Zarząd sieci Stokrotka: Przygotowujemy szczegółowe wyjaśnienia dla UOKiK

Co to jest KSeF? Terminy wdrożenia i obowiązki przedsiębiorców

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma, która służy do wystawiania, przesyłania, odbierania, udostępniania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Jest to też jednocześnie system, który wprowadza centralny rejestr faktur w obrocie gospodarczym – zarówno tych wystawionych, jak i otrzymanych.

KSeF w Polsce będzie wdrażany w dwóch etapach z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców:

• od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie duże firmy, czyli podatników, których wartość sprzedaży za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł wraz z podatkiem,
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, w tym większości MŚP i jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG), jak np. część franczyzobiorców.

Natomiast podatnicy o najniższych przychodach muszą przystąpić do KSeF najpóźniej 1 stycznia 2027 r. Dotyczy to podmiotów, których transakcje obejmują kwoty do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie.

Dodatkowo należy pamiętać, że każdy przedsiębiorca będzie miał obowiązek odbierania faktur z KSeF już od 1 lutego 2026 roku.

Pełne ABC e-faktur może poznać w tym artykule: KSeF w handlu i FMCG: terminy, obowiązki, koszty [Przewodnik cz. 1]

KSeF i AI to punkt zwrotny w pracy działów księgowych i finansowych

Jednak zdaniem ekspertów wprowadzenie obowiązkowego KSeF to także punkt zwrotny w cyfryzacji całej księgowości oraz administracji skarbowej. Jak tłumaczą, system e-faktur obejmie wszystkich przedsiębiorców, którzy będą wystawiać ustrukturyzowane faktury elektroniczne. Będą one miały jednolity, szczegółowy format, a to daje zupełnie nowe możliwości automatyzacji procesów finansowych, które nie były możliwe przy dotychczasowym obiegu dokumentów.

– W połączeniu z możliwościami, jakie oferuje sztuczna inteligencja staje się naturalnym narzędziem, które może wykorzystać potencjał ujednoliconych danych do radykalnego usprawnienia pracy działów księgowych i finansowych – zauważa Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos.

Format XML e-faktur to ideał dla narzędzi AI

Ekspert z Exorigo-Upos przy tym zaznacza, że uczenie maszynowe jest tak dobre, jak dane, na których operuje. Dzięki wdrożeniu KSeF z jednolitym formatem XML dla wszystkich faktur, w miejsce papierowych i nieustrukturyzowanych faktur PDF, AI będzie mogła znacznie łatwiej i szybciej działać na danych finansowych. Każda faktura w Krajowym Systemie e-Faktu zawiera te same elementy zapisane w identyczny sposób:

• dane kontrahenta,
• pozycje towarowe,
• kwoty,
• stawki VAT,
• terminy płatności. 
  Dziękujemy, że nas czytasz!

  Pozostało jeszcze 69% tekstu

  Jeśli widzisz ten tekst, oznacza to, że wykorzystałeś limit bezpłatnych artykułów w tym miesiącu lub próbujesz przeczytać artykuł premium, dostępny wyłącznie dla naszych Subskrybentów. Wspieraj profesjonalne dziennikarstwo. Wykup subskrypcję i uzyskaj nieograniczony dostęp do naszego portalu.

  Kliknij i sprawdź wszystkie korzyści z prenumeraty WH Plus Posiadasz subskrybcję? Zaloguj się.

  DOSTĘP 30 DNI

  34,99 zł - 30 dni

  Wykup dostęp

  PRENUMERATA ROCZNA WH PLUS

  399,99 zł - 365 dni

  Wykup dostęp

  W RAMACH SUBSKRYBCJI OTRZYMASZ:

  • Dostęp do ekskluzywnych treści publikowanych wyłącznie na naszym portalu
  • Dostęp do wszystkich bieżących artykułów - newsów, analiz, raportów, komentarzy, wywiadów
  • Dostęp do całego archiwum artykułów na portalu wiadomoscihandlowe.pl - ponad 50 tys. materiałów dziennikarskich

  W ramach Prenumeraty WH Plus także:

  • 6 wydań magazynu Wiadomości Handlowe w wersji drukowanej i e-wydania
  • Raport:Lista 60 regionalnych i lokalnych spożywczych sieci handlowych – trendy, prognozy wyzwania dla małych sieci
  • Tygodniowy przegląd kluczowych informacji i analiz. W każdy piątek w twojej skrzynce e-mail.
  • Gwarantowane miejsce na webinarach organizowanych przez Wiadomości Handlowe
  • Rabat 30% na wybrane raporty WH MARKET