Jakie firmy produkcyjne mogą wdrożyć elektorniczną wymianę danych?
Elektroniczna wymiana danych (EDI) ułatwia prowadzenie firm handlowych, ale jest też świetnym narzędziem dla firm produkcyjnych, które współpracują z dużymi sieciami handlowymi. EDI sprawdza się w mleczarniach, zakładach mięsnych, ale także u producentów opakowań czy dostawców owoców i warzyw.
– Elektroniczna wymiana danych ułatwia producentom zarządzaniem masą danych handlowych, które wymienia z sieciami handlowym, do których dostarcza swoje produkty. Dzięki EDI nie musi mieć sztabu ludzi, którzy będą te dane wprowadzać do systemu – mówi Jarosław Trzpiel, doradca Zarządu ds. Sprzedaży w Editel Polska.
EDI ułatwia koordynację zamówień i logistyki w firmach produkcyjnych
Istotną zaletą elektronicznej wymiany danych między producentami żywności a sieciami handlowymi jest szybka wymiana informacji dotycząca zamówień na artykuły spożywcze przez sprzedawców. Ma to kolosalne znaczenie np. dla mleczarni i dostawców artykułów świeżych. Tu mamy bardzo często do czynienia z krótkimi terminami dostaw i jednocześnie bardzo różnym asortymentem.
EDI pozwala na bardzo szybkie i sprawne zaewidencjonowanie zamówienia z każdej z sieci handlowej, z którą jest ustawiona wymiana danych. A to także ułatwia pracę działowi logistyki.
– Przepisywanie czy nawet kopiowanie takich danych z zamówienia, które przyszło emailem do własnego systemu zawsze zabiera czas. Niekiedy jest to ponad godzina. Dla logistyki w przemyśle spożywczym to niemal wieczność. Dlatego EDI jest tu niezastąpionym narządzeniem – podkreśla ekspert z Editel Polska.
Z kolei po stronie sieci handlowej rośnie też zaufanie do dostawcy. Dzięki wymianie danych poprzez EDI, sieć ma pewność, że zamówienie będzie zrealizowane i wszystkie produkty dotrą na czas.
Wdrożenie EDI ogranicza również ryzyko pomyłki przy realizowaniu zamówienia. A takie istnieje, jeśli dane są przepisywane przez pracowników.
EDI może przyspieszyć płatności za dostarczone produkty
W opinii eksperta z Editel Polska, elektroniczna wymiana danych może także przełożyć się na przyspieszenie płatności przez sieci handlowe za dostarczone produkty.
– Jeden z zakładów mięsnych z Wielkopolski wdrożył u siebie system EDI, głównie z tego powodu. W kontrakcie z siecią marketów ma zapis, że płatność następuje konkretną liczbę dni po dostarczeniu faktury. Dzięki temu, że wdrożyliśmy w tej firmie EDI, może ona teraz automatycznie wysyłać do kontrahenta fakturę. System EDI po stronie klienta sprawdza czy wszystkie dane z faktury się zgadzają i jeśli tak jest, to przesyła zwrotnie informację o wpłynięciu dokumentu. Od tego momentu liczy się okres do zapłaty za dostarczony towar. Nie trzeba się oglądać na usługi Poczty Polskiej, ani na to czy akurat będzie długi weekend. To ogromna zaleta – przekonuje Jarosław Trzpiel.
Wówczas odpadają także ewentualne koszty obsługi kurierskiej czy pocztowej. A w skali miesiąca, a tym bardziej roku, mogą to być już znaczące kwoty.
Zwiększenie obrotów poprzez wykorzystanie danych EDI
Ekspert wskazuje, że firm produkcyjne mogą także wykorzystać elektroniczną wymianę danych wykorzystać do optymalizacji produkcji. Jak to wygląda w praktyce?
– Jeśli producent korzysta z dodatkowych komunikatów EDI, jak chociażby raporty sprzedaży z sieci handlowych, z którymi współpracuje, może wówczas zoptymalizować swoją strategię marketingową. A tym samym może zwiększyć sprzedaż swoich produktów – wyjaśnia Jarosław Trzpiel.
Czy EDI sprawdzi się do wymiany danych z dostawcami surowców?
Przedstawiciel Editel Polska podkreśla, że system elektronicznej wymiany danych jest doskonałym narzędziem, jeśli mamy do czynienia z dużą skalę zjawiska. Czyli dużą ilością danych do przesłania miedzy podmiotami.
– Oznacza to, że cukrownie, mleczarnie, zakłady mięsne czy zbożowe mogą wdrażać EDI, ale do współpracy z sieciami handlowymi czy hurtowniami. Natomiast współpraca z dostawcami surowców, czyli z rolnikami, nie powinna opierać się o EDI. Głównie dlatego, że nie mamy tu do czynienia z dużą ilością danych do przesłania – mówi Jarosław Trzpiel.
Czy wdrożenie EDI u producenta żywności jest skomplikowane?
Firmy z przemysłu spożywczego czy branży opakowań decydują się na wdrożenie elektronicznej wymiany danych z dwóch powodów. Albo zarząd firmy sam widzi zalety w takim rozwiązaniu, albo jeden z kontrahentów, przeważenie sieć handlowa, wymaga komunikacji biznesowej w standardzie EDI.
Jeśli już zapadnie decyzja o wdrożeniu EDI, w pierwszej kolejności należy wybrać odpowiedniego operatora systemu EDI. Co prawda, firmy mogą też samodzielnie wdrażać systemem, ale miałoby to sens, jeśli do własnej sieci wymiany danych byłoby podpiętych kilkaset podmiotów. W przypadku producentów żywności będzie to zazwyczaj kilka firm.
– Operator EDI w pierwszej kolejności rozmawia z zarządem, ale także z obsługa klienta, działem sprzedaży czy logistyką, aby poznać dane, które są kluczowe dla firmy. A następnie tworzymy system komunikacji EDI między tą firmą a podmiotami, z którymi wymienia się danymi – mówi Jarosław Trzciel.
Sam czas wdrożenia systemu EDI zajmuje maksymalnie półtora miesiąca. Ale może się też zamknąć w jeden tydzień.
Więcej na ten temat także tu: Usprawnij operacje z EDI
