Sieci handlowe i dystrybutorzy coraz częściej wymagają wdrożenia EDI
Obecnie elektroniczna wymiana danych (Electronic Data Interchange – EDI) bardzo często wdrażane jest wśród dystrybutorów niż u producentów. Wynika to z faktu, że w tych firmach częściej dochodzi do powtarzalności prac z dostawcami. Ale dostawcy do sieci handlowych nie powinni się obawiać EDI.
– Bardzo często dostawca, który decyduje się na współpracę z siecią handlową lub dystrybutorem musi liczyć się z tym, że elementem kontraktu jest wymiana danych między podmiotami poprzez EDI – mówi Jarosław Trzpiel.
Ekspert zaznacza, że spółki, które już wdrożyły elektroniczną wymianę danych w swoich strukturach nakłaniają do tego także firmy, z którymi współpracują. Wynika to z faktu, że te podmioty już nie muszą przejmować się ręcznym wprowadzaniem danych z faktury, WZ-ki czy zamówienia do systemu. Mają to zautomatyzowane poprzez EDI.
– Oczywiście zdarzają się dostawcy, którzy nie chcą wdrażać elektronicznej wymiany danych w swojej firmie. W takiej sytuacji operator EDI, z którym współpracuje dystrybutor udostępnia takiemu dostawcy specjalny portal. W nim dostawca będzie odbierać zamówienia, ale też tworzyć WZ-ki i faktury. Czyli w praktyce dostawca jeszcze raz przepisuje dane ze swoich dokumentów – wyjaśnia Jarosław Trzpiel.
Jeśli firma ma system ERP, to bardzo łatwo i szybko wdroży też EDI
Przedstawiciel Editel Polska podkreśla też, że wprowadzenie EDI w spółce znacznie ogranicza ryzyko pomyłek przy przetwarzani danych z zamówień czy faktur. Zwłaszcza, że samo wdrożenie elektronicznej wymiany danych nie jest skomplikowane. Wystarczy, że strony na początku uzgadniają kartotekę produktów lub usług, ceny i jednostki zakupowe.
– Obecnie niemal każda firma produkcyjna i dystrybutor lub sieć handlowa powinny mieć wdrożone EDI. Jednym racjonalnym wytłumaczeniem, że dane firma jeszcze nie ma takiej wymiany jest wyjątkowo skomplikowany system ERP bez modułu EDI. Ale takich firmy może być promil, bo polskie przedsiębiorstwa w ostatnich latach zainwestowały w nowoczesne systemy ERP. A one mają moduł EDI już wbudowany bądź można go dokupić za kwotę od 900 do 2000 złotych – dodaje Jarosław Trzpiel.
Komunikacja z partnerami z zagranicy dużo prostsza dzięki EDI
Ekspert dodaje także, że wdrożenie elektronicznej wymiany danych daje też ogromną przewagę przy kontraktach z kontrahentami zagranicznymi. Zwłaszcza, że coraz więcej polskich firm produkcyjnych i z branży FMCG generuje ogromne przychody z eksportu.
– Jednak sam proces wdrożenia EDI miedzy takimi podmiotami może być nieco bardziej skomplikowany. W zależności od kraju mogą pojawić się różnice wynikające z uwarunkowań prawnych czy też firmy mogą pracować na nieco innych wersjach EDI. Przykładem tego może być chociażby numer kontraktu. W Polsce te dane nie są wymagane, ale niektóre państwa stosują tę informacje jako obowiązkowe. Również poprzez EDI możemy wysyłać informacje o certyfikatach w przypadki biożywności – tłumaczy przedstawiciel Editel Polska.
Z tego powodu operator EDI musi odpowiednio przygotować EDI, aby był zgodny z wymaganiami kontrahenta i jednocześnie był kompatybilny z systemem ERP. Ale mimo wszystko w UE standard EDI jest dość powszechny i przyspiesza komunikację między firmami.
– EDI pozwala uniknąć błędów językowych w zamówieniach, WZ czy na fakturach. Cała komunikacja w EDI opiera się na kodach, który wynikają z uzgodnionej kartoteki produktów i usług. Ale nie trzeba się tego obawiać, ponieważ operator EDI odpowiada za poprawną mapę translacyjną – przekonuje Jarosław Trzpiel.
Warto wyrwać się z rutyny i dostrzec zalety stosowanie EDI
Część firm uważa, że nie może wdrożyć EDI w swojej strukturze, ponieważ nie mogą oddelegować pracowników do procesu wdrażania tego procesu. Główny argument to konieczność załatwienia kolejnych spraw i uwikłanie w „bieżączkę”.
– Dobry manager na pewno znajdzie chwilę, aby oderwać się od tego i popatrzeć na taki proces z góry. Sam proces wdrażania EDI nie jest aż tak czasochłonny jak się wydaje. Nie wymaga on też od oddelegowanego pracownika jakiejś „tajemnej” wiedzy, bowiem to operator EDI odpowiada za kwestie techniczne. Pracownik powinien dobrze wiedzieć jakie zachodzą procesy w firmie w związku ze sprzedażą – wyjaśnia ekspert Editel Polska.
Uważa także, że większość firm bardzo szybko odczuwa korzyści związane z wdrożeniem elektronicznej wymiany danych.
Większe rabaty, szybsza płatność – jakie korzyści daje EDI?
Wprowadzenie EDI albo chociażby korzystanie z portalu EDI dla wielu firm może wiązać się z wymiernymi korzyściami. Dla przedsiębiorstw, które w swoich procedurach mają konieczność potwierdzenia odebrania faktury przez kontrahenta, duże korzyści wynikają z oszczędności wynikających z dostarczania faktur. Po wdrożeniu EDI system kontrahenta automatycznie wysyła potwierdzenie otrzymania faktury. Co oznacza oszczędność na papierze, kopertach i usługach pocztowych. W ciągu roku są to kwoty nawet do kilkuset tysięcy złotych.
– Część koncernów, aby zachęcić swoich dostawców do przejścia na EDI, czy to w pełnej wersji czy poprzez portal, oferowali im bardziej atrakcyjną cenę za dostarczany towar. Na podobnej zasadzie zachęcano też dystrybutorów, którzy dzięki korzystaniu z EDI mogli zamawiać asortyment z wyższymi rabatami – wspomina Jarosław Trzpiel.
EDI, chociażby w wersji portalu jest już coraz częściej standardową wymianą danych w branży FMCG. Dlatego coraz częściej firmy dość niechętnie przyjmują faktury w wersji papierowej czy PDF-ach. A niektóre koncerny, zwłaszcza w Zachodniej Europie, każą dodatkowo dopłacić, np. 5 euro, za każdą papierową fakturę, którą muszą wprowadzić do systemu.
– Dlatego nie powinniśmy się obawiać wprowadzenia elektronicznej wymiany danych. Dalej zachowujemy kontrolę nad naszymi informacjami, w tym fakturami, ale jednocześnie zyskujemy kilka korzyści. Ograniczamy ryzyko błędów, a pracownicy mają więcej czasu na ważne projekty, bo nie muszą przepisywać danych. Do tego często firmy mają lepsze warunki cenowe i szybciej otrzymują płatność – podsumowuje ekspert Editel Polska.
Dowiesz się więcej na stronie: Usprawnij operacje z EDI
