To jest już czwarta część naszego cyklu „Przewodnik po KSeF”. Poprzednie artykuły znajdziesz na końcu tekstu.
KSeF w e-commerce – kogo i kiedy obejmie obowiązek?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma, która służy do wystawiania, przesyłania, odbierania, udostępniania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie miał każdy podatnik VAT, a zatem także podmioty prowadzące sprzedaż w e-commerce. Nowy obowiązek dotyczy wszystkich podatników VAT, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.
Również osoby prowadzące działalność nierejestrowaną będą miały obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. W ich przypadku konieczne będzie dodatkowo uzyskanie numeru NIP. Natomiast osoby sprzedające niektóre produkty za pośrednictwem np. marketplaców w ramach tzw. sprzedaży konsumenckiej nie mają obowiązku posługiwania się KSeF.
Terminy obowiązywania KSeF dla e-commerce
Warto także zwrócić uwagę na kluczowe daty, czyli termin od kiedy Krajowy System e-Faktur będzie obowiązywać. Co istotne, mogą to być różne daty w przypadku odbierania faktur i inne w przypadku ich wystawiania.
Ministerstwo Finansów wskazuje, że wszystkie podmioty, w tym także te prowadzące handel w internecie będą miały obowiązek wdrożenia KSeF w jednym z dwóch terminów:
- od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie duże firmy, czyli podatników, których wartość sprzedaży za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł wraz z podatkiem,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, w tym większości MŚP i jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG), jak np. małe wyspecjalizowane sklepy internetowe czy sprzedawcy wystawiający produkty na marketplace’ach, jak Allegro czy Erli.
Natomiast podatnicy o najniższych przychodach będą musieli zacząć wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF najpóźniej 1 stycznia 2027 r. Resort finansów wyjaśnia, że dotyczy to tylko podatników, których transakcje obejmują kwoty do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie.
Jednak każdy przedsiębiorca, także ten prowadzący sprzedaż przez internet, będzie miał obowiązek odbierania faktur z KSeF już od 1 lutego 2026 roku.
Na ile firmy z branży e-commerce są przygotowane do e-faktur?
Jednak Agnieszka Kisielewska oraz Paweł Mikuła, eksperci z Izby Gospodarki Elektronicznej i jednocześnie doradcy podatkowi w Halcyon podkreślają, że rok 2026 będzie rokiem przejściowym. W tym okresie przedsiębiorcy będą mieli czas na dostosowanie się do zupełnie nowej rzeczywistości fakturowania w Polsce.
– Co do stopnia przygotowania przedsiębiorców do KSeF – obecnie różni się on głównie w zależności od wielkości danej firmy. Generalnie można zauważyć, że duże podmioty są w większym stopniu gotowe do systemu. Wdrożyły one już – albo są na ostatnim etapie wdrożenia – odpowiednie oprogramowanie oraz w dużej mierze przeprowadziły już warsztaty ze swoimi pracownikami, a także przejrzały procedury i skutki podatkowe z doradcą podatkowym. Z kolei średniej wielkości podmioty najczęściej ograniczyły się wyłącznie do zamówienia i wdrożenia określonego oprogramowania, a obecnie są na etapie podejmowania kluczowych decyzji co do swoich procedur. Najniższy stopień zaawansowania przygotowań zdecydowanie jest w podmiotach mniejszych. Tutaj niejednokrotnie nie podjęto jeszcze żadnych działań – wskazują eksperci e-Izby.
Mapa drogowa wdrożenia KSeF w sklepie internetowym
Agnieszka Kisielewska oraz Paweł Mikuła dodają, że nie zostało wiele czasu do „dnia zero”. Z tego też powodu podpowiadają swego rodzaju instrukcję „krok po kroku” dla firm, które jeszcze nie wdrożyły KSeF. Według ekspertów scenariusz minimum to:
- Upewnienie się, że przedsiębiorstwo dysponuje odpowiednim oprogramowaniem lub jego zakup;
- Przeprowadzenie dedykowanego warsztatu, w którym doradca podatkowy wraz z poszczególnymi najważniejszymi zespołami dokona przeglądu typów transakcji zakupowych oraz sprzedażowych, a także określi wpływ KSeF na te transakcje;
- Ustalenie na bazie takiego warsztatu kroków, które należy podjąć przed startem systemu e-faktur. Chodzi o uzupełnienie systemu o niezbędne informacje, ustalenie sposobu procesowania poszczególnych typów faktur oraz podjęcie decyzji, jakie informacje umieszczać na fakturach;
- Przeprowadzenie testów systemu jeszcze przed jego oficjalnym startem.
