Przewodnik po KSeF dla handlu i FMCG
Zegar tyka nieubłaganie i do 1 lutego 2026 roku nie zostało zbyt wiele czasu. A to właśnie wówczas znaczna część firm z branży handlowej i FMCG będzie musiała zacząć wystawiać wszystkie faktury w KSeF. Rewolucja obejmie aż 2,8 mln firm w Polsce. A ponieważ system łączy w sobie kwestie związane z podatkami, finansami i informatyką, wszyscy wiedzą, że robi się poważnie. Wystarczy sobie przypomnieć wdrażanie JPK, aby wczuć się w klimat, jaki zapanuje na początku 2026 roku w wielu spółkach.
Dlatego portal wiadomoscihandlowe.pl, wraz z ekspertami, będzie w najbliższych tygodniach przybliżał wszystkie kwestie związane z poprawnym wdrożeniem KSeF. Będziemy wyjaśniać terminy i procesy oraz podpowiadać, jak uniknąć pułapek przy wprowadzaniu systemu. Razem z ekspertami będziemy również doradzać, jak tę rewolucję zamienić w korzyść dla własnego biznesu.
Pierwsza część „Przewodnik po KSeF” dotyczy samych podstaw tego systemu oraz newralgicznych terminów dla poszczególnych firm.
Co to jest KSeF i dlaczego Polska wprowadza Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma, która służy do wystawiania, przesyłania, odbierania, udostępniania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Jest to też jednocześnie system, który wprowadza centralny rejestr faktur w obrocie gospodarczym – zarówno tych wystawionych, jak i otrzymanych.
Ministerstwo Finansów tłumaczy, że wprowadza KSeF po to, by zwiększyć efektywność kontroli skarbowych i transparentność obrotu gospodarczego. Rząd prognozuje, że w 2026 roku, dzięki uszczelnieniu systemu podatkowego poprzez KSeF oraz JPK_CIT, budżet państwa zyska dodatkowe 170 mln zł. Kolejne 30 mln zł powinno wpłynąć z tytułu egzekucji.
Resort przekonuje, że wprowadzenie KSeF przyniesie wiele korzyści, w tym szybszy zwrot VAT czy usprawnienie obiegu dokumentów między kontrahentami. KSeF ma także ułatwić archiwizację faktur, gdyż będą one przechowywane w systemie przez 10 lat.
Państwo polskie wprowadza KSeF, aby uszczelnić system podatkowy i skuteczniej prowadzić kontrole podatkowe. Jednak już teraz można być pewnym, że KSeF czekają duże zmiany, co wynika z unijnego pakietu ViDA (VAT in Digital Age). Jeden z filarów ViDA zakłada wprowadzenie w całej UE obowiązkowego e-fakturowania i raportowania VAT w czasie rzeczywistym. A zatem Polska z KSeF wydaje się być jednym z liderów w tym aspekcie. Jednak polski format e-faktury (XML) znacznie odbiega od unijnego standardu EN 16931 – mają inną strukturę, logikę i zakres danych. To oznacza, że wkrótce czeka nas kolejna rewolucja.
Jakie są terminy wprowadzenia KSeF i kogo dotyczy ten obowiązek?
Rząd określił, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie miał każdy podatnik VAT, którego obecnie dotyczy obowiązek wystawienia faktur. Nowy obowiązek dotyczy wszystkich podatników VAT, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.
KSeF w Polsce będzie wdrażany w dwóch etapach z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców:
- od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie duże firmy, czyli podatników, których wartość sprzedaży za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł wraz z podatkiem,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, w tym większości MŚP i jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG), jak np. część franczyzobiorców.
Wyjątkiem są podatnicy o najniższych przychodach, których transakcje obejmują kwoty do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie. Oni muszą przystąpić do KSeF najpóźniej 1 stycznia 2027 r.
Na dodatek, do końca 2026 r. skarbówka nie będzie nakładać kar za błędy w korzystaniu z KSeF.
Jakie transakcje obejmie KSeF?
Warto zwrócić uwagę, że KSeF dotyczy wyłącznie faktur VAT. Poza systemem pozostaną zatem m.in.:
- rachunki w rozumieniu ordynacji podatkowej, np. wystawiane przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT lub osoby prywatne,
- faktury pro forma,
- noty obciążeniowe i uznaniowe,
- faktury VAT RR wystawiane przez rolników ryczałtowych,
- inne dokumenty wewnętrzne, które nie są fakturami VAT.
