Kontrola kosztów wydaje się dla współczesnego retailu kluczem do rozwoju biznesu, bo działanie na bardzo niskiej marży powoduje, że nie można sobie pozwolić nawet na minimalny brak efektywności. Zarządzanie OPEX-em to duże wyzwanie?
Właściciele sieci handlowych koncentrują się na obrotach, analizują footfall, inwestują w marketing i ekspansję. Tymczasem to nie tylko przychód decyduje o stabilności biznesu, lecz marża. A marżę najczęściej podkopuje coś znacznie mniej spektakularnego niż spadek sprzedaży – wspomniany budżet operacyjny. OPEX nie krzyczy, nie przyciąga uwagi zarządu, nie pojawia się w kampaniach promocyjnych. Działa po cichu, każdego dnia, w każdej lokalizacji, drobnymi krokami, systematycznie wpływając na wynik finansowy. Właśnie dlatego można go nazwać cichym zabójcą marży w retailu. Retail nie upada przez brak sprzedaży – upada przez brak kontroli.
Co dokładnie „zabija” tę marżę w retailu?
W pojedynczym sklepie różnice w kosztach operacyjnych wydają się nieistotne: nieco wyższe opłaty eksploatacyjne, niesprawdzone faktury od wynajmującego czy dostawcy mediów, rosnące koszty energii, niezweryfikowane rozliczenia service charge, dodatkowe usługi, które „zawsze tak były fakturowane”. Każda z tych pozycji osobno nie budzi alarmu. Jednak w sieci liczącej 300, 600 czy 1200 lokalizacji nawet niewielkie odchylenia zaczynają działać jak powolny wyciek kapitału. Jeden procent różnicy w OPEX rocznie, przemnożony przez skalę i czas, oznacza miliony złotych utraconego zysku w perspektywie kilku lat. To nie jest spektakularny kryzys – to systematyczne osłabianie rentowności.
Największym problemem nie jest jednak sam poziom kosztów operacyjnych. Problemem jest brak łatwego planowania budżetów i ich systemowej kontroli w czasie oraz brak pełnego obrazu zobowiązań, które sieć ma wobec wynajmujących i dostawców. Umowy najmu są bardzo różnorodne, przechowywane w różnych działach, często analizowane dopiero wtedy, gdy zbliża się termin ich wygaśnięcia. Tymczasem czynsz, koszty eksploatacyjne, koszty marketingowe, koszty indywidualne, media, indeksacja, okresy bezczynszowe, opłaty dodatkowe czy inne elementy wynikające z umów bezpośrednio wpływają na całkowity koszt prowadzenia lokalizacji.
Co z kontrolą terminów wygaśnięcia umów najmu? W części z nich znajdują się zapisy o automatycznym przedłużeniu na nowych warunkach, co z pewnością negatywnie odbija się na marży.
To właśnie w takich sytuacjach powstają nieproporcjonalnie wysokie koszty. To efekt błędów wynikających z braku reakcji na kluczowe terminy. Automatyczne przedłużenia umów, niedotrzymanie okresów wypowiedzenia czy brak formalnego potwierdzenia woli kontynuacji najmu mogą skutkować wieloletnimi zobowiązaniami finansowymi, których można było uniknąć. Zdarza się również sytuacja odwrotna – brak odpowiedzi ze strony najemcy oznacza wygaśnięcie umowy, podczas gdy wynajmujący, nie widząc deklaracji przedłużenia, podejmuje działania zmierzające do wprowadzenia nowego najemcy.
W obu przypadkach brak systemowej kontroli nad harmonogramem i warunkami kontraktów generuje ryzyko, które w skali całej sieci może przełożyć się na znaczące straty finansowe. Bez kontroli nad harmonogramem wygasania umów i ich przyszłymi obciążeniami trudno mówić o świadomym planowaniu.
Dojrzałe zarządzanie siecią wymaga patrzenia szerzej niż tylko na bieżący czynsz. Kluczowym wskaźnikiem staje się dziś Total Cost of Location – pełny koszt funkcjonowania sklepu, obejmujący czynsz, opłaty eksploatacyjne, marketingowe, indywidualne, media, koszty serwisowe, koszty zabezpieczeń oraz wszystkie zobowiązania wynikające z umowy najmu. Dopiero taki całościowy obraz pozwala realnie ocenić rentowność lokalizacji. Sklep z wysoką sprzedażą może w praktyce generować niższą marżę niż mniejszy punkt w tańszej lokalizacji, jeśli struktura kosztów jest niekontrolowana.
Wychodzi więc na to, że aby kontrolować OPEX, należy nie tylko weryfikować faktury, ale przede wszystkim aktywnie zarządzać portfelem i podejmować działania wyprzedzające.