KSeF dotyczy także sprzedawców na marketplace’ach
Taką obserwację potwierdza również Adam Ciesielczyk, prezes i założyciel Erli, jednego z największych polskich marketplace’ów.
– W ERLI prowadzimy obecnie intensywne prace nad dostosowaniem naszych systemów do wymogów KSeF w obszarze faktur wystawianych przez platformę. Chcemy mieć pewność, że po stronie Erli wszystkie procesy będą przebiegały zgodnie z obowiązującymi regulacjami i bez wpływu na komfort korzystania z platformy – zapewnia Adam Ciesielczyk.
Jednak przygotowanie do e-faktur poszczególnych sprzedawców działających na platformie sprzedażowej to już kwestia indywidualna przedsiębiorcy. Marketplace nie może tu narzucać żadnych rozwiązań.
– Każdy merchant funkcjonuje w nieco innym modelu operacyjnym i korzysta z odmiennych rozwiązań, dlatego to indywidualne wdrożenia pozwolą najlepiej dostosować się do nowych wymogów. Z naszej perspektywy najważniejsze jest to, aby cała platforma — zarówno po stronie ERLI, jak i sprzedawców – była gotowa na nadchodzące zmiany – dodaje Adam Ciesielczyk.
Wdrożenie KSeF w sklepie internetowym – najważniejsze zmiany
W praktyce dla branży e-commerce obowiązkowy system e-faktury będzie oznaczał, że wszystkie faktury dla kontrahentów B2B będą musiały przejść przez KSeF. Dopiero faktura z numerem identyfikacyjnym nadanym przez system będzie uznana za dokument wystawiony.
Kolejna istotna zmiana to data wystawienia faktury. Automatycznie będzie to data z jaką faktura została przesłana do KSeF. Wyjątkiem będzie sytuacja, gdy faktura zostanie wystawiona w trybie offline24 w KSeF. Wówczas faktury te uznaje się za wystawione w dacie wskazanej przez podatnika w polu P_1.
Inaczej będzie także wyglądać korekta wystawionej faktury. To w dużej mierze zależy od tego, które elementy dokumentu będą skorygowane.
– W przypadku korekt niewpływających na wartość podstawy opodatkowania i kwotę podatku (np. data sprzedaży, oznaczenie FP, TP, adnotacja MPP, symbole GTU) w fakturze korygującej należy wskazać prawidłową treść korygowanych pozycji – wyjaśnia Ministerstwo Finansów.
Jednak, gdy przedsiębiorca wprowadził błędny NIP nabywcy, nie będzie można takiej faktury poprawić na zasadach obecnie obowiązujących. Najpierw firma musi wystawić korektę do zera dla błędnego kontrahenta, a następnie nową fakturę pierwotną dla właściwego numeru.
Integracja e-sklepu z KSeF – rządowe API czy specjalne narzędzie?
Eksperci wskazują również, że wejście w życie KSeF zmieni chociażby datę wystawienia faktury. Będzie pociągać za sobą skutki prawne dopiero w momencie zarejestrowania w KSeF, czyli potwierdzone nadaniem numeru KSeF. Z tego powodu tak istotne jest odpowiednie zintegrowanie systemu do księgowania z platformami typu Shopify, WooCommerce, PrestaShop czy Magento.
– Aby zrealizować to wymaganie można albo skorzystać z wtyczek do swojej platformy e-commerce lub wdrożyć integracje z wyspecjalizowanym narzędziem pośredniczącym w komunikacji z KSeF – podkreśla Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos. – Technicznie można samodzielnie zintegrować się z KSeF, bo API KSeF jest publiczne i darmowe, ale finalnie może okazać się to najgorszą alternatywą, bo integracja z KSeF jest zawiła, ma wiele corner case’ów, często się zmienia w terminie narzuconym przez MF, wymaga ciągłego śledzenia zmian w prawie, formatach, schemie, API KSeF, itd. „Wyoutsourcowanie” komunikacji z KSeF do dedykowanego pośrednika lub specjalistycznej wtyczki pozwala na proste i szybkie wdrożenie, a powszechną praktyką jest utrzymywanie zgodności z prawem i zmieniającymi się wymaganiami technicznymi przez producenta rozwiązania – dodaje ekspert z Exorigo-Upos.
Czy faktury dla klientów B2C muszą przechodzić przez KSeF?
Przedsiębiorcy prowadzący e-sklep powinni też pamiętać, że sprzedaż konsumencka (B2C) może przechodzić przez KSeF, ale nie musi. W praktyce oznacza to, że e-sklepy nadal mogą wystawiać klientom indywidualnym faktury PDF lub papierowe.
