Adres firmy nie musi być magazynem
W handlu stacjonarnym lokal pełni zazwyczaj kilka funkcji jednocześnie. Jest miejscem sprzedaży, zapleczem, magazynem i siedzibą przedsiębiorstwa. W e-commerce poszczególne elementy działalności można rozdzielić.
Towar może znajdować się w magazynie, centrum logistycznym albo u operatora realizującego zamówienia. Pracownicy mogą wykonywać obowiązki zdalnie, a księgowość i obsługa informatyczna nie muszą pracować pod jednym adresem. W tej sytuacji wynajmowanie tradycyjnego biura wyłącznie po to, aby zarejestrować działalność i odbierać listy, często nie ma ekonomicznego uzasadnienia.
Jakie koszty generuje tradycyjny lokal?
Sam czynsz stanowi tylko część wydatków. Do kosztów prowadzenia biura dochodzą opłaty eksploatacyjne, energia, internet, wyposażenie, sprzątanie oraz ewentualne naprawy. Umowa najmu może również wymagać wpłacenia kaucji i zobowiązania się do korzystania z lokalu przez określony czas.
Dla młodego sklepu internetowego większe znaczenie może mieć przeznaczenie tych środków na reklamę, rozwój platformy sprzedażowej, zatowarowanie albo poprawę obsługi klienta. Stały lokal warto utrzymywać wtedy, gdy jest faktycznie potrzebny zespołowi lub klientom, a nie tylko ze względu na konieczność posiadania adresu.
Wirtualny adres jako element zaplecza e-commerce
Alternatywą dla samodzielnego najmu lokalu może być wirtualne biuro w Warszawie. Przedsiębiorca otrzymuje adres, z którego może korzystać zgodnie z zawartą umową, a przychodząca korespondencja jest odbierana podczas godzin pracy biura.
Takie rozwiązanie pomaga również oddzielić życie prywatne od działalności gospodarczej. Adres mieszkania nie musi pojawiać się w rejestrach, dokumentach firmowych i korespondencji z kontrahentami. Ma to szczególne znaczenie dla przedsiębiorców wynajmujących mieszkanie albo prowadzących sklep z własnego domu.
Adres w centrum miasta może być przydatny również podczas rozmów z dostawcami, bankiem czy partnerami biznesowymi. Jeżeli zachodzi potrzeba osobistego spotkania, przedsiębiorca może skorzystać z sali zamiast przyjmować kontrahentów w mieszkaniu lub kawiarni.
Korespondencja, przesyłki i zwroty to różne sprawy
Wybierając wirtualne biuro, należy sprawdzić dokładny zakres obsługi. Odbieranie listów urzędowych nie zawsze oznacza przyjmowanie dużych paczek, dostaw paletowych albo zwrotów od klientów.
Sklep powinien zatem oddzielnie ustalić adres siedziby, miejsce przechowywania towaru oraz adres obsługi reklamacji i zwrotów. Mogą to być różne lokalizacje, pod warunkiem że informacje przekazywane klientom są jasne i aktualne. Jeżeli operator wirtualnego biura nie przyjmuje przesyłek zawierających zwracane produkty, należy wskazać klientom adres magazynu lub partnera logistycznego.
Kiedy własne biuro będzie lepszym rozwiązaniem?
Tradycyjny lokal może być potrzebny sklepom zatrudniającym liczny zespół pracujący na miejscu, prowadzącym regularne prezentacje produktów albo łączącym sprzedaż internetową ze stacjonarną. Może być również uzasadniony, gdy przedsiębiorca samodzielnie pakuje dużą liczbę zamówień i potrzebuje powierzchni magazynowo-biurowej.
W pozostałych przypadkach bardziej elastyczny model pozwala dopasować zaplecze do skali działalności. Sklep może korzystać osobno z adresu firmy, magazynu i usług logistycznych, płacąc tylko za rzeczywiście potrzebne elementy. Dzięki temu łatwiej rozpocząć sprzedaż, przetestować rynek i rozwijać działalność bez podejmowania od razu kosztownego zobowiązania związanego z wynajmem całego biura.
