Rekordowe otwarcie roku pod względem wartości transakcji inwestycyjnych

Co to jest KSeF? Terminy wdrożenia i obowiązki przedsiębiorców

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma, która służy do wystawiania, przesyłania, odbierania, udostępniania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Jest to też jednocześnie system, który wprowadza centralny rejestr faktur w obrocie gospodarczym – zarówno tych wystawionych, jak i otrzymanych.

KSeF w Polsce będzie wdrażany w dwóch etapach z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców:

• od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie duże firmy, czyli podatników, których wartość sprzedaży za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł wraz z podatkiem,
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, w tym większości MŚP i jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG), jak np. część franczyzobiorców.

Natomiast podatnicy o najniższych przychodach muszą przystąpić do KSeF najpóźniej 1 stycznia 2027 r. Dotyczy to podmiotów, których transakcje obejmują kwoty do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie.

Dodatkowo należy pamiętać, że każdy przedsiębiorca będzie miał obowiązek odbierania faktur z KSeF już od 1 lutego 2026 roku.

Pełne ABC e-faktur może poznać w tym artykule: KSeF w handlu i FMCG: terminy, obowiązki, koszty [Przewodnik cz. 1]

KSeF i AI to punkt zwrotny w pracy działów księgowych i finansowych

Jednak zdaniem ekspertów wprowadzenie obowiązkowego KSeF to także punkt zwrotny w cyfryzacji całej księgowości oraz administracji skarbowej. Jak tłumaczą, system e-faktur obejmie wszystkich przedsiębiorców, którzy będą wystawiać ustrukturyzowane faktury elektroniczne. Będą one miały jednolity, szczegółowy format, a to daje zupełnie nowe możliwości automatyzacji procesów finansowych, które nie były możliwe przy dotychczasowym obiegu dokumentów.

– W połączeniu z możliwościami, jakie oferuje sztuczna inteligencja staje się naturalnym narzędziem, które może wykorzystać potencjał ujednoliconych danych do radykalnego usprawnienia pracy działów księgowych i finansowych – zauważa Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos.

Format XML e-faktur to ideał dla narzędzi AI

Ekspert z Exorigo-Upos przy tym zaznacza, że uczenie maszynowe jest tak dobre, jak dane, na których operuje. Dzięki wdrożeniu KSeF z jednolitym formatem XML dla wszystkich faktur, w miejsce papierowych i nieustrukturyzowanych faktur PDF, AI będzie mogła znacznie łatwiej i szybciej działać na danych finansowych. Każda faktura w Krajowym Systemie e-Faktu zawiera te same elementy zapisane w identyczny sposób:

• dane kontrahenta,
• pozycje towarowe,
• kwoty,
• stawki VAT,
• terminy płatności. 
  

Biedronka w  Polsce zatrudnia ponad 85 tysięcy pracowników. Struktura zatrudnienia w firmie  jest bardzo zróżnicowana zarówno pod względem wieku, narodowości czy doświadczenia zawodowego. Jak sieć odpowiada na potrzeby tak szerokiej i zróżnicowanej grupy pracowników, aby oferta benefitów była dla nich realną wartością, a nie jedynie dodatkiem? Jak w praktyce łączy się potrzeby różnych pokoleń i narodowości?

Różnorodność naszej organizacji to fakt, z którym pracujemy na co dzień. Zatrudniamy przedstawicieli czterech pokoleń, osoby z ponad 40 krajów, a 67 proc. naszych pracowników to rodzice – choć warto dodać, że ten wskaźnik systematycznie się obniża. Jeszcze kilka lat temu przekraczał 70 proc., dziś jest już wyraźnie niższy. To pokazuje, jak dynamicznie zmienia się struktura naszej załogi i jak ważne jest uwzględnianie tych zmian przy projektowaniu benefitów.

Istotnym elementem jest także zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami. Obecnie współpracujemy z ponad dwoma tysiącami takich pracowników, m.in. dzięki projektowi asystentów kas samoobsługowych i utworzeniu specjalnego stanowiska najlepiej dostosowanego do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, choć OzN  były obecne w naszej organizacji także wcześniej. Programy wsparcia i benefity muszą więc uwzględniać bardzo różne sytuacje życiowe i zawodowe. Trzeba jasno powiedzieć, nie da się stworzyć jednego rozwiązania, które w równym stopniu zadowoli wszystkich.

Dlatego kluczowym narzędziem są dla nas badania opinii pracowników. Ten proces prowadzimy systematycznie od ponad 10 lat. Co roku mierzymy poziom satysfakcji, ale też oczekiwania wobec benefitów i programów wsparcia. Z biegiem czasu one się zmieniają – podobnie jak zmienia się nasze życie prywatne i zawodowe oraz profil osób, które dołączają do firmy. Naszym celem jest projektowanie benefitów w sposób możliwie elastyczny, tak aby móc na bieżąco reagować na te potrzeby: modyfikować istniejące rozwiązania, wprowadzać nowe lub rezygnować z tych, które nie przynoszą oczekiwanego efektu.

Dalsza część wywiadu pod zdjęciem

Katarzyna Chlebuś, starsza menedżerka ds. Programów dla pracowników w Biedronce

FOTO: materiały prasowe

Raz w roku prowadzimy rozbudowaną ankietę dotyczącą benefitów i programów dla pracowników. Uzupełniają ją krótsze badania po konkretnych działaniach, na przykład po wydaniu paczek świątecznych. Dzięki nim możemy szybko sprawdzić poziom zadowolenia i zebrać bezpośredni feedback. Interesuje nas nie tylko to, jak pracownicy oceniają dane rozwiązanie, ale również jakie zmiany lub nowe elementy proponują.

Przykładem może być właśnie paczka świąteczna. Co roku pytamy pracowników o jej zawartość. W ubiegłym roku wiele osób wskazywało na konkretne urządzenia, jak choćby airfryer. Nie komunikujemy na bieżąco wyników takich pytań, bo chcemy zachować element niespodzianki, ale jeśli widzimy powtarzające się sugestie dotyczące produktów czy całych kategorii, staramy się je uwzględniać. To podejście przekłada się zarówno na rosnący poziom satysfakcji z benefitów, jak i na coraz większe zaangażowanie w same badania.