Polskie prawo określa, że Krajowy System e-Faktur obejmie wszystkie faktury sprzedażowe wystawiane w relacji B2B. Dotyczy to zarówno transakcji krajowych, jak i sprzedaży usług lub towarów dla zagranicznych podmiotów.
Natomiast KSeF nie jest obowiązkowy dla faktur, które dotyczą m.in.:
- sprzedaży konsumenckiej (B2C) – nie powstaje obowiązek, ale można wystawić fakturę w KSeF dobrowolnie,
- sprzedaży biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych i komunikacji miejskiej czy opłat autostradowych.
Istnieją również kategorie sprzedaży, takie jak świadczenie usług zwolnionych z VAT, które mogą być dokumentowane innymi rodzajami dokumentów niż faktury.
Data wystawienia faktury w KSeF – od czego zależy
Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej w Krajowym Systemie e-Faktur będzie datą jej przesłania do KSeF. W praktyce oznacza to, że moment nadania fakturze numeru identyfikacyjnego w KSeF będzie jednoznaczny z momentem jej wystawienia. Mimo tego przedsiębiorca lub księgowy muszą pamiętać o uzupełnieniu pola P_1, informującego o dacie wystawienia dokumentu.
Dodatkowo warto zwrócić uwagę, że data wystawienia faktury w KSeF zależy od tego, czy była ona wystawiona w trybie online (podstawowy), czy offline. W trybie online faktura ma datę wystawienia tożsamą z dniem jej przesłania do KSeF. Natomiast w przypadku faktur wystawionych w trybie offline24, faktury te uznaje się za wystawione w dacie wskazanej przez podatnika w polu P_1.
– W przypadku braku zgody nabywcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF, sprzedawca może przekazać, po uprzednim wystawieniu faktury ustrukturyzowanej w KSeF, dokument w inny sposób, np. e-mailem (PDF) lub pocztą (wydruk). W takiej sytuacji dla sprzedawcy wiążąca jest data przesłania faktury do KSeF, natomiast nabywca ma prawo odliczenia nie wcześniej niż w momencie otrzymania faktury poza KSeF – wyjaśnia Ministerstwo Finansów.
Faktura elektroniczna w PDF a faktura ustrukturyzowana w KSeF – czym się różnią?
Choć wiele osób utożsamia fakturę elektroniczną z plikiem PDF przesyłanym e-mailem, to w rzeczywistości faktura ustrukturyzowana w KSeF jest zupełnie innym dokumentem.
Faktura w PDF jest jedynie cyfrowym obrazem tradycyjnej faktury papierowej – jej treść można odczytać wzrokowo, ale systemy księgowe nie są w stanie automatycznie przetwarzać zawartych w niej danych bez użycia narzędzi OCR. Zatem czym się różni taka faktura od tej w pliku PDF, a w czym jest podobna?
Oba dokumenty zawierają podstawowe dane jak: dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi, ilość i jednostki miary, kwoty oraz stawki VAT, jak również daty. Natomiast faktura ustrukturyzowana musi mieć jednolity format XML i być zgodny ze strukturą logiczną FA3, która będzie obowiązywała od 1 lutego 2026 r. Dodatkowo każda faktura, która zostanie wprowadzono do KSeF ma swój unikalny numer.
Oba dokumenty zawierają podstawowe dane jak: dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi, ilość i jednostki miary, kwoty oraz stawki VAT, jak również daty. Natomiast faktura ustrukturyzowana musi mieć jednolity format XML i być zgodny ze strukturą logiczną FA3, która będzie obowiązywała od 1 lutego 2026 r. Dodatkowo każda faktura, która zostanie wprowadzono do KSeF ma swój unikalny numer.
Dodatkowo warto pamiętać, że dotychczasowe faktury wysyłane e-mailem w formacie PDF, powszechne dziś w obiegu gospodarczym, nie będą uznawane za faktury w rozumieniu przepisów podatkowych. Ale fakturę z KSeF można zapisać do PDF-a lub wydrukować.
Faktury masowe w KSeF
Dla firm z branży handlowej oraz FMCG kluczowe znaczenie ma możliwość wystawiania faktur masowych. Ministerstwo Finansów potwierdziło, że KSeF przewiduje taką funkcjonalność. Przedsiębiorca będzie mógł wystawić jednocześnie wiele faktur, wysyłając je zbiorczo w jednym pliku XML.
