KSeF w handlu to będzie rewolucja. Gdzie czają się pułapki? [Przewodnik cz. 2]

Od 1 lutego 2026 roku wiele firm handlowych będzie musiała zacząć wystawiać wszystkie faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Natomiast od 1 kwietnia ten obowiązek będzie dotyczyć wszystkich w branży handlu, nawet franczyzobiorcę i właściciela sklepu z niewielkimi obrotami.

Jakie będą korzyści z wdrożenia KSeF w handlu?

Patrząc na komunikaty Ministerstwa Finansów, to dzięki KSeF przedsiębiorcom, w tym firmom handlowym, będzie żyło się znacznie lepiej. Resort zapewnia, że wprowadzenie KSeF oznacza:

• Mniejsze ryzyko błędów dzięki ujednoliceniu procesu fakturowania.
• Usprawnienie obiegu dokumentów, gdyż faktury będą trafiać do odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym.
• Rozwiązanie problemu archiwizacji faktur – dokumenty są dostępne przez 10 lat w Systemie.
• Skrócenie czasu na zwrot VAT z obecnych 60 dni do 40 dni.

Do tego kontrole skarbówki mają być mniej uciążliwe. Urzędnicy nie będą musieli dokonywać kontroli w siedzibie firmy i przeglądać na miejscu faktury, ponieważ po wprowadzeniu KSeF-u urząd będzie miał wszystko dostępne w Systemie.

Dla handlu ogromną zaletą wprowadzenia KSeF może być także przyspieszenie płatności za towar. Dodatkowym ułatwieniem może być ujednolicenie daty wystawienia faktury – KSeF przyjmie jako obowiązującą tę datę, która została wpisana w treść dokumentu (pole P_1).

Więcej na ten temat także tu: KSeF w handlu i FMCG: terminy, obowiązki, koszty [Przewodnik cz. 1]

Odpowiednie procedury wdrożenia KSeF w handlu

Jednak, gdy na bok odłożymy urzędniczy optymizm, to okazuje się, że firmy, zwłaszcza działy księgowe są co najmniej zaniepokojone wdrożeniem KSeF w spółkach. Przy czym cześć przedsiębiorstw wciąż nie wie, jak podejść do wdrożenia Systemu.  

Dostosowania firmy do wymogów KSeF wydaje się dość skomplikowane. Ale cały ten proces można podzielić na kilka etapów. Pierwszy z nich obejmuje analizę wewnętrznych procesów wystawiania i obiegu faktur. W tym przypadku należy sprawdzić kto wystawia faktury oraz za jakie produkty czy usługi. Jednak należy sprawdzić również jakie faktury spółka przyjmuje i kto je wprowadza do systemu. Na tym etapie warto uwzględnić każdy dokument, łącznie z fakturami za paliwo, szkolenia itp.

Kolejny etap to ustalenie klucza, według którego dane pokazane na fakturach będą przenoszone do właściwych pól w XML zgodnie z zasadami schema FA(3).

Czy lepiej wybrać rządowe rozwiązania do obsługi KSeF czy komercyjne?

Następnym krokiem jest wybór czy firma będzie korzystać z darmowych narzędzi do obsługi KSeF, które zapewnia rząd, czy może jednak zdecyduje się na komercyjne narzędzia IT. Rządowe narzędzia są darmowe, ale zapewniają jedynie komunikację z Systemem, a nie gwarantują połączenia z obecnie wykorzystywanymi systemami sprzedażowymi. Jeśli natomiast zdecydujemy się na rozwiązanie komercyjne, to warto też sprawdzić jakie rozwiązania są najbardziej kompatybilne z obecnie wykorzystywanym systemem ERP.

Należy także zadbać o przeprowadzenie szkoleń pracowników. Przy czym inne szkolenia powinny być zorganizowane dla działu księgowego, inne dla działu sprzedaży czy logistyki, a jeszcze inne dla pracowników, którzy sporadycznie dokonują zakupów w imieniu przedsiębiorstwa.

Ostatnim etapem wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur w firmie handlowej powinno być testowanie wdrożonego rozwiązania.  

Czas jest kluczowy do wdrożenia KSeF w firmach handlowych

W zależności od skali działalności, przygotowania do wdrożenia KSeF w firmach handlowych mogą zająć od kilku tygodni do kilkunastu miesięcy.

– Wdrożenie obowiązkowego e-fakturowania niesie ze sobą wiele korzyści. To przede wszystkim usprawnienia obrotu gospodarczego poprzez wprowadzenie jednego standardu e-Faktury oraz ograniczenie papierowej dokumentacji. Jednakże należy pamiętać, że dla dużych podmiotów może to stanowić rewolucję i wymagać poważnych zmian w procesach i procedurach. Czasu na przygotowanie się faktycznie nie jest dużo, dlatego warto rozpocząć proces jego implementacji tak szybko, jak to będzie możliwe – podkreśla Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos.

Jak podkreśla ekspert, część największych firm handlowych w Polsce już wdraża rozwiązania, które umożliwiają integrację różnych systemów sprzedażowych i zakupowych, centralizując komunikację z rządowym rejestrem w jednym miejscu. Do takich podmiotów należą chociażby Auchan Polska i Grupa Empik.