Oczywiście. Aktywne zarządzanie to przede wszystkim wiedza o tym, które kontrakty wygasają w danym roku, gdzie warto rozpocząć renegocjacje wcześniej, a gdzie rozważyć relokację lub zamknięcie sklepu. To także możliwość symulowania wpływu wzrostu indeksacji czy zmian stawek eksploatacyjnych na wynik całej sieci. Bez takich danych decyzje o ekspansji czy restrukturyzacji są obarczone dużym ryzykiem.
Wielu właścicieli sieci planuje rozwój w oparciu o potencjał sprzedażowy nowej lokalizacji. Tymczasem równie istotne jest pytanie: jak ta lokalizacja wpłynie na strukturę kosztową całego portfela? Czy nowy sklep nie zwiększy nadmiernie obciążeń stałych? Czy harmonogram wygasania umów nie powoduje kumulacji ryzyka w jednym okresie? Ekspansja bez analizy danych kosztowych to strategia oparta na optymizmie. Ekspansja oparta na danych to świadome zarządzanie ryzykiem.
Technologia pomaga zarządzać wielością umów najmu oraz mnogością różnorodnych zapisów w nich zawartych?
Kluczowe jest systemowe zarządzanie, które zastępuje popularny, ale w skali sieci niewystarczający Excel, i łączy kontrolę OPEX z zarządzaniem umowami najmu oraz analizą Total Cost of Location. Nasze rozwiązanie HIRO Tenants by SHARECO zostało stworzone specjalnie z myślą o sieciach handlowych, aby w jednym, spójnym środowisku uwzględnić ich unikalne potrzeby operacyjne i finansowe. System agreguje dane ze wszystkich lokalizacji, uwzględnia zmiany parametrów na osi czasu, automatycznie buduje i aktualizuje budżety całej sieci, monitoruje koszty operacyjne oraz rozpoznaje faktury kosztowe, przypisując je do właściwych kategorii i lokalizacji. Jednocześnie analizuje przyszłe zobowiązania wynikające z umów najmu oraz śledzi harmonogram ich wygasania. Dzięki temu możliwe jest porównywanie sklepów między sobą, identyfikowanie odchyleń, planowanie renegocjacji oraz symulowanie różnych scenariuszy finansowych w perspektywie kilku lat – w oparciu o dane, a nie intuicję.
Dzięki temu OPEX przestaje być reaktywnym kosztem, a staje się elementem strategii. Zarząd zyskuje pełną przejrzystość portfela najmu, widzi, jak zmienia się całkowity koszt lokalizacji w czasie i może podejmować decyzje o ekspansji, relokacji czy optymalizacji w oparciu o twarde dane. Kontrolowany budżet operacyjny oznacza stabilniejsze przepływy pieniężne, lepszą przewidywalność wyników i większą odporność na wahania rynkowe.
Czy tę grę można odwrócić i to „cichy zabójca marży” może zostać wyeliminowany?
Cichy zabójca działa tylko wtedy, gdy jest lekceważony. Gdy pojawia się systemowa kontrola, pełen obraz Total Cost of Location i świadome planowanie ekspansji – zabójca przestaje być zagrożeniem, a staje się obszarem przewagi konkurencyjnej. Sam OPEX nie jest zagrożeniem; prawdziwym problemem jest brak transparentności oraz monitorowania umów.
Dlatego dziś kluczowe pytanie dla właścicieli sieci nie brzmi, czy koszty rosną. Pytanie brzmi, czy są pod kontrolą – zarówno na poziomie pojedynczej faktury, jak i całego portfela umów najmu. W świecie cienkich marż i rosnącej konkurencji wygrywają ci, którzy potrafią zarządzać danymi, przewidywać ryzyko i planować rozwój w oparciu o pełny obraz kosztów. Bo w retailu przyszłość należy do tych, którzy kontrolują zabójcę, zanim on zacznie kontrolować ich biznes.
Shareco to polska firma technologiczna wyspecjalizowana w systemowym zarządzaniu portfelem umów najmu i kosztami operacyjnymi w sieciach retail. Firma tworzy rozwiązania łączące świat finansów, ekspansji i operacji w jednym środowisku danych. Flagowym produktem Shareco jest HIRO Tenants – platforma zaprojektowana specjalnie dla sieci sklepów zarządzających rozproszonym portfelem lokalizacji. System przekształca najem z „listy lokalizacji” w realnie zarządzany portfel zobowiązań, ryzyk i przyszłych obciążeń finansowych.
Zapraszamy serdecznie czytelników Wiadomości Handlowych do udziału w Kongresie Retail Trends i wysłuchania prelekcji, podczas której eksperci Shareco podzielą się praktycznymi rozwiązaniami dla branży retail.
Prelekcja Shareco "Ile naprawdę kosztuje Twój sklep? Ukryte ryzyka najmu w portfelu sieci retail” odbędzie się na scenie DIGITAL & SUPPLY CHAIN TRENDS w godzinach 11:45 – 12:00.
Zapraszamy do udziału, zarejestruj się.
