System ERP to podstawa efektywnego e-commerce

Sprzedaż internetowa rozwija się znakomicie. W Polsce działa obecnie ok. 250 tys. firm prowadzących sprzedaż online, jak wynika z analizy przeprowadzonej w połowie marca 2022 r. przez globalną wywiadownię gospodarczą Dun & Bradstreet. Z tej liczby 52,6 tys. przedsiębiorstw jest od początku zarejestrowanych w KRS jako sklepy internetowe, a pozostała część to firmy, które z czasem rozszerzyły swoją podstawową działalność o kanał online i dodały do niej kod PKD oznaczający sprzedaż przez internet. W ciągu ostatnich pięciu lat, od 2017 r., zrobiło tak w sumie 178 tys. firm, z czego niemal 120 tys., czyli 67 proc., tylko w 2021 r. To o 70 proc. więcej niż rok wcześniej.

Jednocześnie zmienia się sposób obsługi klientów. W handlu dotychczas królował towar i jego cena. Dziś coraz częściej wiele przedsiębiorstw z branży handlowej odnosi sukcesy dzięki wykorzystaniu technologii. Niezależnie od wielkości e-sklepu właściciel musi mieć pełną kontrolę nad wszystkim, co się w nim dzieje.

Jeszcze kilka lat temu wielu właścicieli sklepów internetowych, rozpoczynając działalność, traktowało sprzedaż w sieci jako dodatkowe źródło dochodu. Nie dysponowali zbyt dużymi funduszami na rozpoczęcie sprzedaży internetowej, co oznacza, że wiele sklepów internetowych było i ciągle jest prowadzonych w oparciu o podstawowy system e-commerce wspierany przez oprogramowanie finansowo-księgowe. W takich sklepach często wiele operacji musi być prowadzone ręcznie, a pracownicy nie mają dostępu w czasie rzeczywistym do informacji o produktach, aktualnych stanach magazynowych, cennikach i promocjach. Gotowe oprogramowanie sklepu internetowego może być źródłem kłopotów, takich jak m.in. błędne adresowanie przesyłek czy utrzymywanie dalekiego od optymalnego poziomu zapasów. Co więcej, brak automatyzacji w przepływie danych skutkuje również opóźnieniami w dostawie zamówionych towarów, co ma bezpośrednie przełożenie na niezadowolenie klientów, większą liczbę zwrotów i w efekcie – utratę przychodów.

- Jeśli jednak postawi się na system klasy ERP, można zyskać kontrolę i nadzór nad wieloma obszarami swojej firmy z jednego miejsca. To w systemie ERP można m.in. prowadzić gospodarkę magazynową, kontrolować bieżący stan towarów, nadzorować przyjęcia i wydania magazynowe. Jest to również baza zamówień, które mogą przychodzić nie tylko z e-Sklepu, ale również ze sklepów stacjonarnych. Są to również bazy klientów, tych którzy zarejestrowali się w e-Sklepie i tych, którzy są stałymi klientami firmy. Takim klientom można w systemie ERP wystawić indywidualne rabaty lub proponować indywidualne ceny na towary. Integracja e-Sklepu z systemem ERP to większa kontrola nad procesami sprzedażowymi w firmie – wylicza Karolina Trela, product manager e-Commerce, Comarch.

Kompleksowe zarządzanie

System ERP (Enterprise Resource Planning) to oprogramowanie, które służy do kompleksowego zarządzania zasobami firmy. Umożliwia łatwe gromadzenie, przechowywanie, analizowanie i porównywanie danych. Oprogramowanie ERP charakteryzuje wspólna baza danych – czyli miejsce, w którym gromadzone są wszystkie informacje potrzebne do skutecznego prowadzenia firmy. Na przykład szczegółowe informacje dotyczące sprzedaży – np. liczba zamówień, stan płatności, suma sprzedaży netto, stany magazynowe czy dane teleadresowe klientów. 

System ERP dopasowuje się do konkretnych wymagań firmy. Oprogramowanie składa się z modułów, czyli narzędzi odpowiadających za konkretne działy firmy (m.in. handel, magazyn, księgowość, kadry płace, produkcja, projekty czy CRM). Każdy z nich odpowiada za inny obszar działania firmy, ale dane są dostępne we wspólnej bazie. Dzięki temu kadra zarządzająca zyskuje wgląd np. do zestawień finansowych, do których dane zaciągają się z różnych działów firmy.

Oprócz tego system ERP może wesprzeć codzienne zadania, wprowadzając mechanizmy automatyzujące. Przykładowo: jeśli zdefiniujemy stany minimalne produktów w magazynie, będzie on automatycznie generował zamówienie na towary, które się kończą. Dzięki temu nie trzeba analizować stanów magazynowych. System wykona to automatycznie i przygotuje gotowe zamówienia.

To nie koniec korzyści, bo m.in. sprawdzenie stanów magazynowych, wystawienie aukcji na platformach e-commerce typu Allegro, Amazon, Ebay czy Empik, zamówienie kuriera odbywają się z jednego miejsca. Z systemem ERP zapomina się o aktualizacjach poziomów sprzedaży, gdyż baza danych aktualizuje się automatycznie i jest widoczna dla wszystkich użytkowników systemu. Pozwala to na lepszą komunikację między pracownikami, szczególnie magazynu i działu sprzedaży. Wprowadzenie do sklepu internetowego systemu ERP umożliwia zapanowanie nad procesami w firmie.