Korekty faktur w KSeF – czy są możliwe?
KSeF umożliwia dokonywanie korekt wystawionej już faktury. Można jej dokonać, jeśli doszło do pomyłki w danych, podania błędnej kwoty lub ilości. Korekta faktury w KSeF jest także możliwa w sytuacji, gdy klient zwraca towar lub firma udziela dodatkowego rabatu. Można tego dokonać poprzez wystawienie faktury korygującej. Krajowy System e-Faktur nie limituje liczby wystawianych faktur korygujących.
– W przypadku korekt niewpływających na wartość podstawy opodatkowania i kwotę podatku (np. data sprzedaży, oznaczenie FP, TP, adnotacja MPP, symbole GTU) w fakturze korygującej należy wskazać prawidłową treść korygowanych pozycji – informuje resort finansów.
Co istotne, jeżeli przedsiębiorca wprowadził błędny NIP nabywcy, nie może tego błędu naprawić poprzez korektę, jak dotychczas. W takiej sytuacji musi najpierw wystawić korektę do zera dla błędnego kontrahenta, a następnie nową fakturę pierwotną dla właściwego numeru.
Anulowanie faktury w KSeF
W Krajowym Systemie e-Faktur nie warto spieszyć się z wystawianiem faktur, gdyż każdy dokument, który trafi do systemu, automatycznie wchodzi do obiegu prawnego. KSeF nie pozwala usunąć lub anulować faktury, która została wystawiona niepotrzebnie. Jeżeli zatem doszło do wystawienia faktury przez pomyłkę lub klient rozmyślił się i transakcja ostatecznie nie doszła do skutku, należy wystawić fakturę korygującą do zera. Jeśli doszło do podania błędnego NIP-u, wówczas należy wystawić fakturę korygującą do zera na przedsiębiorcę, którego NIP został błędnie użyty, a następnie nową fakturę już na prawidłowy NIP.
Korzyści dla biznesu z wejścia w życie KSeF
Ministerstwo Finansów przekonuje, że wdrożenie KSeF w Polsce to nie tylko nowe obowiązki, ale również korzyści dla przedsiębiorców. Oto kilka przykładów:
- możliwość uzyskania zwrotu podatku VAT naliczonego w terminie 40 dni, zamiast standardowych 60 dni,
- wyeliminowanie konieczności przechowywania i archiwizacji większości faktur,
- możliwość szybkiej, zautomatyzowanej wymiany faktur elektronicznych między firmami,
- automatyczne importowanie danych z dokumentów zakupowych do systemu finansowo-księgowego,
- wprowadzenie jednolitego formatu faktury,
- brak obowiązku dostarczania do urzędu faktur (np. w formie JPK_FA) w trakcie kontroli lub czynności sprawdzających.
Koszty wdrożenia KSeF w firmie
Teoretycznie wdrożenie KSeF w firmie może być bezkosztowe, bowiem Ministerstwo Finansów zapewnia bezpłatne narzędzia. Od listopada dostępna jest już wersja testowa Aplikacji Podatnika KSeF. Natomiast od 1 lutego 2026 r. będzie dostępna również bezpłatna Aplikacja Mobilna KSeF.
Jednak takie rozwiązanie może być skuteczne głównie przy jednoosobowej działalności gospodarczej, gdy przedsiębiorca nie ma zbyt wielu faktur do wystawienia w ciągu miesiąca. Przy większych firmach, a w handlu i branży FMCG zwłaszcza, warto pomyśleć o integracji systemów ERP z KSeF.
Koszty programów lub platform, które ułatwiają zarządzanie fakturami w Krajowym Systemie e-Faktur, zaczynają się od 50–60 zł miesięcznie (dla JDG, przy kilku fakturach miesięcznie). Bardziej zaawansowane programy to koszt od 6 do 8 tys. zł. Przy połączeniu KSeF z elektroniczną wymianą danych (EDI) warto porozmawiać indywidualnie z dostawcą oprogramowania o potrzebach i cenie.
Do kosztów wdrożenia KSeF w firmie warto także doliczyć wydatki na szkolenie pracowników działu księgowo-finansowego oraz ewentualne konsultacje z ekspertami.
