KSeF w branży spożywczej: „To dodatkowe koszty, o których nikt nie mówi” – Przewodnik cz. 3

To jest już jest 3. część naszego cyklu o KSeF. Poprzednie artykuły znajdziesz na końcu tekstu.

Kiedy KSeF wchodzi w życie? Terminarz dla branży spożywczej

Krajowy System e-Faktur (KSeF), czyli platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, wejdzie w życie w dwóch etapach.

Obowiązek korzystania z KSeF 2.0 rozpocznie się 1 lutego 2026 roku dla dużych przedsiębiorstw o obrotach przekraczających 200 mln zł w 2025 roku. Pozostałe podmioty, w tym małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP), mają czas na dostosowanie się do systemu do 1 kwietnia 2026 roku. Wyjątek stanowią najmniejsze firmy, których miesięczna sprzedaż fakturowa nie przekroczy 10 tys. zł; one dołączą od 1 stycznia 2027 roku.

Jednak warto pamiętać, że obowiązek odbierania faktur ustrukturyzowanych z KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 roku.

Gotowość branży spożywczej i FMCG na e-Faktury – opinie ekspertów

Trudno obecnie wskazać, ile dokładnie przedsiębiorstw z branży FMCG jest w pełni przygotowanych do KSeF. Głównie zależy to od wielkości przedsiębiorstwa.

– Te duże firmy na pewno są przygotowane, bo trudno sobie wyobrazić funkcjonowanie dużych przedsiębiorstw, które liczyły na to, że w ostatnim momencie rząd znów przesunie wejście w życie tego systemu. Fakturowanie i rozliczanie są tak ważną częścią, że żadna duża spółka nie zostawi tego na ostatnią chwilę – mówi Andrzej Gantner, wiceprezes Polskiej Federacji Producentów Żywności.

Jednak zupełnie inaczej wygląda sytuacja w mikro i małych przedsiębiorstwach. Część firm nawet nie ma świadomości, że obowiązkowy KSeF będzie ich też dotyczyć. Niektóre z nich liczą po cichu na kolejne odroczenie wejścia w życie Systemu. Dodatkowo istnieje grupa firm, które korzystają ze starych systemów ERP, nieaktualizowanych od lat, które nie są już wspierane przez dostawców i tym samym nie będą miały modułu integracji z KSeF. Ale wśród małych i średnich firm również można znaleźć takie, które są już na etapie testowania KSeF w codziennej pracy.  

Logistyka i zwroty towarów a KSeF – największe wyzwania branży spożwyczej

Z tą oceną zgadza się Andrzej Pałys, dyrektor w PwC Polska, ekspert z zakresu prawa podatkowego oraz wdrażania systemów informatycznych w obszarze compliance. W jego opinii około 80 proc. z procesów księgowych w dużych firmach FMCG jest już kompatybilna z KSeF. Dotyczy to głównie standardowej działalności sprzedażowej i zakupowej.

– Wyzwaniem pozostają pewne działania niestandardowe. W małym przedsiębiorstwie albo się one nie zdarzają, albo są obsługiwane w sposób ad hoc. W przypadku większych firm, należy dokładnie sprawdzić cały proces i stworzyć procedurę, którą będzie można przeprowadzić przez KSeF – wyjaśnia Andrzej Pałys.

Jak korygować faktury za uszkodzone towary w KSeF?

Przykładem takich wyzwań, które podaje ekspert PwC jest chociażby kwestia księgowania zwrotów. Bardzo często producenci sprzedają do sieci swoje produkty, gdzie jednostką są palety. Jednak ewentualne zwroty są dokonywane jako pojedyncze produkty, a nie palety. Jak zatem wystawić fakturę korygującą w KSeF na 12 puszek zniszczonych w transporcie, skoro wcześniej były tylko palety? To tylko jedno z działań nietypowych, z którymi muszą mierzyć się firmy spożywcze i inne z branży FMCG.

Ile czasu wymaga wdrożenie KSeF w firmie?

Eksperci podkreślają, że proces dostosowania przedsiębiorstwa do wymogów KSeF należy potraktować jako projekt strategiczny, a nie tylko IT czy księgowy.

