza raportowanie i przydaje się w rozliczeniach. To wszystko można zaplanować z wyprzedzeniem - tłumaczy Magdalena Markiewicz.
System kaucyjny: gdzie PolKa radzi postawić butelkomat
Operator służy też wskazówkami co do przygotowania miejsca pod zbiórkę opakowań. Zdaniem Polki wbrew pozorom wybór miejsca dla urządzenia do zbiórki to nie jest kwestia „gdzie się zmieści”, tylko „gdzie będzie naprawdę działać”.
Jeśli chodzi o wymagania techniczne, Polka zwraca uwagę przede wszystkim na trzy rzeczy: dostęp do zasilania, wentylację i zabezpieczenie przestrzeni, np. przed nadmierną wilgocią. Maszyny mają różne wymiary i funkcjonalności – niektóre zbierają tylko jedną frakcję, inne dwie albo trzy, więc trzeba dopasować urządzenie do warunków konkretnej placówki. Dla mniejszych sklepów dostępne są kompaktowe modele, które zmieszczą się nawet na kilku metrach kwadratowych.
- Z naszej strony zapewniamy pełne wsparcie – od konsultacji lokalizacji, przez dostarczenie sprzętu, po integrację z systemem kasowym, jeśli sklep się na to zdecyduje. I co ważne: system nie kończy się na maszynie. Za każdym urządzeniem stoi cała infrastruktura – worki, plombowanie, system informatyczny, logistyka odbioru. Właśnie po to prowadzimy pilotaże z sieciami handlowymi, żeby wszystkie te elementy zadziałały w praktyce, zanim ruszymy z pełną skalą - podkreśla Magdalena Markiewicz.
System kaucyjny: wyzwania według operatora systemu
To w punktach handlowych spotykają się wszystkie elementy systemu: technologia, logistyka, przepisy i codzienna obsługa klienta. Wraz ze wzrostem liczby zwrotów mogą pojawić się wyzwania: od organizacji miejsca na opakowania, przez ustalenie rytmu odbiorów, po bieżącą komunikację z klientami. Szczególnie ważne będzie radzenie sobie z sytuacjami nietypowymi – takimi jak zwrot uszkodzonych butelek, opakowań bez etykiety czy spoza systemu.
Doświadczenia z krajów takich jak Litwa, Irlandia czy Słowacja pokazują, że początek działania systemu – rozumiany właśnie jako moment, gdy konsumenci zaczynają go realnie używać – bywa najbardziej wymagający. Tam, gdzie zabrakło czytelnych instrukcji i wsparcia dla personelu, szybko pojawiały się napięcia i nieporozumienia.
- Dlatego kładziemy duży nacisk na to, by sklepy miały nie tylko odpowiednie wyposażenie i zapewniony odbiór minimum czterech worków w ciągu 24 godzin, ale też konkretne narzędzia ułatwiające codzienną pracę: proste scenariusze postępowania, materiały wizualne i szybki kontakt z zespołem wsparcia IT. Dzięki temu przejście przez ten pierwszy, najbardziej intensywny etap będzie znacznie łatwiejsze – i bezpieczniejsze zarówno dla zespołów, jak i klientów - wymienia Magdalena Markiewicz.
System kaucyjny: kiedy rozpocząć szkolenia personelu?
Zdaniem operatora systemu kaucyjnego szkolenia warto zacząć nie w ostatnim tygodniu, tylko wtedy, gdy sklep zdecyduje się na konkretny model zbiórki – ręczny albo automatyczny – i wiadomo, jak ten proces będzie wyglądał w praktyce.
- Nie chodzi przecież o teorię, tylko o realne sytuacje: klient oddaje zgniecioną butelkę, nie zgadza się na brak zwrotu kaucji czy zostawia zakrętki. Pracownicy muszą wiedzieć, co powiedzieć, co przyjąć, a co nie – i to w sposób, który nie powoduje konfliktu przy kasie - tłumaczy prezes PolKi.
Z jej rozmów ze sklepami wynika, że najwięcej wątpliwości budzą sytuacje nietypowe – czyli takie, które nie mieszczą się w schemacie. Dlatego warto przygotować z personelem konkretne scenariusze: co robić przy zwrocie szkła, jak przekazać klientowi, że butelka jest spoza systemu, kto na zmianie ma kontakt z operatorem.
- To naprawdę podstawowe rzeczy, ale jeśli nie są omówione wcześniej, potrafią zatrzymać cały ruch przy kasie. Nie trzeba wielkiej teorii – wystarczy, żeby zespół wiedział, jak wygląda ich nowy rytm pracy i co robić, kiedy coś pójdzie inaczej niż w planie. Wtedy cały ten system staje się po prostu częścią codziennej obsługi - tłumaczy.
