Podstawowe obowiązki księgowe franczyzobiorcy
Franczyza to dla wielu osób wygodny model biznesowy: pozwala prowadzić działalność, korzystając zarazem z rozpoznawalności marki, która ma już pozycję na rynku. Franczyzobiorca musi jednak jak każdy inny przedsiębiorca realizować obowiązki księgowe. Nie da się uniknąć takich obowiązków jak:
- prowadzenie księgi przychodów i rozchodów (KPiR),
- przeprowadzanie inwentaryzacji (spisu z natury),
- ewidencjonowanie zakupów i sprzedaży VAT (w przypadku rozliczania VAT-u),
- opłacanie podatków i składki ZUS,
- prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej przy zatrudnianiu pracowników,
- księgowanie centralnych dostaw,
- prowadzenie ewidencji sprzedaży i raportowanie do franczyzodawcy.
Czy franczyzodawca musi zapewnić usługi księgowe?
Przedsiębiorca, który decyduje się na biznes w modelu franczyzowym, w świetle prawa prowadzi własną działalność gospodarczą. To bardzo ważne w momencie, gdy na horyzoncie pojawia się kwestia usług księgowych.
Odpowiedzialność za rzetelną księgowość spoczywa bowiem głównie po stronie franczyzobiorcy. Firma, z której licencji korzysta przedsiębiorca, nie jest zobowiązana do zapewnienia mu usług księgowych.
Zalety i wady samodzielnego prowadzenia księgowości
Prowadzenie księgowości to obowiązek każdego przedsiębiorcy - ta kwestia pojawi się zatem na tapecie franczyzobiorcy raczej prędzej niż później. Są dwie drogi do wyboru: samodzielne księgowanie lub zlecenie tego zadania specjaliście.
Prowadzenie własnej księgowości ma tę zaletę, że właściciel ma pełną kontrolę nad danymi finansowymi. Może także rozliczać się w dowolnym dla siebie terminie. Dodatkowym plusem jest oszczędność: nie trzeba płacić księgowej, która wykonałaby pracę za nas.
Są jednak również wady tego rozwiązania. Przede wszystkim jest to czasochłonne, a elastyczność może okazać się zgubna, gdy zaczniemy odkładać rozliczanie na ostatnią chwilę
lub pogubimy się w terminach. Co więcej, przepisy podatkowe dość często ulegają mniejszym lub większym zmianom. To z kolei zwiększa ryzyko błędu, mogącego przełożyć się na kary z ZUS czy urzędu skarbowego.
Czy warto zlecić księgowość firmie zewnętrznej przy prowadzeniu franczyzy?
Bez wątpienia zlecenie prowadzenia księgowości specjalizującej się w tym firmie zewnętrznej ma swoje dobre strony. To przede wszystkim fachowa obsługa, która zaoszczędzi nam czasu i nerwów, może również służyć radą w przypadku wątpliwości. Należy jednak mieć na uwadze, że takie rozwiązanie ma również wady. Opiera się bowiem na dobrej komunikacji, regularnym przepływie dokumentów i wzajemnym zaufaniu.
Współpraca z firmą księgową może spowodować, że nie wszystkie zadania będą wykonane od ręki - zależy to od obciążenia zatrudnionych specjalistów. Przedsiębiorca ma mniejszą kontrolę nad tym, co znajduje się w księgach. Musi również ponosić koszty zleconej usługi.
Ile kosztuje usługa księgowej?
Koszty usług księgowych mogą się znacznie różnić, są bowiem zależne od wielu czynników. Im bardziej skomplikowane rozliczenia, tym więcej przyjdzie za nie zapłacić. Wyższą cenę za usługi poda również biuro księgowe o wyższej renomie.
Szacuje się, że za standardową usługę księgową płaci się 150-350 zł miesięcznie, jednak w przypadku działalności gospodarczej koszt może wynieść nawet 700 zł netto za miesiąc.
Jak ominąć rafy samodzielnej księgowości przy prowadzeniu franczyzy?
Przedsiębiorcy, którzy dopiero się rozkręcają lub prowadzą niewielką firmę i nie zatrudniają pracowników, mogą pokusić się o samodzielne prowadzenie księgowości, choć będzie się to wiązało z pewnymi trudnościami. By zminimalizować ryzyko błędu, należy od początku starannie dokumentować transakcje i wdrażać dobre praktyki rozpoznawania przychodów.
Warto rozważyć zainwestowanie w kurs lub szkolenie pod kątem prowadzenia takiej działalności oraz nawiązać kontakt z księgowym, który będzie służył radą w bardziej skomplikowanych przypadkach.