– Warto obowiązek wdrożenia KSeF potraktować jako pretekst do zimowych porządków w firmie. To jest ten moment, kiedy należy dokonać dokładnego przeglądu wszystkich procedur i uproszczenia procesów związanych z księgowaniem, ale też logistyką czy sprzedażą. KSeF wprowadzi pewnego rodzaju automatyzację, ale automatyzując bałagan, robi się tylko większy chaos – przekonuje Andrzej Pałys z PwC.

Specjaliści wskazują, że czas potrzebny na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur zależy od skali działalności i złożoności procesów w firmie. W praktyce wprowadzenie KSeF może zająć od kilku tygodni do nawet kilkunastu miesięcy.

Sam proces należy rozpocząć od analizy wewnętrznych procesów fakturowania i obiegu dokumentów, uwzględniając każdy dokument, włącznie z fakturami za paliwo czy szkolenia. W ramach wdrożenia firmy muszą:

• Przeprowadzić audyt procesów.
• Dostosować dane na fakturach do schemy FA(3).
• Wybrać i zintegrować oprogramowanie (rządowe lub komercyjne).
• Przeszkolić pracowników na różnych szczeblach.
• Przetestować wprowadzone rozwiązania.

Jakie korzyści może mieć branża FMCG z wdrożenia KSeF?

Samo wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur może przynieść kilka korzyści spółkom z FMCG i innych branż. Zdaniem Ministerstwa Finansów, dzięki KSeF przedsiębiorcy zyskają m.in.:

• Mniejsze ryzyko błędów dzięki ujednoliceniu fakturowania.
• Usprawnienie obiegu dokumentów, które trafią do odbiorcy niemal natychmiast.

• Przyspieszenie płatności w handlu.
• Rozwiązanie problemu archiwizacji faktur – dokumenty są przechowywane w systemie przez 10 lat.
• Skrócenie czasu zwrotu VAT z 60 do 40 dni.

Jednak Andrzej Gantner obietnicę szybszego zwrotu VAT traktuje jako „pobożne życzenie” resortu finansów, możliwe do spełnienia tylko wtedy, gdyby skarbówka wprowadziła pełną automatyzację.

Natomiast Andrzej Pałys wskazuje na bardziej fundamentalne korzyści związane z KSeF. Podkreśla, że faktury ustrukturyzowane wymuszają większą dyscyplinę na logistyce i sprzedaży. Ponadto KSeF zwiększy bezpieczeństwo transakcji, minimalizując ryzyko oszustw, gdyż faktura musi przejść przez system od uwierzytelnionego NIP-u. Ekspert dodaje, że system zapewni automatyzację dzięki jednolitemu formatowi XML, co wyeliminuje ręczne skanowanie i przepisywanie dokumentów.

Wdrożenie KSeF: Wyzwania i zagrożenia dla branży spożywczej

Firmy spożywcze, czy szerzej cała branża FMCG, przy wdrażaniu KSeF będą musiały poradzić sobie z niestandardowymi operacjami. Na przykład uszkodzenie produktów w transporcie można oznaczać konieczność wyzerowania pierwotnej faktury i wystawienie nowej z uwzględnieniem ubytków.

Z kolei Michał Sosnowski z Exorigo-Upos wskazuje, że uruchomienie KSeF 2.0 w środowisku produkcyjnym dokładnie 1 lutego 2026 roku to „bardzo ryzykowna decyzja” rządu. Może to wywołać chaos w pierwszych tygodniach obowiązywania Systemu.

Dodatkowo branża spożywcza musi zmierzyć się z kwestią wdrożenia KSeF wśród rolników. A ta grupa zawodowa to jedni z głównych dostawców surowców dla przetwórców.

– Jeżeli firma kupuje od dużych dostawców rolnych, to tu nie będzie problemu, bo oni często są także płatnikami VAT. Ale jest wiele firm, które zaopatrują się u setek różnych rolników ryczałtowych. To na pewno będzie dużym wyzwaniem dla branży, zwłaszcza, że to będzie wymagało od rolników odpowiedniej wiedzy jak wystawić fakturę w KSeF – wskazuje Andrzej Gantner.

