Wdrożenie elektronicznej wymiany danych w firmie handlowej pozwala usprawnić cały proces zakupów. EDI pozwala uniknąć błędów w komunikacji między kupcem a dostawcą. Na dodatek może też znacznie ułatwić pracę.
EDI bardziej elastyczne i precyzyjne niż systemy do fakturowania
Podstawą elektronicznej wymiany danych jest początkowe ustalenie kartoteki towarów czy usług wraz z cenami i jednostkami. Ale EDI ma jeszcze jedną funkcję, która góruje nad tradycyjnymi systemami fakturowania w ERP.
– W systemach ERP fakturujemy z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Ale jeden z naszych kontrahentów ustala ze swoimi dostawcami ceny do czwartego, a nawet piątego miejsca po przecinku. Jeśli wolumen zamówień sięga setek tysiący egzemplarzy, to ma to duże przełożenie na finanse. Tylko na negocjacjach trzeciego i czwartego miejsca był w stanie dodatkowo uzyskać dla swojej firmy kilkadziesiąt złotych miesięcznie kupca – mówi Jarosław Trzpiel, doradca Zarządu ds. Sprzedaży w Editel Polska.
Jednak takie drobiazgowe operacje wywołują problemy związane z przetwarzaniem faktury. EDI znacznie ułatwia te procedury i przyspiesza bezbłędne fakturowanie.
EDI wysyła alerty o konieczności zamówienia. Kupiec ma więcej czasu na analizę rynku
– Przez ostatnie lata nasze systemy zamówień znacznie się rozrosły. Coraz więcej informacji w nich jest zbieranych. Ale duża ilość danych powoduje, że czasem osoby odpowiedzialne za zakupy mogą przeoczyć istotną informacje. Odpowiednie skonfigurowany EDI pozwala automatycznie wysłać alert o nowym zamówieniu, jeśli stany magazynowe zejdą poniżej określonego minimum. Wówczas kupiec ma odpowiedni czas na reakcję, czyli na potwierdzenie lub skorygowanie zamówienia. Jeśli tego nie zrobi, to EDI wysyła dokument z zamówieniem do dostawcy na zasadzie „cichej akceptacji” ze strony kupca – wyjaśnia Jarosław Trzpiel, doradca Zarządu ds. Sprzedaży w Editel Polska.
Jak podkreśla ekspert, takie rozwiązanie pozwala handlowcom skupić się na dokładniejszym śledzeniu rynku i trendów na nim, a co za tym idzie lepiej sterować zakupami.
Błyskawiczny przepływ WZ-ek i lepsza obsługa stanów magazynowych
Przedstawiciele Editel Polska wskazuje też, że elektroniczna wymiana danych jest prawdziwym wybawieniem w przypadku logistyki w handlu. Zwłaszcza w czasie, kiedy informacje o dostarczonych towarach opierają się na WZ-kach.
– Dzięki EDI magazyn zacznie wcześniej dostaje WZ-kę, a to oznacza, że można także łatwiej zarządzać powierzchnią magazynową. Dzięki skanerom kodów, można szybko przeprowadzić przyjęcie towaru i na podstawie WZ-ki otrzymanej przez EDI bardzo szybko można wygenrować także potwierdzenie przyjęcia towaru. W razie potrzeby dostawca także poprzez EDI natychmiast otrzymuje informacje, jeśli wysłany towar z jakiś powodów nie został przyjęty na magazyn – mówi Jarosław Trzpiel.
Kilkadziesiąt tysięcy złotych oszczędności na wysyłce faktur
Dla wielu firm handlowych, które już wdrożyły EDI, taki krok przyniósł także wymierne oszczędności. Część przedsiębiorstw, aby zabezpieczyć cały proces uzyskania płatności za wystawione faktury, ma wpisane w procedurę konieczność uzyskania potwierdzenia otrzymania faktury. W praktyce oznaczało to konieczność wysyłania dokumentów z fakturami. W przypadku korzystania z Poczty Polskiej i zwrotnego potwierdzenia odbioru (ZPO), jest to koszt niemal 10 zł za jedną paczkę faktur. W przypadku kuriera kwota wzrasta do niemal 15 zł.
– Znany producent słodyczy, w której wdrożyliśmy EDI, tylko na zaprzestaniu wysyłania faktur za pośrednictwem kuriera zaczęła oszczędzać po kilkadziesiąt tysięcy złotych. I to miesięcznie – wspomina Jarosław Trzpiel.
Takie oszczędności są możliwe, ponieważ w EDI wysyłając fakturę możemy także otrzymać oficjalne potwierdzenie otrzymania tej faktury. I to w ciągu paru chwil. A nie po tygodniu.
EDI poprawia cash flow
Elektroniczna wymiana danych ma jeszcze jedną ogromną zaletę. Otóż wiele firmy w ramach zawieranych kontaktów otrzymuje zapłatę za dostarczony produkt czy wykonaną usługę 30, 45 czy 60 dni od dostarczenia faktury. Dzięki EDI termin dostarczenia faktury jest niemalże identyczny z godziną wystawienia dokumentu. A to oznacza, że firma nie jest uzależniona w tym aspekcie od funkcjonowania przedsiębiorstw pocztowych czy kurierskich. Nie trzeba myśleć czy akurat będzie długi weekend, święta albo listonosz zachoruje.
– Niedawno wdrażaliśmy EDI w jednym z zakładów drobiarskich w Wielkopolsce. Firma największy nacisk położyła właśnie na to, aby utrzymać ciągłość dostarczenia faktur. Coraz częściej firmy zdają sobie sprawę, że EDI pozwala poprawić płynność finansową – podsumowuje ekspert Editel Polska.
Dowiesz się więcej na stronie: Usprawnij operacje z EDI