Przypomina, że PolKa jest inicjatywą producentów stworzoną po to, by pomagać sklepom w organizacji systemu kaucyjnego – najważniejsze jest żeby te opakowania naprawdę wracały. Nie w teorii, nie na papierze, tylko fizycznie – posegregowane, odebrane, rozliczone. I żeby nie było białych plam – takich miejsc, gdzie klient chce zwrócić butelkę, a sklep mówi „nie mamy systemu”.
Z perspektywy producentów, którzy finansują system, liczy się efektywność – kosztowa i operacyjna. Każde opakowanie, którego nie uda się odzyskać, to realna strata: opłata produktowa, nieosiągnięty poziom recyklingu, wyższy koszt jednostkowy. Dlatego ważna jest nie tylko dostępność punktów, ale ich gotowość do działania od pierwszego dnia – z przeszkolonym personelem, zorganizowaną logistyką i sprawnym rozliczeniem. System kaucyjny to nie projekt wizerunkowy. To mechanizm, który musi się spinać ekonomicznie – dla producenta, dla operatora i dla sklepu.
- Przy tym wszystkim nie możemy zapominać o dostępności rozumianej szerzej. Współpracujemy z Fundacją Podaj Dalej, która wspiera nas w testowaniu automatów tak, by były funkcjonalne także dla osób z niepełnosprawnościami – niedowidzących, poruszających się na wózkach czy mających trudności manualne. To ważne, bo system kaucyjny powinien być nie tylko efektywny, ale też inkluzywny – zaprojektowany z myślą o wszystkich użytkownikach, bez barier - podsumowuje Magdalena Markiewicz.
Sekcja 4. Przygotowania do systemu kaucyjnego okiem prawnika
Im bliżej uruchomienia systemu kaucyjnego, tym więcej pojawia się pytań, na które przepisy nie dają oczywistej odpowiedzi. Poprosiliśmy zatem Mateusza Glinkę, associate z zespołu prawa ochrony środowiska kancelarii Domański Zakrzewski Palinka, o wyjaśnienie choć części z nich.
- Z perspektywy sklepów zauważamy przede wszystkim, że ustawodawca dla większości obowiązków w ramach systemu kaucyjnego nie pozostawia wyboru – każdy sklep będzie uczestniczył w systemie kaucyjnym przynajmniej w zakresie uiszczania kaucji za opakowania napojów kupowanych od producenta lub hurtowni, i pobierania kaucji przy sprzedaży tych napojów - to pierwsza kwestia, którą rozstrzyga prawnik.
Druga: dodatkowe obowiązki sklepów w tym systemie będą zależały od tego, jaką rolę przypisał im ustawodawca. Ta zaś wiąże się z powierzchnią sprzedaży i oferowanym asortymentem. Wiadomo, że każdy sklep o powierzchni sprzedaży powyżej 200 mkw. będzie punktem zbiórki opakowań, jeśli są w nim sprzedawane napoje w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym (nawet jeśli nie jest to sklep typowo spożywczy).
Mniejsze sklepy będą miały wybór w tej kwestii – z tym, że jeśli mają w swojej ofercie napoje w szklanych butelkach zwrotnych, będą musiały zbierać wszystkie takie opakowania. W niektórych przypadkach sklepy mogą być uznane także za producentów napojów w opakowaniach – np. jeżeli oferują soki wyciskane na miejscu, co może wiązać się z koniecznością współfinansowania działalności systemu kaucyjnego.
- W związku z tym kluczowym etapem przygotowania do uczestnictwa w systemie kaucyjnym jest poprawna identyfikacja ról, jakie będzie w nim odgrywał dany sklep - uważa Mateusz Glinka.
Zwraca też uwagę, że nawet jeśli sklep nie będzie podejmował innych działań niż pobieranie kaucji, przygotowanie się do wejścia w życie systemu kaucyjnego może stanowić wyzwanie. Mimo że obecnie placówki handlowe nie mają obowiązku przekazywania pobranej kaucji podmiotom reprezentującym systemy kaucyjne (jak miało to miejsce w pierwotnym kształcie systemu), ustawa nadal nakłada na takie sklepy obowiązek zawarcia umowy z tymi podmiotami, i to pod rygorem kary administracyjnej kary pieniężnej.
- Obecnie jednak nie jest jasne, jaki praktyczny cel ma spełniać tego typu umowa, skoro kaucja pobierana przez sklep ma kompensować koszt kaucji, którą sklep uiścił przy nabyciu towaru - przyznaje prawnik.
Praktycznym aspektem przygotowań, na które zwraca uwagę, jest w szczególności odpowiednie przygotowanie systemów kasowych – pod kątem doliczania kaucji przy sprzedaży, a także integracji z ewidencją nabytych i sprzedanych produktów objętych systemem kaucyjnym, którą będzie musiał prowadzić każdy sklep. Sprzedając napoje w butelkach i puszkach zwrotnych, trzeba będzie także pamiętać o edukacji konsumentów poprzez wywieszenie w widocznym miejscu informacji o możliwościach zwrotu opakowań i odzyskania wpłaconej przez nich kaucji.