Obawy, czyli czego boją się księgowi w KSeF
Warto również dodać, że wielu przedsiębiorców obawia się wejścia w życie KSeF. Najwięcej obaw, co oczywiste, mają zespoły księgowe w firmach. Potwierdzają to badania SW Research przeprowadzone na zlecenie fillup k24.
Do największych obaw księgowych w związku ze zbliżającym się KSeF należą:
- trudności techniczne, np. awarie systemu, brak stabilności działania KSeF – 44 proc. ankietowanych,
- problemy z integracją programów księgowych z KSeF – 38,6 proc.,
- strach przed ponoszeniem odpowiedzialności za niezawinione błędy w systemie – 35 proc.
Odrzucenie faktury w KSeF pomyłkowo wystawionej na firmę
Niestety KSeF ma też pewne ograniczenia. Jednym z przykładów jest brak możliwości odrzucenia faktury już przyjętej przez KSeF, która została błędnie wystawiona na naszą firmę – np. przez pomyłkę w numerze NIP.
Resort finansów wskazuje, że w takiej sytuacji wystawca faktury jest zobligowany do wystawienia korekty do zera na przedsiębiorcę, którego NIP został błędnie użyty. To po stronie przedsiębiorcy, na którego błędnie wystawiono dokument, leży kontakt z firmą, która popełniła błąd.
Natomiast system KSeF umożliwia zgłaszanie administracji skarbowej faktur, w stosunku do których zachodzi podejrzenie oszustwa.
Proforma a KSeF
Przedsiębiorcy, którzy obecnie posługują się fakturami pro forma, będą musieli działać niejako w dwóch systemach. Jak podaje Ministerstwo Finansów, tzw. „proforma” nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT, dlatego wystawianie takich dokumentów w KSeF nie jest możliwe.
Zatem „proforma” może być nadal przesyłana mailem w formacie PDF, ale faktura VAT związana z tym dokumentem będzie musiała przejść przez KSeF.
Samofakturowanie w KSeF
Jak podkreśla resort finansów, KSeF daje możliwość samofakturowania.
– Nabywca może wystawić fakturę w imieniu sprzedawcy, ale sprzedawca musi wcześniej nadać mu takie uprawnienie w KSeF – wskazuje Ministerstwo Finansów.
Tryb Offline24 w KSeF
Resort finansów, wprowadzając Krajowy System e-Faktur, zapewnia możliwość wystawiania faktur w tzw. trybie „offline24”. O jego wprowadzenie postulowali przedsiębiorcy z niemal wszystkich branż.
Tryb Offline24 w KSeF umożliwia wystawienie faktury nawet przy trudnościach wynikających np. z jakości połączenia internetowego czy awarii lub konserwacji systemu. Dzięki temu data wystawienia faktury w KSeF będzie zgodna z tą wskazaną w treści faktury przez wystawcę (pole P_1), i to bez względu na to, czy faktura zostanie wystawiona w trybie online, czy offline24.
Wizualizacja faktury a KSeF
Z punktu widzenia branży handlowej, zwłaszcza e-commerce, istotna jest kwestia związana z wizualizacją faktury VAT wystawionej w KSeF. Co ważne, taka faktura może być nie tylko dokumentem sprzedażowym, ale także doskonałym narzędziem marketingowym. Dodatkowo Ministerstwo Finansów nie narzuca w tej kwestii większych ograniczeń.
– Wizualizacja musi odzwierciedlać pod względem merytorycznym dane w KSeF, aby nie wprowadzać w błąd co do warunków transakcji i jej rozliczenia, jednak podatnik ma prawo do umieszczania dowolnych elementów graficznych i marketingowych na fakturze – wyjaśnia resort finansów.
Załączniki do faktur a KSeF
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy do faktur w KSeF można dołączać załączniki – np. specyfikacje dostaw, umowy, potwierdzenia odbioru. Ministerstwo Finansów dopuszcza taką możliwość, ale tylko w sposób pośredni.
– KSeF nie pozwala na załączanie plików do faktury ustrukturyzowanej, ale można w niej wskazać link do repozytorium, w którym przechowywane są takie dokumenty. Link ten powinien być trwały i zapewniać dostęp przez cały okres archiwizacji faktury – podaje resort finansów.
Już teraz zachęcamy do śledzenia kolejnych artykułów z serii "Przewodnika po KSeF".