– Oprócz wymagań prawnych należy pamiętać o wymaganiach biznesowych, bo dowód sprzedaży jest niezbędny dla klienta np. w procesie zwrotu czy korygowania sprzedaży. Jednak w praktyce (e)faktura czy (e)paragon potrzebny jest najpóźniej w momencie dostarczenia przesyłki. Co powoduje, że system e-commerce mają pewną swobodę w procesie fakturowania. Stąd możliwości zastosowania np. trybu batchowego, który jest ciężko zaimplementować dla sprzedaży stacjonarnej. Platformy różnie podchodzą do momentu generowania faktury, ale w przypadku, gdy faktura jest wystawiana na podstawie złożonego zamówienia i od razu wysłana do KSeF, a potem w procesie kompletacji nie udało się zebrać wszystkich produktów i finalnie do klienta wysyłane są inne produkty/ilości niż zamówione to wówczas niezbędna będzie faktura korygująca – KSeF nie pozwala na modyfikacje lub anulowanie faktur – wyjaśnia Michał Sosnowski.
Jakie korzyści dla e-sklepu może przynieść wdrożenie KSeF?
Ekspert firmy Exorigo-Upos zwraca też uwagę na to, że wdrożenie KSeF jest doskonałą okazją do repozycjonowania firmy z "dostawcy" na "partnera cyfrowej transformacji". Natomiast system e-faktur można wykorzystać jako nowy kanał komunikacji marketingowej swojego e-sklepu. Należy jednak pamiętać, że choć KSeF dopuszcza dowolną wizualizację faktury, którą otrzyma klient, to jednak na takim dokumencie muszą znaleźć się dane ustrukturyzowane oraz obligatoryjny QR kod.
– Ważną cechą KSeF jest niepodważalność dostarczenia faktury i jest to wymierna korzyść dla e-sklepu. Klient nie może kwestionować otrzymania faktury, ponieważ z mocy prawa e-faktura jest uznawana za dostarczoną do nabywcy z chwilą wystawienia w KSeF. Jedno miejsce przechowywania dokumentów to także łatwiejszy zwrot produktów, historia zakupów od wszystkich dostawców w jednym miejscu, szybsze rozliczenia gwarancyjne co buduje zaufanie. Nie należy zapominać o aspektach ESG i komunikowaniu eliminacji papieru. Jeśli traktujemy KSeF nie jako przymus, ale jako element szerszej strategii cyfryzacji relacji z klientem to zyskujemy sposobności do pokazania innowacyjności, ułatwienia życia klientom i zbierania cennych danych do personalizacji komunikacji – podkreśla Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos.
Na co zwrócić uwagę przy wdrażaniu KSeF w sklepie internetowym?
Natomiast eksperci z Izby Gospodarki Elektronicznej zwracają uwagę, że jeszcze nie wszystkie przepisy są gotowe. Brakuje chociażby ostatecznych rozporządzeń dotyczących uprawnień oraz uwierzytelniania w systemie, czy też kodów QR.
– Choć główne przepisy ustawy są już od dłuższego czasu w mocy, a Ministerstwo Finansów opublikowało obszerne podręczniki dotyczące szczegółów KSeF, to widać jednocześnie, że pewne pytania pozostają bez odpowiedzi oraz pewne szczegóły techniczne nadal są dopracowywane – wskazują Agnieszka Kisielewska oraz Paweł Mikuła.
Natomiast przyjęta architektura procesu zamówień i wysyłki faktur do KSeF.
– Kontakt z klientem jest w trakcie ścieżki zakupowej i tu jest przestrzeń na interakcję stąd walidację danych warto przeprowadzać, gdy użytkownik jest przy ekranie. W sytuacji, gdy z jakiś przyczyn nie można wystawić faktury, np. podano błędny NIP, od razu należy komunikować błąd klientowi, a nie zostawiać walidację na moment wysyłki do KSeF, bo wówczas kontakt z klientem jest utrudniony – tłumaczy ekspert Exorigo-Upos.
Dodaje także, że sprzedawcy w e-commerce powinni pamiętać o edukacji klientów. Należy również przeprowadzić uzgodnienia z dostawcami, aby rozumieli co zmieni się w ramach uruchomienia e-faktury.
Przeczytaj wszystkie części Przewodnika po KSeF
W ramach cyklu „Przewodnik po KSeF” publikowanego przez Wiadomości Handlowe możesz przeczytać także:
- Część 1: KSeF w handlu i FMCG: terminy, obowiązki, koszty
- Część 2: KSeF w handlu to będzie rewolucja. Gdzie czają się pułapki?
- Część 3: KSeF w branży spożywczej: „To dodatkowe koszty, o których nikt nie mówi”
Źródła: gov.pl/web/finanse, ksef.podatki.gov.pl, exorigo-upos.pl, e-izba.pl, wiadomoscihandlowe.pl