Ryzykowna data odpalenia KSeF 2.0 w wersji produkcyjnej

Nieco problematyczny jest natomiast sam kalendarz wdrażania KSeF po stronie Ministerstwa Finansów. API KSeF 2.0 w środowisku testowym zostało udostępnione pod koniec września, a od połowy października jest dostępne w środowisku przedprodukcyjnym. Jednak w pełnym środowisku produkcyjnym będzie dostępne dla użytkowników zapewne dopiero od 1 lutego 2026 roku, czyli w dniu startu całego KSeF.

– Wdrożenie systemu produkcyjnego KSeF 2.0 dokładnie w dniu wejścia obowiązku to bardzo ryzykowna decyzja. Historia uczy, że nawet najlepiej zaprojektowane systemy potrafią zachować się inaczej pod realnym obciążeniem niż w środowiskach testowych. Biznes potrzebuje fazy pilotażowej na produkcji, która pozwoli bezpiecznie przejść przez ten krytyczny moment – uważa Michał Sosnowski z Exorigo-Upos.

Wyzwania dla handlu w związku z KSeF?

Dla branży retail KSeF niesie ze sobą jedno duże wyzwanie – jak poradzić sobie z wystawianiem faktur w Krajowym Systemie e-Faktur i jednocześnie szybką obsługą klientów w supermarkecie czy na stacji paliw. Firmy handlowe obawiają się, że KSeF nie będzie działał aż tak szybko, aby przetworzyć fakturę i nadać jej numer w trakcie obsługi klienta w punkcie sprzedaży. Jednak jak wskazują eksperci, rozwiązaniem w takiej sytuacji będzie możliwość wystawiania faktur w KSeF w trybie offline.

– Tryb offline to odpowiedź na potrzeby takich branż jak retail, gdzie faktury często wystawia się w obecności klienta. Taki model pozwala utrzymać płynność działania punktów sprzedaży nawet wtedy, gdy z przyczyn technicznych nie ma natychmiastowego dostępu do KSeF. To również wyraźny sygnał, że Ministerstwo wsłuchuje się w głosy przedsiębiorców – dodaje Michał Sosnowski z Exorigo-Upos.

Co z załącznikami do faktury w KSeF?

Warto także pamiętać, że w Krajowym Systemie e-Faktur można przesyłać jedynie faktury, ale już bez załączników. Co prawda jest pole na dodatkowe informacje i w nim można podać w formie tekstu nieaktywny link do danych w chmurze. Jednak większość handlu będzie raczej stosować podwójny obieg dokumentów, czyli faktura przejdzie przez KSeF, natomiast załączniki do tej faktury będą przesyłane do klienta poprzez e-mail. Jednak w przypadku dużych partii dokumentów warto pomyśleć nad wdrożeniem EDI, czyli elektronicznego obiegu dokumentów między partnerami handlowymi.

Problematyczna może być również odpowiednia segregacja faktur zakupowych. Od lutego lub kwietnia 2026 roku KSeF zastąpi dotychczasowe kanały wpływu faktur od dostawców krajowych. Żeby w tym aspekcie uniknąć chaosu, warto dobrze wszystkie te kanały określić i zmapować podczas pierwszych etapów wdrażania KSeF.

Dodatkowe możliwości marketingowe w związku z KSeF w handlu

Jednak KSeF w firmach handlowych, o ile wdrożenie tego systemu zostanie przemyślane i przeprowadzone sensownie, może stanowić dodatkowe korzyści dla przedsiębiorstwa. Może znacznie przyspieszyć analizę niektórych aspektów sprzedaży i szerzej działalności firmy.

Dodatkowo wdrożenie KSeF może być też bodźcem dla marketingu, zwłaszcza w relacji B2C. Warto bowiem pamiętać, że faktura zawierająca najważniejsze dane jest w KSeF, a klient końcowy otrzymuje już jej wizualizację. A do tego dokumentu Ministerstwo Finansów ma dość liberalne podejście.

– Wizualizacja musi odzwierciedlać pod względem merytorycznym dane w KSeF, aby nie wprowadzać w błąd co do warunków transakcji i jej rozliczenia. Jednak podatnik ma prawo do umieszczania dowolnych elementów graficznych i marketingowych na fakturze – wyjaśnia resort finansów.

Zatem wizualizacja faktury może być jeszcze lepszym nośnikiem komunikacji marketingowej niż dotychczas.

Nauka KSeF bez sankcji?

Co prawda, wiele firm handlowych obawia się wdrożenia KSeF, ale zapewne ostatecznie okaże się, że strach ma wielkie oczy. Po kilku miesiącach od wejścia nowego systemu pewnie wszystko się unormuje, a polski handel wyciągnie z KSeF dodatkowe korzyści.

Warto także dodać, że przez pierwsze miesiące skarbówka nie zamierza nakładać sankcji karnych za popełnienie błędów podczas obsługi Krajowego Systemu e-Faktur. Mimo tego, nie warto odkładać przygotowań na ostatnią chwilę, ale rozpocząć wdrażanie KSeF w firmie handlowej jak najszybciej.

KSeF w handlu i FMCG: terminy, obowiązki, koszty [Przewodnik cz. 1]

Źródła: gov.pl/web/finanse, ksef.podatki.gov.pl, exorigo-upos.pl, mddp.pl, wiadomoscihandlowe.pl