Od papierowych segregatorów do pełnej automatyzacji
Współpraca wystartowała, gdy Leroy Merlin posiadało około 34-40 lokalizacji. Wówczas procesy, takie jak księgowanie faktur, opierały się wyłącznie na dokumentacji papierowej, którą fizycznie przesyłano do centrali i przechowywano w segregatorach. Wraz z dynamicznym rozwojem sieci (obecnie ponad 80 sklepów) konieczne stało się wdrożenie rozwiązania, które wyeliminuje „bieganie z papierem” i usprawni pracę działów finansowych.
„Krwioobiegiem” wszystkich procesów w organizacji stała się platforma Plus Workflow. System zintegrowano z głównym systemem ERP, tworząc spójne środowisko, w którym Plus Workflow pełni rolę wspierającą i łączącą różne narzędzia.
Skala wdrożenia: Finanse, HR i IT
Przez lata zakres cyfryzacji systematycznie rósł, obejmując coraz to nowe obszary działalności Leroy Merlin:
- Obieg faktur i raporty kasowe: Dzięki technologii Plus AI OCR i digitalizacji raportów kasowych wyeliminowano konieczność fizycznej archiwizacji tysięcy dokumentów dziennie, co uwolniło ogromne przestrzenie magazynowe.
- Procesy pracownicze: System obsługuje obecnie wnioski o zaliczki, rozliczanie delegacji, pożyczki pracownicze oraz wnioski urlopowe.
- Zarządzanie infrastrukturą i umowami: Platforma pozwala na rejestrację tysięcy urządzeń technicznych oraz pełne zarządzanie cyklem życia umów, włącznie z wykorzystaniem podpisów elektronicznych i kwalifikowanych.
- Logistyka i kwestie sporne: Jednym z najbardziej złożonych wdrożeń było zintegrowanie systemu Plus Workflow z systemami wewnętrznymi w celu automatyzacji wyjaśniania błędów w dostawach towarowych.
- Pełna integracja z KSeF (Krajowy System e-Faktur)
Jak podkreślają przedstawiciele obu firm, kluczem do sukcesu jest elastyczność systemu, który potrafi ewoluować wraz z dynamicznie zmieniającymi się potrzebami wielkiej organizacji.
Leroy Merlin o praktycznych aspektach cyfryzacji w branży retail
Aneta Chacińska, odpowiedzialna za obszary finansowe w Leroy Merlin, w jednym z wideo podcastów ukazujących wdrożenia Suncode w praktyce, podkreśla, że
,,Największym benefitem wdrożenia jest ogromna oszczędność czasu i wzrost efektywności.”
Szacuje się, że systemy workflow pozwalają skrócić czas realizacji procesów o 40-60%, a w przypadku organizacji rozproszonej, jaką jest Leroy Merlin, korzyść ta jest jeszcze większa.
Cyfryzacja umożliwiła firmie rozwój przy zachowaniu dotychczasowego poziomu zasobów ludzkich – pracownicy mogą skupić się na zadaniach analitycznych, zamiast na żmudnym wprowadzaniu danych. Dodatkowo system Plus Workflow jest oceniany przez użytkowników jako intuicyjny, co pozwala na korzystanie z niego często bez konieczności zaglądania do instrukcji.
Jak markety DIY cyfryzują procesy w branży retailowej?
Sektor retailowy - zwłaszcza w segmencie DIY, działa w warunkach wymagających ciągłej optymalizacji procesów wewnętrznych. O ile digitalizacja sprzedaży i obsługi klienta jest już standardem, o tyle prawdziwy potencjał usprawnień coraz częściej pojawia się w back office, gdzie codziennie przetwarzane są tysiące dokumentów, decyzji i zadań administracyjnych. To właśnie tu cyfryzacja najsilniej redukuje koszty i eliminuje opóźnienia. Dlatego też działy operacyjne i administracyjne z branży retail, coraz częściej wchodzą na ścieżkę paperless office.
W obszarze obiegu dokumentów markety DIY wykorzystują nowoczesne narzędzia do:
- rejestrowanie faktur kosztowych i zakupowych w formie elektronicznej,
- odwzorowanie ścieżek akceptacji zgodnie ze strukturą organizacyjną,
- wykorzystanie AI OCR do automatycznego odczytu danych i ograniczenia liczby czynności ręcznych,
- monitorowanie statusów dokumentów w czasie rzeczywistym,
- przechowywanie materiałów w scentralizowanych repozytoriach, co eliminuje zależność od archiwów papierowych.
W obszarach wymagających formalnej akceptacji np. takich jak umowy z dostawcami lub dokumenty operacyjne, stosowany jest także podpis elektroniczny, który pozwala przeprowadzać procesy bez konieczności przekazywania fizycznych egzemplarzy.
Nie tylko działy administracyjne mają do czynienia z dużym wolumenem dokumentów, również zespoły HR w segmencie DIY obsługują szeroki zakres materiałów związanych z zatrudnieniem i codziennym funkcjonowaniem pracowników. Cyfrowe narzędzia wspierające HR w retailu, są wykorzystywane m.in. do:
- prowadzenia e-Teczek pracowników,
- generowania oraz archiwizacji dokumentów kadrowych,
- obsługi wniosków o pożyczki pracownicze wraz z obliczeniami i obiegiem akceptacji,
- rozliczania delegacji i podróży służbowych,
- usprawnienia przekazywania informacji między sklepami a centralą.
Procesy uporządkowane w ten sposób redukują liczbę czynności manualnych i ułatwiają zachowanie ciągłości dokumentacji w dużych zespołach rozproszonych terytorialnie.
Back office jako oś przepływu informacji w retailu DIY
W sieciach DIY znaczna część pracy administracyjnej polega na stałym przesyłaniu dokumentów i danych między działami oraz jednostkami terenowymi. Logistyka, zakupy, finanse, HR i operacje sklepu funkcjonują w ramach współzależnych procesów, w których każdy etap wpływa na następny.
Digitalizacja back office pomaga:
- skracać czas potrzebny na przejście dokumentów przez kolejne etapy,
- standaryzować przebieg procesów między lokalizacjami,
- zapewniać audytowalność oraz możliwość śledzenia pełnej historii zmian,
- wspierać raportowanie oparte na aktualnych danych,
- utrzymywać spójność procedur przy rosnącej skali działań.
Takie uporządkowanie zaplecza administracyjnego stanowi istotny element funkcjonowania dużych sieci DIY, gdzie liczba dokumentów i operacji rośnie proporcjonalnie do liczby sklepów i złożoności asortymentu.
„Na co dzień pracujemy z dziesiątkami firm retailowych i widzimy wyraźnie, że to właśnie segment DIY najszybciej czerpie wymierne korzyści z automatyzacji. Często już jedna cyfrowa inwestycja potrafi skrócić czas pracy zespołu o kilka godzin dziennie i przełożyć się bezpośrednio na wzrost sprzedaży.” - Tomasz Szlachta, Dyrektor Sprzedaży i Marketingu.
