Co to jest KSeF? Terminy wdrożenia i obowiązki przedsiębiorców
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma, która służy do wystawiania, przesyłania, odbierania, udostępniania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Jest to też jednocześnie system, który wprowadza centralny rejestr faktur w obrocie gospodarczym – zarówno tych wystawionych, jak i otrzymanych.
KSeF w Polsce będzie wdrażany w dwóch etapach z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców:
- od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie duże firmy, czyli podatników, których wartość sprzedaży za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł wraz z podatkiem,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, w tym większości MŚP i jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG), jak np. część franczyzobiorców.
Natomiast podatnicy o najniższych przychodach muszą przystąpić do KSeF najpóźniej 1 stycznia 2027 r. Dotyczy to podmiotów, których transakcje obejmują kwoty do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie.
Dodatkowo należy pamiętać, że każdy przedsiębiorca będzie miał obowiązek odbierania faktur z KSeF już od 1 lutego 2026 roku.
Pełne ABC e-faktur może poznać w tym artykule: KSeF w handlu i FMCG: terminy, obowiązki, koszty [Przewodnik cz. 1]
KSeF i AI to punkt zwrotny w pracy działów księgowych i finansowych
Jednak zdaniem ekspertów wprowadzenie obowiązkowego KSeF to także punkt zwrotny w cyfryzacji całej księgowości oraz administracji skarbowej. Jak tłumaczą, system e-faktur obejmie wszystkich przedsiębiorców, którzy będą wystawiać ustrukturyzowane faktury elektroniczne. Będą one miały jednolity, szczegółowy format, a to daje zupełnie nowe możliwości automatyzacji procesów finansowych, które nie były możliwe przy dotychczasowym obiegu dokumentów.
– W połączeniu z możliwościami, jakie oferuje sztuczna inteligencja staje się naturalnym narzędziem, które może wykorzystać potencjał ujednoliconych danych do radykalnego usprawnienia pracy działów księgowych i finansowych – zauważa Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos.
Format XML e-faktur to ideał dla narzędzi AI
Ekspert z Exorigo-Upos przy tym zaznacza, że uczenie maszynowe jest tak dobre, jak dane, na których operuje. Dzięki wdrożeniu KSeF z jednolitym formatem XML dla wszystkich faktur, w miejsce papierowych i nieustrukturyzowanych faktur PDF, AI będzie mogła znacznie łatwiej i szybciej działać na danych finansowych. Każda faktura w Krajowym Systemie e-Faktu zawiera te same elementy zapisane w identyczny sposób:
- dane kontrahenta,
- pozycje towarowe,
- kwoty,
- stawki VAT,
- terminy płatności.