Dzięki modułowości systemu możliwe jest dostosowanie jego funkcjonalności do aktualnej sytuacji firmy oraz jego rozbudowę wraz z pojawiającymi się nowymi potrzebami. Takie wydzielenie funkcjonalności sprawia, że systemy ERP sprawdzają się zarówno w małych, średnich, jak i dużych firmach, niezależnie od branży.

- Dla właścicieli sklepów internetowych taki system to wsparcie m.in. podczas kontrolowania stanów magazynowych które są prezentowane w sklepie internetowym oraz szybki wgląd do stanów „zarezerwowanych” w ramach konkretnego zamówienia. Jest to również kontrola stanów na zintegrowanych z e-Sklepem platformach marketplace, np. Allegro. Dzięki systemowi ERP sprzedawca może zastosować indywidualne podejście do klienta, nadając mu specjalny rabat na wybraną kategorię towarową, lub proponując indywidualne ceny swoim stałym klientom. Może również przypisać do swoich klientów dedykowanego opiekuna handlowego wówczas po zalogowaniu do e-Sklepu klient zobaczy dane do dedykowanej osoby kontaktowej. System ERP to również szybkie i bardziej zautomatyzowane zarządzanie zamówieniami. Dzięki niemu możliwe jest automatyczne wystawianie dokumentów sprzedażowych, zarządzanie zwrotami i reklamacjami oraz wysyłka towarów do klienta – opisuje Karolina Trela.

Solidne zaplecze

Nie tylko właściciel firmy skorzysta na zintegrowaniu systemu ERP z oprogramowaniem e-commerce. Zyska także pracownik, gdyż duża część obowiązków zostanie zautomatyzowana, dzięki czemu pracownicy będą mogli skupić się na mniejszej ilości zajęć wymagających ich bezpośredniego udziału. Ponadto przepływ informacji będzie płynniejszy, nie będzie problemów z przekazywaniem częściowo zrealizowanych zamówień innym pracownikom oraz zniknie potrzeba wielokrotnego przepisywania tych samych danych, przechowywanych w różnych programach. W efekcie skróci się czas realizacji zamówień i wyeliminowane zostaną pomyłki i przeterminowane zadania. 

Klienci sklepu internetowego, mimo że nie będą świadomi tego, jakie oprogramowanie jest wykorzystywane w e-sklepie, również odniosą szereg korzyści. Przede wszystkim zamówienia będą realizowane dużo szybciej. Uzyskają pewność, że towar jest rzeczywiście dostępny w magazynie i nie będą narażeni na ryzyko pomyłek, np. wysłanie paczki pod inny adres. Dodatkowo będą mieć dostęp do zawsze aktualnych informacji dotyczących oferty sklepu. Nie mniej ważną sferą działalności e-commerce jest zapanowanie nad zwrotem towarów. Dzięki systemowi ERP system zwrotów w e-sklepie może być realizowany w prosty oraz szybki sposób. Ponadto oprogramowanie ERP, stale aktualizowane przez producenta, umożliwia sprawną obsługę zwrotów w zgodzie z obowiązującym prawem. Zwrotów towarów nie należy bagatelizować. Zaprojektowanie tego procesu przekłada się na zaufanie klientów, a przyjmowanie zwrotów pomaga budować reputację marki jako otwartej na potrzeby klientów i godnej zaufania.

- Wybierając system ERP warto zwrócić uwagę czy w swojej ofercie posiada moduł lub wbudowaną integrację z usługą sklepu internetowego oraz w jakim zakresie dana integracja jest realizowana. Czy dostawca oprogramowania gwarantuje utrzymanie i stabilność integracji. Czy zapewnia stałą aktualizację rozwiązania. Naturalnie warto zwrócić uwagę na rozwiązania dostarczane od jednego producenta, wówczas taka integracja i jej stabilność jest naturalnie zapewniana – radzi Karolina Trela.

Zintegrowane korzyści

Zintegrowanie e-sklepu z systemem ERP zapewni wyższe przychody i większe zadowolenie klientów. Wszystko dzięki lepszemu planowaniu zapasów, redukcji błędów przy wprowadzaniu danych i skróceniu czasu realizacji zamówień. Coraz więcej firm decyduje się na inwestycję w system ERP. Zarządzanie sprzedażą z jednego miejsca to olbrzymie ułatwienie, które stworzy przewagę konkurencyjną.

- Wdrożenie systemu ERP w połączeniu z e-Sklepem to większa kontrola w zarządzaniu sprzedażą, począwszy od stanów magazynowych aż po zarządzanie bazą klientów. Jest to również zwiększone bezpieczeństwo przechowywania danych oraz szybki dostęp do analiz biznesowych. Dzięki systemowi ERP sprzedawca ma możliwość wprowadzenia automatyzacji części procesów w firmie, tym samym zwiększając efektywność czasu pracy. Dodatkowo rozwiązanie ERP i e-Sklepu dostarczane przez jednego producenta daje gwarancję stabilności integracji oraz utrzymania i rozwoju tych systemów w przyszłości – podsumowuje Karolina Trela.

Główne korzyści z wykorzystania systemu ERP

według ekomercyjnie.pl

Autor tekstu: Marcin Złoch