A na jakie aspekty w umowach kupna/leasingu automatów do zbiórki butelek właściciel sklepu powinien szczególnie zwrócić uwagę?
- Poza typowymi aspektami umów kupna czy leasingu, takich jak cena (wliczając w to dodatkowe koszty, takie jak koszt instalacji) czy okres leasingu, umowy dotyczące automatów do zbiórki butelek powinny uwzględniać specyfikę ich działania - tłumaczy Mateusz Glinka.
I precyzuje: - Aby w pełni wykorzystać ich funkcjonalność i usprawnić zbiórkę w sklepie, automaty te powinny zapewniać migrację danych zarówno do wewnętrznej ewidencji sklepu, jak i do systemu IT zarządzanego przez podmiot reprezentujący system kaucyjny. Przed wyborem urządzenia i zawarciem umowy warto zweryfikować, czy system operacyjny nabywanego urządzenia będzie kompatybilny z wymogami określonymi w ramach systemu kaucyjnego, do którego sklep zamierza przystąpić. Rozwiązaniem zabezpieczającym interesy sklepu w tym zakresie może być uregulowanie w umowie testów urządzenia na miejscu lub wskazanie okresu próbnego, który pomoże ustalić, czy automat odpowiada w pełni wymaganiom sklepu i jego klientów - podpowiada.
Innym aspektem, na który jego zdaniem warto zwrócić uwagę przy nabyciu urządzenia, są deklarowane przez sprzedawcę (lub producenta) warunki wsparcia technicznego i gwarancji. Co ważne, wsparcie powinno obejmować zarówno działanie fizycznych elementów urządzenia, ale także regularne aktualizacje systemu operacyjnego automatu. W końcu, w przypadku leasingu automatu, istotne są również postanowienia dotyczące własności urządzenia po zakończeniu leasingu.
- Warto zwrócić uwagę, czy – i na jakich warunkach – możliwy jest odkup urządzenia, i czy demontaż urządzenia będzie wiązać się z dodatkowymi kosztami. Warunki związane z zakończeniem leasingu będą szczególnie ważne w przypadku największych automatów - twierdzi prawnik.
Przedstawiciel kancelarii Domański Zakrzewski Palinka uważa, że jeśli sklep na początku poprawnie zidentyfikuje role, jakie będzie odgrywał w ramach systemu kaucyjnego, przygotowanie się do niego nie powinno być znacznym problemem.
- Obowiązujące przepisy mogą jednak generować wątpliwości, jak w przypadku zakresu obowiązkowych umów między sklepem niezwracającym kaucji a podmiotem reprezentującym - przyznaje.
Uważa jednak, że największym wyzwaniem czekającym wszystkie sklepy będzie jednak nieuchronna zmiana przepisów dotyczących systemu kaucyjnego, która będzie wynikać z przyjęcia nowej ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi, zapowiedzianej przez Ministerstwo Klimatu i Środowiska na III kwartał tego roku.
W opisie projektu ustawy w wykazie prac legislacyjnych rządu nie znalazły się żadne wskazówki, w jakim kierunku pójdą zmiany systemu kaucyjnego. Jednocześnie zmiany będą konieczne w związku z potrzebą dostosowania przepisów do nowego unijnego rozporządzenia ws. opakowań i odpadów opakowaniowych (PPWR).
- Ponieważ do uruchomienia deklarowanej daty systemu kaucyjnego zostały niecałe dwa miesiące, nie wiadomo czy obowiązki związane z pobieraniem i zwracaniem kaucji nie ulegną dodatkowemu odroczeniu, a także jak będą one ostatecznie wyglądać - podsumowuje Mateusz Glinka.
System kaucyjny: podsumowanie przygotowań do startu
System kaucyjny nie będzie wdrażany z dnia na dzień – ale czekanie na ostatnią chwilę to ryzyko paraliżu operacyjnego i dezorientacji. Sklepy, które już dziś rozpoczną przygotowania, nie tylko łatwiej dostosują się do nowych regulacji, ale też mogą zyskać przewagę konkurencyjną – jako placówki nowoczesne, odpowiedzialne i dostosowane do oczekiwań ekologicznie świadomych klientów.
Sam system to nie tylko obowiązek. To również szansa na budowanie pozytywnego wizerunku, wzrost lojalności konsumenckiej i realny wpływ na poprawę stanu środowiska. Odpowiedzialne przygotowanie sklepu to inwestycja, która w dłuższej perspektywie może się opłacić – nie tylko wizerunkowo, ale i operacyjnie.