Zakupy pracownicze: Nowe procedury dla przedstawicieli handlowych

Eksperci wskazują na jeszcze jeden ważny aspekt wdrożenia KSeF ważny dla każdej firmy, zwłaszcza z branży FMCG. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur znacznie zmieni zasady zarządzania zakupami pracowniczymi, także tymi dokonywanymi przez przedstawicieli handlowych.

Obecnie pracownik otrzymuje fizyczną fakturę, np. na stacji benzynowej czy w hotelu. Jednak po wejściu w życie KSeF faktura będzie bezpośrednio trafiać do systemu. Dlatego przedsiębiorstwa już teraz muszą wdrożyć procedury, które pozwolą powiązać fakturę zakupową z konkretnym pracownikiem i jego rozliczeniem. Może to wymagać podawania przez pracownika swojego numeru identyfikacyjnego w polu faktury, co z kolei stwarza ryzyko błędnego wpisania przez wystawcę. Odsiewanie faktur pracowniczych wymaga budowy wewnętrznych „drzew decyzyjnych”. Należy też poświęcić czas na odpowiednie przeszkolenie pracowników w tym zakresie.

Wdrożenie KSeF darmowe tylko dla nielicznych

Eksperci wskazują też na aspekty finansowe wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Z jednej strony może ono być bezpłatne, jeśli firma będzie korzystać z aplikacji przygotowanych przez Ministerstwo Finansów. Jednak w praktyce z tego rozwiązania mogą na spokojnie korzystać przedsiębiorcy wystawiający tylko kilka, może kilkanaście faktur miesięcznie.

Jeśli jednak firma wystawia setki czy tysiące faktur miesięcznie, to raczej korzysta z zaawansowanych systemów ERP. Dostosowanie ich do KSeF wiąże się z dodatkowymi kosztami, choćby wyższymi opłatami za licencję. Część dostawców ERP nalicza opłaty od liczby faktur przesłanych do KSeF. Dla małych firm może to być dodatkowe obciążenie budżetu rzędu kilkuset złotych.

Jakie są koszty wdrożenia KSeF w małych i dużych firmach?

– Dla średnich organizacji wdrożenie KSeF może oznaczać koszt kilkudziesięciu tysięcy złotych, ale dla bardzo dużych przedsiębiorstw ­– kilkaset tysięcy złotych – mówi Andrzej Pałys z PwC.

Natomiast Andrzej Gantner wskazuje, że na te koszty po stronie przedsiębiorstw w ogóle nie zwrócili uwagi urzędnicy resortu finansów na etapie tworzenia prawa.

– Przedsiębiorstwa muszą ponieść dodatkowe wydatki na systemy kompatybilne z KSeF. A nawet jeżeli firma będzie wystawiać faktury w bezpłatnych narzędziach od Ministerstwa Finansów, to przy dużej liczbie dokumentów trzeba zatrudnić dodatkowe osoby na etat. A to też są koszty. Jednak o tym nikt nie mówi. To tylko pokazuje, że kolejne regulacje są wydawane z punktu widzenia urzędników i rządu, a nie przedsiębiorców – uważa wiceprezes Polskiej Federacji Producentów Żywności.

Podsumowując KSeF może być narzędziem, które przyspieszy automatyzację wielu procesów i usprawni działanie firmy. Ale może także wprowadzić chaos i znacznie spowolnić przedsiębiorstwo. Wiele pod tym względem zależy jednak od samych przedsiębiorców – na ile dokonają przeglądu procedur i je uporządkują.

Przeczytaj pozostałe części Przewodnika po KSeF:

• Część 1: KSeF w handlu i FMCG: terminy, obowiązki, koszty 
• Część 2: KSeF w handlu to będzie rewolucja. Gdzie czają się pułapki?

Źródła: gov.pl/web/finanse, ksef.podatki.gov.pl, exorigo-upos.pl, infakt.pl, pwc.pl, wiadomoscihandlowe.pl